إرسال الفواتير والمستندات للعملاء والموردين بالبريد الإلكتروني والرسائل النصية وواتساب

يمكنك إرسال الفواتير وعروض الأسعار والمستندات الأخرى إلى عملائك وموردين مباشرة من دفترة، عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية SMS أو واتساب. يشرح هذا الدليل طرق الإرسال المتاحة لكل مستند، وما يستلمه العميل، وطريقة تعديل الرسالة وإرفاق الملفات، والإرسال لعدة عملاء مرة واحدة، وأين تجد سجل الرسائل المرسلة.

طرق الإرسال لكل مستند

في صفحة عرض المستند اضغط أرسل عبر واختر الطريقة. ويظهر خيار البريد الإلكتروني إذا كان للعميل بريد مسجّل والمستند ليس مسودة، وخيار SMS إذا كان له رقم هاتف وتطبيق الرسائل مفعّل.

المستند	البريد الإلكتروني	SMS	واتساب
فاتورة المبيعات	نعم	نعم	نعم
عرض السعر	نعم	نعم	نعم
أمر البيع، الفاتورة المرتجعة، الإشعار الدائن، الإشعار المدين	نعم	—	—
العميل	نعم (فردي وجماعي)	نعم (فردي وجماعي)	نعم
كشف حساب العميل	نعم، بزر إرسال إلى العميل	—	—
فاتورة الشراء، أمر الشراء، عرض سعر المشتريات	نعم، بزر أرسل بريد إلى المورد	—	—
سند الدفع	نعم، من قالب الطباعة ثم أرسل بريد	—	—
أمر الشغل والحجز	نعم	الحجز	أمر الشغل

الإرسال بالبريد الإلكتروني

1. افتح المستند واضغط أرسل عبر ثم البريد الإلكتروني.
2. اختر القالب، أو اترك قالب البريد الافتراض.
3. راجع بيانات الرسالة: في إلى يظهر بريد العميل، ويمكنك إضافة عناوين أخرى في CC وBCC، أو تحديد أرسل نسخة إلى بريدي الخاص (BCC).
4. عدّل العنوان ونص الرسالة كما تريد.
5. في المرفقات حدد ما تريد إرفاقه: ملف المستند (مثل أرفق ملف الفاتورة)، أو أرفق ملفات الشروط والأحكام، أو مرفقات المستند، أو أرفق ملف آخر من جهازك.
6. اضغط أرسل.

يمكنك تعديل القوالب الافتراضية للرسائل من قوالب البريد الإلكتروني.

ماذا يستلم العميل؟

• رسالة بريد بتنسيق القالب المختار، ومرفق بها ملف PDF للمستند.
• رابط لعرض المستند أونلاين.
• في الفاتورة: رابط للدفع أونلاين إذا كانت لديك طرق دفع إلكتروني مفعّلة.
• في عرض السعر: رابط لقبول العرض.

وتتحكم في الروابط التي تظهر من متغيرات القالب، مثل {%view_link%} و{%payment_link%} و{%accept_link%}.

الإرسال برسالة نصية SMS

1. افتح المستند واضغط أرسل عبر ثم SMS، أو زر أرسل SMS.
2. يظهر رقم هاتف العميل وجواله تلقائيًا، واختر القالب.
3. اضغط أرسل. تُرسل الرسالة في الخلفية، وتظهر صفحة بحالة الإرسال.

لإعداد مزود الرسائل والقوالب، اقرأ قسم الرسائل النصية في إعدادات الرسائل النصية SMS.

الإرسال عبر واتساب

يوجد طريقتان للإرسال عبر واتساب:

	رابط واتساب	واتساب للأعمال (الربط الرسمي)
ما يحدث	يفتح تطبيق واتساب على جهازك برسالة جاهزة لرقم جوال العميل، وترسلها أنت.	يُرسل النظام الرسالة مباشرة من رقم شركتك بقالب معتمد من واتساب.
الإعداد	من إعدادات الفواتير اجعل إرسال الفواتير عبر وسائل التواصل الاجتماعي مسموح، ثم إدارة منصات التواصل الاجتماعي المفعّلة لتعديل نص الرسالة.	من إعدادات الرسائل النصية SMS اختر WhatsApp كمزود، وأدخل بيانات حساب واتساب للأعمال، ثم أنشئ القوالب وزامنها من قوالب واتساب.
رقم العميل	يُستخدم رقم الجوال.	يُستخدم رقم الهاتف والجوال.
الإرسال الجماعي	لا	نعم، بقالب متزامن

الإرسال لعدة عملاء مرة واحدة

• من إدارة الفواتير حدد الفواتير، ثم من الإجراءات اختر إرسال إلى العميل للبريد، أو أرسل SMS للرسائل. يُستخدم القالب الافتراضي دون شاشة تعديل.
• من العملاء حدد العملاء واختر أرسل بريد أو أرسل SMS.
• لا تُرسل الفواتير المسودة، ولا يُرسل للعملاء الذين ليس لديهم بريد أو رقم.

