دليل شامل لنظام العمولات

يتيح لك نظام العمولات في دفترة إدارة عمولات موظفي المبيعات بشكل كامل؛ بدءًا من إعداد قواعد العمولة وتحديد طريقة الاحتساب (عمولة ثابتة على كل فاتورة أو مستويات مرتبطة بتحقيق الهدف)، مرورًا بتعيين القواعد للموظفين والأقسام والأدوار، وصولًا إلى متابعة فترات المبيعات واعتماد العمولات النهائية. يستعرض هذا الدليل دورة العمل الكاملة للنظام.

قبل البدء

• تأكد من تفعيل تطبيق “المبيعات المستهدفة والعمولات” من خلال إدارة التطبيقات.
• يتكون نظام العمولات من ثلاث شاشات رئيسية ضمن قائمة “المبيعات المستهدفة والعمولات”: قواعد العمولة، وفترات المبيعات، وعمولات المبيعات.
• تأكد من إعداد بيانات الموظفين والأقسام والأدوار الوظيفية قبل إنشاء قواعد العمولة.

يوفر النظام طريقتين لاحتساب العمولة، تختار بينهما عند إنشاء القاعدة:

• العمولة الثابتة: تُحتسب مباشرة على كل فاتورة مؤهلة، كنسبة مئوية من قيمة البنود أو مبلغ ثابت، دون مستويات ودون ارتباط بتحقيق الهدف. مناسبة لمكافأة كل عملية بيع بشكل فوري.
• العمولة بالمستويات: تُحتسب على مستوى فترة المبيعات وفقًا لنسبة تحقيق الموظف للهدف، وتتدرج قيمتها بين مستويات تحددها مسبقًا. مناسبة لربط العمولة بالأداء وتحفيز الموظفين على تحقيق الأهداف.

الفرق الجوهري بينهما في توقيت الاحتساب: الثابتة تظهر قيمتها على كل سجل عمولة فور إنشاء الفاتورة، بينما المستويات تُحتسب على مستوى الفترة ككل وتظهر العمولة في السجلات الفردية كشرطة “—”.

1. اضغط على قائمة “المبيعات المستهدفة والعمولات” ثم “قواعد العمولة” ثم “أضف قواعد العمولة”.
2. من قسم “معلومات العمولة” أدخل: الاسم، الحالة (نشط / غير نشط)، الفترة الزمنية (شهرياً / ربع سنوي / سنوياً)، العملة، حساب العمولة، والملاحظات.
3. من قسم “معلومات الهدف” حدد نوع الهدف (مبلغ / كمية) وقيمته، ويجب أن تكون أكبر من صفر.

ملحوظة: في قواعد العمولة الثابتة يُستخدم الهدف للمتابعة وقياس الأداء فقط ولا يؤثر على احتساب العمولة، أما في قواعد المستويات فنسبة تحقيق الهدف هي أساس الاحتساب.

من قسم “معلومات القاعدة” حدد نوع القاعدة “عمولة ثابتة”، ثم من جدول “تطبق على البنود التالية” حدد لكل سطر:

• نوع البند: “بند” لمنتجات معينة، أو “تصنيف”، أو “كل المنتجات”.
• العناصر: المنتجات أو التصنيفات المطلوبة.
• عمولة: قيمة العمولة ونوعها: “نسبة %” أو “قيمة ثابتة”.

أمثلة على الاحتساب:

• نسبة مئوية على كل المنتجات: العمولة 20% وبنود الموظف المؤهلة بمجموع 5,000؛ العمولة = 5,000 × 20% = 1,000.
• نسبة مئوية على بنود محددة: العمولة 15% على “لابتوب”، والفاتورة تحتوي “لابتوب” (1,000) و”ماوس” (50)؛ يُحتسب المؤهل فقط: العمولة = 1,000 × 15% = 150.
• قيمة ثابتة: العمولة 50 لكل بند مؤهل؛ فاتورتان بهما بند “لابتوب” واحد مؤهل: العمولة = 1 × 50 = 50.

