استيراد الفواتير من ملف اكسيل: الخطوات وتجهيز الملف وحل الأخطاء

استيراد الفواتير يتيح لك إضافة عدد كبير من فواتير المبيعات مرة واحدة من ملف Excel أو CSV، مثل نقل فواتير من نظام سابق أو من متجر إلكتروني، بدل إدخال كل فاتورة يدويًا. وكل فاتورة مستوردة تُنشأ بنفس طريقة الفاتورة اليدوية، بقيودها وحركة مخزونها ومدفوعاتها.

يشرح هذا الدليل تجهيز الملف، وطريقة تجميع البنود في فاتورة واحدة، وخطوات الاستيراد، وكيف يتعامل النظام مع العملاء والمنتجات والضرائب والمدفوعات، وأثر الاستيراد على النظام، ورسائل الخطأ وحلولها.

تجهيز ملف الاستيراد

الملفات المسموحة: csv وxls وxlsx. ابدأ بتحميل ملف المثال من تنزيل المثال في صفحة الاستيراد، واكتب بياناتك فيه. وكل صف في الملف = بند واحد في فاتورة.

العمود في ملف المثال	الحقل في النظام	إلزامي	ملاحظات
Invoice Number	رقم الفاتورة	نعم	يجمع البنود في فاتورة واحدة. ويُستخدم كرقم الفاتورة إلا عند تفعيل الترقيم التلقائي.
Date	التاريخ	نعم	تاريخ الفاتورة، بصيغة التاريخ المضبوطة في حسابك.
Issue Date	تاريخ الاصدار	لا	إذا كان فارغًا يكون تاريخ اليوم.
Currency Code	كود العملة	لا	مثل SAR أو EGP. إذا كان فارغًا تُستخدم عملة الحساب الأساسية.
Client	العميل	نعم	اسم العميل أو رقمه أو هاتفه أو بريده.
Item	بند	نعم	اسم المنتج أو الخدمة أو كوده أو الباركود.
Description	الوصف	لا	وصف البند.
Quantity	الكمية	لا	كمية البند.
Tracking Data	بيانات التتبع	لا	للمنتجات بأرقام تسلسلية أو دفعات، مفصولة بفاصلة.
Unit Price	سعر الوحدة	لا	سعر البند.
Discount Item Amount / Percentage	خصم البند (مبلغ) / خصم البند (نسبة)	لا	إذا امتلأ الاثنان يُطبق المبلغ.
Tax1 / Tax2	الضريبة الأولى / الثانية	لا	اسم الضريبة كما في الضرائب.
Shipping Option / Shipping Fees	خيار شحن / رسوم الشحن	لا	على مستوى الفاتورة.
General Percentage / Amount Discount	خصم عام (نسبة) / خصم عام (مبلغ)	لا	خصم على الفاتورة كلها.
Adjustment Label / Value	عنوان التسوية / قيمة التسوية	لا	تسوية على إجمالي الفاتورة.
Payment Method / Payment Amount	طريقة الدفع / مبلغ الدفع	لا	لتسجيل الفاتورة مدفوعة. ولأكثر من دفعة افصل بفاصلة، مثل “cash, bank” والمبالغ “500, 700”.
Warehouse	المستودع	لا	اسم المستودع كما في المستودعات. إذا كان فارغًا يُستخدم المستودع الرئيسي.
Custom field 1 / 2	الحقول الإضافية للفواتير	حسب إعداد الحقل	تظهر حقول الفواتير الإضافية في خطوة تعيين الحقول.

فاتورة واحدة بأكثر من بند

الصفوف التي تحمل نفس رقم الفاتورة تُجمع في فاتورة واحدة، وكل صف يمثل بندًا. ويجب أن تكون بيانات الفاتورة متطابقة في كل صفوفها: التاريخ، وتاريخ الإصدار، والعميل، والعملة، والشحن، والخصم العام، والتسوية، والدفع، والحقول الإضافية.

Invoice Number	Date	Client	Item	Quantity	Unit Price	Payment Method	Payment Amount
1001	29/10/2024	شركة النور	كابل شبكة	10	25	cash	550
1001	29/10/2024	شركة النور	خدمة تركيب	1	300	cash	550
1002	30/10/2024	مؤسسة الريان	راوتر لاسلكي	2	300

النتيجة: فاتورتان؛ الأولى 1001 لشركة النور ببندين ومدفوعة 550، والثانية 1002 لمؤسسة الريان ببند واحد غير مدفوعة.

