أنواع حالات الدفع والفرق بينها

عند تسجيل عملية دفع على فاتورة، يطلب النظام تحديد حالة الدفع. هذه الحالة تصف عملية الدفع نفسها لا الفاتورة، أي ما إذا كان المبلغ قد وصل فعلًا أم أنك تسجّل محاولة دفع لم تكتمل بعد. ويتيح ذلك الاحتفاظ بسجل لكل محاولة تحصيل، سواء نجحت أو ما زالت قيد التنفيذ أو فشلت، بدلًا من تسجيل الدفعات المحصَّلة فقط.

أنواع حالات الدفع

• مكتمل: المبلغ تم تحصيله فعليًا، نقدًا أو بتحويل ظهر في الحساب البنكي. تُحتسب العملية ضمن المدفوع من الفاتورة، فيقلّ المبلغ المتبقي عليها.
• غير مكتمل: عملية دفع مسجّلة لم يصل مقابلها المال بعد، مثل تحويل بنكي أبلغك به العميل ولم يظهر في كشف الحساب، أو شيك لم يُصرف، أو دفعة إلكترونية بدأت ولم تُستكمل. تظل الفاتورة مستحقة.
• تحت المراجعة: دفعة وصلت بياناتها وتنتظر تأكيد المحاسب أو البنك قبل اعتمادها، وتُستخدم عندما تريد فصل خطوة المراجعة عن خطوة الاعتماد النهائي.
  • تٌحفظ عملية الدفع بهذه الحالة عندما يقوم العميل بتسجيل الدفع من خلال المتجر الإلكتروني وتبقى بهذه الحالة حتى يتم تأكيدها من قبل مستخدم النظام.
• فاشلة: محاولة دفع رُفضت أو لم تنجح، وتُسجَّل بهذه الحالة للاحتفاظ بسجلها ومعرفة سبب عدم التحصيل عند مراجعة الفاتورة لاحقًا.
• مسودة: عملية دفع ما زلت تجهّز بياناتها ولم تصبح جاهزة بعد، وتُستخدم لحفظ العملية مؤقتًا والعودة إليها.
• (اختر حالة): القيمة الافتراضية للقائمة قبل التحديد، وليست حالة فعلية.

الفرق بين الحالات

• حالة «مكتمل» هي الوحيدة التي تعني أن المبلغ محصَّل، وهي التي تنعكس على المبلغ المدفوع والمتبقي من الفاتورة.
• أي حالة أخرى تُبقي الفاتورة مستحقة بكامل قيمتها، مع بقاء عملية الدفع ظاهرة في قائمة مدفوعات الفاتورة للمتابعة.
• الفرق بين «غير مكتمل» و«تحت المراجعة» و«فاشلة» هو سبب عدم التحصيل: الأولى لدفعة لم تصل بعد، والثانية لدفعة تنتظر اعتمادًا، والثالثة لمحاولة انتهت بالرفض.

خطوات تحديد حالة الدفع

1. افتح الفاتورة المراد تسجيل الدفعة عليها.
2. اضغط «إضافة عملية دفع».
3. أدخل المبلغ والتاريخ، ثم اختر وسيلة الدفع والخزينة التي سيُودَع بها المبلغ.
4. من قائمة «حالة الدفع» اختر الحالة المناسبة لعملية الدفع.
5. اضغط «إضافة عملية دفع» لحفظ العملية.
6. يمكن تعديل الحالة لاحقًا، فتُنقل الدفعة من «غير مكتمل» أو «تحت المراجعة» إلى «مكتمل» فور تأكد التحصيل.

ملاحظات مهمة

• لا تختر «مكتمل» إلا بعد التأكد من وصول المبلغ فعليًا، لأن ذلك يؤثر على المتبقي من الفاتورة وعلى تقارير التحصيل.
• راجع الدفعات المسجّلة بحالة «غير مكتمل» أو «تحت المراجعة» دوريًا حتى لا تبقى فواتير محصَّلة وهي ظاهرة كمستحقة.