من قسم “معلومات القاعدة” حدد نوع القاعدة “عمولة بالمستويات” (المحددة افتراضيًا)، ثم:

1. من جدول “تطبق على البنود التالية” حدد البنود المشمولة ونسبة المساهمة لكل سطر — وهي النسبة التي تُحتسب من كل فاتورة ضمن تحقيق الهدف (وليست معدل العمولة)، وتكون 100% افتراضيًا.
2. من قسم “مستويات العمولة” حدد نوع العمولة: “قيمة ثابتة” أو “نسبة من الإنجاز”، ونوع الاحتساب: “خطي” أو “الأعلى” أو “الأدنى”.
3. من جدول “مستويات” أضف المستويات، لكل مستوى: نسبة إنجاز الهدف والعمولة المقابلة، بحد أقصى 20 مستوى دون تكرار للنسب.

مثال يوضح أنواع الاحتساب الثلاثة — الهدف 10,000 والإنجاز 6,500 (نسبة 65%)، والمستويان: 60% ← 400 و 100% ← 2,000:

• خطي: توزيع متناسب بين المستويين: 400 + (2,000 − 400) × (65% − 60%) ÷ (100% − 60%) = 600.
• الأعلى: يعتمد المستوى الأعلى التالي: 2,000.
• الأدنى: يعتمد آخر مستوى مُحقق بالكامل: 400.

من قسم “التعيين إلى (اختر واحداً على الأقل)” حدد الجهات التي تنطبق عليها القاعدة، مع إمكانية الجمع بين: الموظفين (أو “جميع الموظفين”)، الأدوار الوظيفية، الأقسام، أو الفروع في حال تفعيل خاصية الفروع، ثم اضغط على “حفظ”.

ملحوظة: لا يمكن تعيين جهة لديها قاعدة عمولة نشطة بالفعل، ويتحقق النظام من التعارضات عند الحفظ ويعرض رسالة توضح نوع الجهة المتعارضة.

فترة المبيعات هي الوعاء الزمني الذي تتجمع فيه مبيعات الموظفين وتُحتسب من خلاله العمولة. لإنشاء فترة:

1. اضغط على “فترات المبيعات” ثم “إضافة”.
2. حدد نطاق الفترة: التاريخ (من) والتاريخ (إلى).
3. حدد الموظفين المشمولين إما من خيار “إختيار القواعد” (مع إمكانية التصفية بالقسم والمسمى الوظيفي وقاعدة العمولة)، أو “إختيار الموظفين” لتحديدهم مباشرة، ثم اضغط على “حفظ”.

بعد الإنشاء، تعرض شاشة تفاصيل الفترة: نطاقها الزمني، والهدف، وشريط “المبيعات / الهدف” لنسبة الإنجاز، وبطاقة “إجمالي العمولة”، وقاعدة العمولة المرتبطة ونوعها، وجدول مستويات العمولة في قواعد المستويات، مع تبويب “عمولات المبيعات” لسجلات الفترة وتبويب “سجل النشاطات”.

في قواعد المستويات، يحتسب النظام مساهمة كل فاتورة في الهدف على خطوتين:

1. صافي المبلغ = إجمالي الفاتورة − الخصومات − ضريبة القيمة المضافة.
2. المبلغ المعتمد = صافي المبلغ × نسبة المساهمة — وهو ما يُضاف إلى تحقيق الهدف.

ويُعاد الاحتساب تلقائيًا مع كل حركة: الفواتير الجديدة تزيد التحقيق والعمولة، والمرتجعات والإشعارات الدائنة تخصم قيمتها المعتمدة منهما — طالما كانت الفترة مفتوحة.

ملحوظة: في قواعد المستويات تظهر العمولة في سجلات عمولات المبيعات الفردية كشرطة “—” مع رسالة توضيحية عند تمرير المؤشر؛ لأن العمولة تُحتسب على مستوى الفترة ككل، ويظهر عمود “مبلغ الإنجاز” مساهمة كل عملية في الهدف.

بعد اكتمال الفترة ومراجعة نتائجها، من أعلى شاشة عرض الفترة المفتوحة:

• اضغط على “الموافقة” لاعتماد الفترة وتثبيت العمولة نهائيًا؛ فبعد الاعتماد يتوقف النظام عن إعادة الاحتساب، ولا تؤثر المرتجعات اللاحقة على الفترة المعتمدة.
• أو اضغط على “رفض” في حال وجود ملاحظات على نتائج الفترة.

ملحوظة: راجع المرتجعات والإشعارات الدائنة المتوقعة قبل الاعتماد؛ لأن أي مرتجع بعد الاعتماد لن يخفّض العمولة المحتسبة.