خطوات الاستيراد

1. افتح إدارة الفواتير واضغط السهم بجوار إضافة واختر استيراد، أو افتح استيراد الفواتير.
2. في ملف CSV / Excel اختر الملف.
3. لملفات CSV اختر المحددات: Comma Separated ( , ) غالبًا، أو Semicolon Separated ( ; )، أو Tab Delimited. ولا يظهر هذا الحقل لملفات Excel.
4. فعّل استيراد اول صف فقط إذا كان الصف الأول في الملف بيانات وليس عناوين الأعمدة.
5. اختر حالة الفواتير: اصدر أو مسودة، وفعّل إنشاء أرقام الفواتير تلقائيًا إذا أردت ترقيم النظام.
6. اضغط الخطوه التاليه.
7. في تعيين الحقول اختر لكل الحقل في النظام العمود المقابل من الحقل المقابل في الملف. ويطابق النظام الأعمدة التي تحمل نفس الاسم تلقائيًا.
8. فعّل تخطى الاخطاء اثناء عملية الاستيراد إذا أردت استيراد الصفوف الصحيحة وتجاوز الصفوف الخاطئة.
9. اضغط استيراد، وتابع التقدم في صفحة استيراد الفواتير.

خيارات الاستيراد

الخيار	الأثر
حالة الفواتير: اصدر	تُصدر الفواتير مباشرة، بقيودها وحركة مخزونها، والمدفوعات مكتملة.
حالة الفواتير: مسودة	تُحفظ مسودات لمراجعتها؛ لا قيود ولا حركة مخزون حتى إصدارها، والمدفوعات مسودة.
إنشاء أرقام الفواتير تلقائيًا	مفعّل: تأخذ الفواتير الأرقام التالية في ترقيم النظام، ويُستخدم عمود رقم الفاتورة للتجميع فقط. غير مفعّل: تأخذ الفواتير الأرقام الموجودة في الملف.
تخطى الاخطاء اثناء عملية الاستيراد	مفعّل: تُستورد الصفوف الصحيحة ويظهر ملخص بالأخطاء. غير مفعّل: يتوقف الاستيراد كله عند أول صف خاطئ.

ولا يوجد خيار لتحديث فواتير موجودة؛ فالاستيراد يُنشئ فواتير جديدة دائمًا.

كيف يتعامل النظام مع بيانات الملف؟

البيان	طريقة البحث	إذا لم يوجد
العميل	بالاسم التجاري، أو رقم العميل، أو الهاتف، أو الاسم، أو البريد، أو الرقم الضريبي، ضمن العملاء غير الموقوفين.	يُنشأ عميل جديد بالاسم المكتوب.
البند	باسم المنتج، أو الكود، أو الباركود (ومنها باركود الوحدات).	يُنشأ منتج جديد بالاسم، بسعر 0 ومتابعة مخزون.
الضريبة	بالاسم.	خطأ في الصف؛ أضف الضريبة أولًا من الضرائب.
المستودع	بالاسم.	خطأ في الصف.
خيار الشحن	بالاسم.	يُنشأ خيار شحن جديد. وإذا كان للخيار رسوم تُستخدم رسومه بدل رسوم الملف.
طريقة الدفع	بالاسم.	تُنشأ وسيلة دفع جديدة.

متابعة الاستيراد والنتيجة

• بعد الضغط على استيراد تُفتح صفحة استيراد الفواتير، ويعمل الاستيراد في الخلفية فاتورة بعد أخرى.
• تظهر عدادات ناجح وفاشلة، وبجوار كل فاتورة تم إنشاء الفاتورة #(الرقم) بنجاح مع رابطها، أو سبب الفشل.
• عند الانتهاء تظهر تم الإستيراد بنجاح. وإذا توقف الاستيراد يمكنك الضغط على استأنف.
• الفواتير التي نجحت تبقى حتى لو فشلت فواتير أخرى؛ صحح الفواتير الفاشلة في ملف جديد واستوردها فقط.

