إنشاء عرض سعر

عرض السعر مستند بيع أولي ترسله إلى العميل المحتمل بتفاصيل المنتجات أو الخدمات وأسعارها التقديرية. يشرح هذا المقال طريقة إنشاء عرض سعر وحفظه وإرساله أو طباعته، وطريقة إضافة البنود دفعة واحدة من جدول بيانات، وطريقة إضافة تكلفة التوصيل، وما الذي يحدث بعد الحفظ.

طريقة الوصول

• الرابط المباشر: عرض سعر جديد
• من القائمة: اضغط على المبيعات، ثم عروض الأسعار، ثم اضغط على عرض سعر جديد.

الخطوات: إنشاء عرض سعر

1. افتح عروض الأسعار واضغط على عرض سعر جديد.
2. من حقل الطريقة اختر أرسل عبر البريد أو طباعة. يتغير زر الحفظ أسفل الصفحة حسب اختيارك إلى حفظ وإرسال بريد أو حفظ وطباعة.
3. اختر العميل من القائمة. لإضافة عميل سريعًا بدون بيانات تفصيلية، اضغط على جديد.
4. اختر مصدر الطلب إذا كانت مصادر الطلبات مفعّلة في حسابك.
5. في جدول البنود، اختر البند بالبحث بالاسم أو الكود. لإضافة منتج أو خدمة سريعًا، اضغط على منتج جديد أسفل القائمة. لإضافة عدة بنود مرة واحدة من ملف Excel، راجع إضافة البنود دفعة واحدة من جدول بيانات.
6. أدخل سعر الوحدة والكمية.
7. أضف الخصم على البند إذا لزم.
8. اختر الضرائب لكل بند. لتعديل اسم الضريبة أو نسبتها، اضغط على إعدادات الضرائب.
9. لمراجعة عرض السعر قبل الحفظ، اضغط على معاينة. للرجوع إلى النموذج اضغط على تعديل.
10. اضغط على زر الحفظ. تظهر رسالة تم حفظ عرض الأسعار، وتنتقل إلى صفحة عرض السعر.

إضافة البنود دفعة واحدة من جدول بيانات

إذا كانت بنود عرض السعر موجودة في ملف Excel أو Google Sheets، يمكنك نسخها ولصقها مرة واحدة بدلًا من إضافتها بندًا بندًا:

1. افتح عرض سعر جديد.
2. في جدول البنود، اضغط على السهم المجاور لزر إضافة.
3. اختر نسخ من جدول البيانات. تظهر نافذة بها جدول.
4. انسخ البنود من ملف Excel أو Google Sheets، والصقها في الجدول.
5. أكّد الإضافة، فتُضاف البنود إلى جدول بنود عرض السعر.
6. راجع البنود، وأكمل باقي بيانات عرض السعر، ثم احفظه.

إضافة تكلفة التوصيل إلى عرض السعر

لإضافة تكلفة التوصيل إلى عرض السعر، يمكنك استخدام إحدى الطريقتين:

• كبند خدمة: أضف خدمة باسم مثل مصاريف التوصيل من المنتجات والخدمات إن لم تكن موجودة، ثم اختَرها في جدول البنود وحدد سعر الوحدة. وتظهر للعميل كبند مستقل في عرض السعر.
• من التسوية: في تبويب الخصم والتسوية أسفل جدول البنود، أدخل مبلغ التوصيل في حقل التسوية، فيُضاف المبلغ إلى إجمالي عرض السعر.

خيارات الحفظ

اضغط على السهم بجوار زر الحفظ لاختيار طريقة أخرى:

الخيار	ماذا يحدث
حفظ وإرسال بريد	يحفظ عرض السعر ويفتح خطوة إرساله إلى بريد العميل.
حفظ دون إرسال	يحفظ عرض السعر دون إرساله.
حفظ وطباعة	يحفظ عرض السعر ويفتح الطباعة.
حفظ دون طباعة	يحفظ عرض السعر دون طباعته.
حفظ وإضافة جديد	يحفظ عرض السعر ويفتح نموذج عرض سعر جديد.
حفظ كـ مسودة	يحفظ عرض السعر كمسودة لاستكماله لاحقًا.

