A Complete Guide to the Commission System

The commission system allows you to fully manage sales employee commissions, from configuring commission rules and defining the calculation method (fixed commission per invoice or tiered commission tied to target achievement), to assigning rules to employees, departments, and roles, and tracking sales periods and approving final commissions. This guide covers the complete system workflow.

Before You Begin

• Make sure the “Targeted Sales & Commissions” app is activated through the App Management screen.
• The commission system consists of three main screens within the “Targeted Sales & Commissions” menu: Commission Rules, Sales Periods, and Sales Commissions.
• Make sure employee, department, and role data is configured before creating commission rules.

The system provides two commission calculation methods, which you choose when creating a rule:

• Fixed Commission: Calculated directly on each qualifying invoice, either as a percentage of the line item value or a fixed amount, without tiers and without any link to target achievement. Suitable for rewarding each sale immediately. 
• Tiered Commission: Calculated at the sales period level based on the employee’s target achievement percentage, with the commission value progressing between tiers you define in advance. Suitable for tying commission to performance and motivating employees to achieve sales targets.

The key difference lies in the timing of calculation: fixed commission shows its value on each commission record as soon as the invoice is created, while tiered commission is calculated at the period level as a whole and appears as a dash “—” in individual records.

1. Click on the “Sales Target & Commissions” menu, then “Commission Rules“, then “New Commission Rule.”
2. From the “Commission Information” section enter: name, status (Active / Inactive), time period (Monthly / Quarterly / Annually), currency, commission calculation basis, and notes.
3. From the “Target Information” section, specify the target type (Amount / Quantity) and value, must be greater than zero.

ملحوظة: في قواعد العمولة الثابتة يُستخدم الهدف للمتابعة وقياس الأداء فقط ولا يؤثر على احتساب العمولة، أما في قواعد المستويات فنسبة تحقيق الهدف هي أساس الاحتساب.

من قسم “معلومات القاعدة” حدد نوع القاعدة “عمولة ثابتة”، ثم من جدول “تطبق على البنود التالية” حدد لكل سطر:

• نوع البند: “بند” لمنتجات معينة، أو “تصنيف”، أو “كل المنتجات”.
• العناصر: المنتجات أو التصنيفات المطلوبة.
• عمولة: قيمة العمولة ونوعها: “نسبة %” أو “قيمة ثابتة”.

أمثلة على الاحتساب:

• نسبة مئوية على كل المنتجات: العمولة 20% وبنود الموظف المؤهلة بمجموع 5,000؛ العمولة = 5,000 × 20% = 1,000.
• نسبة مئوية على بنود محددة: العمولة 15% على “لابتوب”، والفاتورة تحتوي “لابتوب” (1,000) و”ماوس” (50)؛ يُحتسب المؤهل فقط: العمولة = 1,000 × 15% = 150.
• قيمة ثابتة: العمولة 50 لكل بند مؤهل؛ فاتورتان بهما بند “لابتوب” واحد مؤهل: العمولة = 1 × 50 = 50.

من قسم “معلومات القاعدة” حدد نوع القاعدة “عمولة بالمستويات” (المحددة افتراضيًا)، ثم:

1. من جدول “تطبق على البنود التالية” حدد البنود المشمولة ونسبة المساهمة لكل سطر — وهي النسبة التي تُحتسب من كل فاتورة ضمن تحقيق الهدف (وليست معدل العمولة)، وتكون 100% افتراضيًا.
2. من قسم “مستويات العمولة” حدد نوع العمولة: “قيمة ثابتة” أو “نسبة من الإنجاز”، ونوع الاحتساب: “خطي” أو “الأعلى” أو “الأدنى”.
3. من جدول “مستويات” أضف المستويات، لكل مستوى: نسبة إنجاز الهدف والعمولة المقابلة، بحد أقصى 20 مستوى دون تكرار للنسب.

مثال يوضح أنواع الاحتساب الثلاثة — الهدف 10,000 والإنجاز 6,500 (نسبة 65%)، والمستويان: 60% ← 400 و 100% ← 2,000:

• خطي: توزيع متناسب بين المستويين: 400 + (2,000 − 400) × (65% − 60%) ÷ (100% − 60%) = 600.
• الأعلى: يعتمد المستوى الأعلى التالي: 2,000.
• الأدنى: يعتمد آخر مستوى مُحقق بالكامل: 400.

من قسم “التعيين إلى (اختر واحداً على الأقل)” حدد الجهات التي تنطبق عليها القاعدة، مع إمكانية الجمع بين: الموظفين (أو “جميع الموظفين”)، الأدوار الوظيفية، الأقسام، أو الفروع في حال تفعيل خاصية الفروع، ثم اضغط على “حفظ”.

ملحوظة: لا يمكن تعيين جهة لديها قاعدة عمولة نشطة بالفعل، ويتحقق النظام من التعارضات عند الحفظ ويعرض رسالة توضح نوع الجهة المتعارضة.

فترة المبيعات هي الوعاء الزمني الذي تتجمع فيه مبيعات الموظفين وتُحتسب من خلاله العمولة. لإنشاء فترة:

1. اضغط على “فترات المبيعات” ثم “إضافة”.
2. حدد نطاق الفترة: التاريخ (من) والتاريخ (إلى).
3. حدد الموظفين المشمولين إما من خيار “إختيار القواعد” (مع إمكانية التصفية بالقسم والمسمى الوظيفي وقاعدة العمولة)، أو “إختيار الموظفين” لتحديدهم مباشرة، ثم اضغط على “حفظ”.

بعد الإنشاء، تعرض شاشة تفاصيل الفترة: نطاقها الزمني، والهدف، وشريط “المبيعات / الهدف” لنسبة الإنجاز، وبطاقة “إجمالي العمولة”، وقاعدة العمولة المرتبطة ونوعها، وجدول مستويات العمولة في قواعد المستويات، مع تبويب “عمولات المبيعات” لسجلات الفترة وتبويب “سجل النشاطات”.

في قواعد المستويات، يحتسب النظام مساهمة كل فاتورة في الهدف على خطوتين:

1. صافي المبلغ = إجمالي الفاتورة − الخصومات − ضريبة القيمة المضافة.
2. المبلغ المعتمد = صافي المبلغ × نسبة المساهمة — وهو ما يُضاف إلى تحقيق الهدف.

ويُعاد الاحتساب تلقائيًا مع كل حركة: الفواتير الجديدة تزيد التحقيق والعمولة، والمرتجعات والإشعارات الدائنة تخصم قيمتها المعتمدة منهما — طالما كانت الفترة مفتوحة.

ملحوظة: في قواعد المستويات تظهر العمولة في سجلات عمولات المبيعات الفردية كشرطة “—” مع رسالة توضيحية عند تمرير المؤشر؛ لأن العمولة تُحتسب على مستوى الفترة ككل، ويظهر عمود “مبلغ الإنجاز” مساهمة كل عملية في الهدف.

بعد اكتمال الفترة ومراجعة نتائجها، من أعلى شاشة عرض الفترة المفتوحة:

• اضغط على “الموافقة” لاعتماد الفترة وتثبيت العمولة نهائيًا؛ فبعد الاعتماد يتوقف النظام عن إعادة الاحتساب، ولا تؤثر المرتجعات اللاحقة على الفترة المعتمدة.
• أو اضغط على “رفض” في حال وجود ملاحظات على نتائج الفترة.

ملحوظة: راجع المرتجعات والإشعارات الدائنة المتوقعة قبل الاعتماد؛ لأن أي مرتجع بعد الاعتماد لن يخفّض العمولة المحتسبة.