سجل الرسائل المرسلة

• في صفحة الفاتورة: تبويب رسائل التنبيه.
• في صفحة العميل: تبويب الرسائل المرسلة.
• كل رسائل البريد: لوج البريد.
• الرسائل النصية: من تقارير الـ SMS في التقارير.

الحدود القصوى

الحد	القيمة
عناوين إلى / CC / BCC في الرسالة الواحدة	5 / 3 / 3
البريد اليومي في الباقات المدفوعة	250 رسالة
البريد اليومي دون إعداد SMTP	100 رسالة
البريد الجماعي للعملاء	1,000 عميل في المرة
طول الرسالة النصية	70 حرفًا عربيًا للرسالة الواحدة، وتُقسَّم الرسالة الأطول إلى أجزاء (160 حرفًا للإنجليزية).

أسباب عدم الإرسال وحلولها

الرسالة التي تظهر	السبب	الحل
لم يتم إدخال البريد الإلكتروني لهذا العميل	لا يوجد بريد في بيانات العميل.	أضف البريد في بيانات العميل.
لم يتم إدخال بريد المورد	لا يوجد بريد في بيانات المورد.	أضف البريد في بيانات المورد.
تستطيع أن ترسل حتى 5 رسائل فقط في المرة الواحدة	أدخلت أكثر من 5 عناوين في إلى.	قلّل العناوين أو استخدم CC.
يمكنك إرسال عدد (العدد) من رسائل البريد يوميا. الرجاء الترقية لتتمكن من إرسال المزيد	وصلت للحد اليومي.	أكمل الإرسال غدًا، أو قم بترقية الباقة، أو فعّل SMTP.
لا يمكنك ارسال أكثر من 100 بريد الكترونى فى اليوم الواحد.	الحد اليومي دون SMTP.	فعّل إعدادات SMTP.
تم إيقاف إرسال البريد الإلكتروني لهذا الحساب، يرجى التواصل مع الدعم.	أوقف النظام الإرسال لاشتباه في رسائل مزعجة، مثل إرسال رسالة لأكثر من 20 عنوانًا.	تواصل مع الدعم، أو فعّل SMTP.
فشل إرسال البريد الإلكتروني. يرجى إعادة المصادقة للمتابعة	انتهت صلاحية ربط Gmail أو Outlook.	أعد الربط من إعدادات SMTP.
لا يظهر خيار البريد الإلكتروني في أرسل عبر	المستند مسودة، أو العميل ليس له بريد.	أصدر المستند وأضف بريد العميل.
لا يظهر خيار SMS	تطبيق الرسائل غير مفعّل، أو العميل ليس له رقم.	فعّل التطبيق وأعدّ المزود، وأضف رقم العميل.

أسئلة شائعة

هل يمكن إرسال الفاتورة للعميل على واتساب؟

نعم، فعّل الإرسال عبر وسائل التواصل الاجتماعي من إعدادات الفواتير، فيظهر خيار واتساب في أرسل عبر، ويفتح واتساب برسالة فيها رابط الفاتورة.

كيف أرسل الفاتورة لأكثر من بريد؟

أضف العناوين في إلى (حتى 5) أو في CC وBCC (حتى 3 لكل منهما).

كيف أعرف أن العميل استلم الفاتورة؟

راجع تبويب رسائل التنبيه في الفاتورة أو لوج البريد.

لماذا يصل البريد باسم دفترة وليس بريد شركتي؟

لأن SMTP غير مُعد. أعدّه من إعدادات SMTP ليصل البريد من بريد شركتك.

هل يمكن إرسال كشف الحساب للعميل؟

نعم، من صفحة كشف حساب العميل اضغط إرسال إلى العميل، فيُرسل مباشرة بالقالب الافتراضي مع ملف PDF.