شرح الحقول والأقسام

الحقل	الوصف	إلزامي	يظهر عند
الطريقة	أرسل عبر البريد أو طباعة. يحدد زر الحفظ الافتراضي.	لا	دائمًا
العميل	العميل الموجّه إليه عرض السعر.	نعم	دائمًا
مصدر الطلب	مصدر الطلب الذي جاء منه العميل. ينتقل تلقائيًا إلى أمر البيع أو الفاتورة عند التحويل.	لا	عند تفعيل مصادر الطلبات
البند	المنتج أو الخدمة. تظهر في القائمة المنتجات المسموح لك بها حسب صلاحية فوترة جميع المنتجات.	نعم (بند واحد على الأقل)	دائمًا
نسخ من جدول البيانات	خيار بجوار زر إضافة في جدول البنود، يضيف عدة بنود مرة واحدة بلصقها من ملف Excel أو Google Sheets.	لا	عند إنشاء عرض سعر جديد فقط
الوصف	وصف البند كما يظهر للعميل.	لا	دائمًا
سعر الوحدة	سعر بيع الوحدة. لا يُقبل سعر أقل من الحد الأدنى المسجّل للمنتج.	نعم	دائمًا
الكمية	الكمية المطلوبة من البند.	نعم	دائمًا
الخصم (على البند)	خصم بقيمة أو نسبة على البند.	لا	عندما يكون طريقة تطبيق الخصومات في إعدادات الفواتير على خصم لكل بند منفرداً أو خصم على إجمالي الفاتورة ولكل بند معًا
الضرائب	الضريبة المطبقة على البند. ضريبة القيمة المضافة متاحة افتراضيًا بنسبة بلد الحساب.	لا	دائمًا
الخصم (على الإجمالي)	خصم على إجمالي عرض السعر.	لا	عندما يكون طريقة تطبيق الخصومات على خصم على إجمالي الفاتورة فقط أو خصم على إجمالي الفاتورة ولكل بند معًا
التسوية	إضافة مبلغ إلى إجمالي عرض السعر أو طرحه منه، مثل تكلفة التوصيل. تجدها في تبويب الخصم والتسوية أسفل جدول البنود.	لا	دائمًا

القواعد والقيود

• بدون صلاحية فوترة جميع المنتجات تظهر للمستخدم في البنود المنتجات التي أضافها بنفسه فقط.
• مستخدم لديه صلاحية إضافة عروض الأسعار لعملائه فقط لا يستطيع اختيار إلا العملاء المعيّنين له.
• لا يمكن إنشاء عرض سعر لعميل موقوف.
• لا يُقبل سعر وحدة أقل من الحد الأدنى للسعر المسجّل للمنتج.
• يخضع عدد عروض الأسعار لحد الفواتير في باقتك.
• خيار نسخ من جدول البيانات متاح عند إنشاء عرض سعر جديد فقط، ويضيف البنود إلى عرض سعر واحد. لا توجد طريقة لإنشاء عدة عروض أسعار مرة واحدة؛ كل عرض سعر يُنشأ على حدة.

رسائل الخطأ وحلولها

السبب	الرسالة	الحل
المستخدم لا يملك صلاحية إضافة عروض الأسعار.	غير مسموح لك بالوصول لهذه الصفحة	اطلب من مالك الحساب إضافة الصلاحية إلى دورك من الأدوار الوظيفية.
سعر الوحدة أقل من الحد الأدنى لسعر المنتج.	المنتج (اسم المنتج) له حد أدنى للسعر (الحد الأدنى للسعر)	ارفع سعر الوحدة إلى الحد الأدنى أو أعلى.
العميل المختار موقوف.	Client is suspend	أعد تفعيل العميل أو اختر عميلًا آخر.
بيانات ناقصة أو غير صحيحة في النموذج، مثل عدم اختيار العميل أو عدم إضافة بنود.	فشل في حفظ عرض الأسعار	راجع الحقول المحددة باللون الأحمر وأكملها، ثم احفظ مرة أخرى.

ماذا يحدث بعد حفظ عرض السعر

• يأخذ عرض السعر رقمًا تلقائيًا ويظهر في عروض الأسعار.
• لا يُنشئ عرض السعر قيودًا محاسبية، ولا يؤثر على المخزون أو رصيد العميل.
• يمكنك لاحقًا تحويل عرض السعر إلى فاتورة من صفحته باستخدام تحويل إلى فاتورة، وعندها تُطبَّق آثار الفاتورة على الحسابات والمخزون.
• تُسجل عملية الإنشاء في سجل نشاط الحساب.

الحالات والإعدادات المؤثرة

• صلاحية فوترة جميع المنتجات: مفعّلة: تظهر كل المنتجات في البنود. غير مفعّلة: تظهر المنتجات التي أضافها المستخدم فقط.
• إعدادات عروض الأسعار: من إعدادات عروض الأسعار يمكن تعطيل عروض الأسعار بالكامل، وتفعيل حالات عروض الأسعار، وتطبيق العروض الترويجية على عروض الأسعار.
• طريقة تطبيق الخصومات في إعدادات الفواتير: تحدد ظهور الخصم على البند أو على الإجمالي أو كليهما.
• الفروع: إذا لم تكن مشاركة المنتجات بين الفروع مفعّلة في إعدادات الفروع، تظهر منتجات الفرع الحالي فقط.
• الحد الأدنى للسعر: إذا كان للمنتج حد أدنى للسعر، يُمنع الحفظ بسعر أقل منه.

أسئلة شائعة

كيف أضيف تكلفة التوصيل إلى عرض السعر؟

يمكنك ذلك بإحدى طريقتين: أضف خدمة باسم مثل مصاريف التوصيل إلى جدول البنود وحدد سعر الوحدة، أو أدخل مبلغ التوصيل في حقل التسوية داخل تبويب الخصم والتسوية أسفل جدول البنود فيُضاف إلى إجمالي عرض السعر. التفاصيل في إضافة تكلفة التوصيل إلى عرض السعر.

هل يمكن رفع عرض سعر أو إضافة بنوده دفعة واحدة من ملف Excel؟

نعم، يمكنك إضافة كل بنود عرض السعر مرة واحدة. عند إنشاء عرض سعر جديد، اضغط على السهم المجاور لزر إضافة في جدول البنود، واختر نسخ من جدول البيانات، ثم انسخ البنود من ملف Excel أو Google Sheets والصقها في الجدول. يتاح هذا الخيار عند إنشاء عرض سعر جديد فقط، ويضيف البنود إلى عرض سعر واحد؛ ولا توجد طريقة لإنشاء عدة عروض أسعار مرة واحدة.

لماذا لا يظهر خيار نسخ من جدول البيانات؟

لأنك تعدّل عرض سعر موجودًا. يظهر الخيار عند إنشاء عرض سعر جديد فقط. لإضافة بنود كثيرة إلى عرض موجود، أضفها بندًا بندًا، أو أنشئ عرض سعر جديدًا والصق البنود فيه.

أضفت مستخدمًا جديدًا لعمل عروض الأسعار، لكن لا تظهر له المنتجات عند إنشاء عرض سعر. لماذا؟

لأن دور المستخدم لا يتضمن صلاحية فوترة جميع المنتجات، فتظهر له المنتجات التي أضافها بنفسه فقط، والمستخدم الجديد لم يضف منتجات. افتح الأدوار الوظيفية، وعدّل دور المستخدم، وفعّل صلاحية فوترة جميع المنتجات، ثم احفظ. قد يحتاج المستخدم إلى تسجيل الدخول مرة أخرى. تغيير الدور يطبَّق على كل المستخدمين المعيّنين له، فإذا أردت تطبيقه على مستخدم واحد، أنشئ له دورًا مستقلًا.

لماذا لا يظهر الخصم على البند؟

لأن طريقة تطبيق الخصومات في إعدادات الفواتير مضبوطة على خصم على إجمالي الفاتورة فقط. غيّرها إلى خصم لكل بند منفرداً أو خصم على إجمالي الفاتورة ولكل بند معًا.

لماذا لا تظهر عروض الأسعار في القائمة؟

قد تكون معطّلة من إعدادات عروض الأسعار، أو لا يملك المستخدم صلاحيات عروض الأسعار.

هل يؤثر عرض السعر على المخزون أو الحسابات؟

لا. عرض السعر لا يسجل قيودًا ولا يخصم من المخزون. يحدث ذلك فقط بعد تحويله إلى فاتورة.

كيف أضيف الضريبة لكل منتج في عرض السعر؟

1. من المبيعات اختر عروض الأسعار، ثم اضغط عرض سعر جديد:
2. في جدول البنود اختر المنتج.
3. من عمود الضرائب في نفس السطر اختر الضريبة المطلوبة.
4. كرر ذلك لكل بند، ثم احفظ.

🛈 إذا كانت للمنتج ضريبة افتراضية في صفحته فستظهر تلقائيًا ويمكنك تغييرها. وإذا لم تجد الضريبة في القائمة، اختر إعدادات الضرائب من آخر القائمة لإضافتها، وهذا يتطلب صلاحية تعديل إعدادات الضرائب.