الأثر على النظام

المكان	ما يحدث (للفواتير المُصدرة)
الفواتير	تظهر في إدارة الفواتير بالتصميم الافتراضي للفواتير، وفي الفرع الحالي.
القيود المحاسبية	قيد مبيعات لكل فاتورة كالفاتورة اليدوية، وقيد لكل دفعة.
المخزون	يُخصم من المستودع المحدد أو الرئيسي، أو تُنشأ أذون مخزنية إذا كانت الأذون المخزنية للمبيعات مفعلة.
رصيد العميل	يزيد بالمتبقي غير المدفوع.
الترقيم	يتقدم ترقيم الفواتير عند الترقيم التلقائي، وترقيم العملاء والمنتجات عند إنشاء جديد منها.
الفاتورة الإلكترونية	تُرسل الفواتير المُصدرة للمنصة (مثل هيئة الزكاة) إذا كان الربط مفعّلًا.

أما المسودات فلا تُنشئ قيودًا أو حركة مخزون حتى تُصدرها.

الحدود والقواعد

• الحد الأقصى 10000 صف في الملف.
• الحد الأقصى 500 بند في الفاتورة الواحدة.
• لا يمكن تحديد الخزينة أو مسؤول المبيعات أو الفرع أو تاريخ الاستحقاق أو الملاحظات من الملف.
• الفاتورة في فترة مقفلة لا تُستورد.
• إذا كان إتاحة المخزون السالب غير مفعّل، تفشل الفاتورة المُصدرة التي تتجاوز الكمية المتاحة.

رسائل الخطأ وحلولها

الرسالة التي تظهر	السبب	الحل
خطأ بالبيانات, الحقل مطلوب او خطأ (الحقل) فى السطر #(رقم)	حقل إلزامي فارغ: رقم الفاتورة أو التاريخ أو العميل أو البند.	أكمل القيمة.
(البيان) في الفاتورة يجب أن تكون هي نفسها لجميع بنود الفاتورة التي تحمل نفس رقم الفاتورة فى السطر #(رقم)	اختلاف بيانات الفاتورة بين صفوف نفس الرقم.	وحّد التاريخ والعميل والدفع والخصم العام وغيرها في كل صفوف الفاتورة.
خطأ بالبيانات، البند غير موجود (الحقل) في السطر #(رقم)	ضريبة أو مستودع غير موجود.	اكتب الاسم كما هو في النظام، أو أضفه أولًا.
بيانات غير صالحة، يجب أن تكون البيانات بتنسيق التاريخ الصحيح في الحقل ‘(الحقل)’ في الصف رقم #(رقم).	تاريخ بصيغة خاطئة.	اكتبه بصيغة التاريخ المضبوطة في حسابك، واضبط خلايا Excel كنص حتى لا تتغير الصيغة.
خطا بالبيانات, يجب ادخال رقم فى الحقل (الحقل) فى السطر #(رقم)	نص في حقل رقمي.	اكتب رقمًا فقط.
بيانات غير صالحة، مشكلة في الترميز أو أحرف تالفة في الحقل (الحقل) في السطر #(رقم)	الملف ليس بترميز UTF-8.	احفظ الملف CSV UTF-8 من Excel.
الحد الأقصى لعدد السجلات في الملف هو 10000	الملف أكثر من 10000 صف.	قسّم الملف.
عدد البنود التي يمكنك استيرادها في كل فاتورة هو 500	فاتورة بأكثر من 500 بند.	قسّمها لأكثر من فاتورة.
للأسف فشل الاستيراد ، برجاء التأكد من الملف	الملف بعمود واحد، غالبًا لاختيار محدد خاطئ.	اختر المحدد الصحيح، مثل Semicolon للملفات العربية.
تعذّر معالجة الملف المرفوع. يرجى التأكد من أنه ملف XLS أو XLSX أو CSV صالح والمحاولة مرة أخرى.	نوع ملف غير مدعوم أو تالف.	احفظه من جديد بصيغة xlsx أو csv.
الرقم المسلسل موجود من قبل	رقم الفاتورة مستخدم.	فعّل إنشاء أرقام الفواتير تلقائيًا، أو غيّر الأرقام.
حدث خطاء فى إضافة فاتورة #(الرقم): (السبب) فى السطر: (رقم)	الفاتورة لم تجتز تحققات الفاتورة، مثل فترة مقفلة أو كمية غير متاحة أو خصم أكبر من 100%.	عالج السبب المذكور واستورد الفاتورة مرة أخرى.
لا يسمح لك بالدخول إلى هذه الصفحة	لا تملك صلاحية إضافة الفواتير.	اطلب الصلاحية من مدير الحساب.

أسئلة شائعة

كيف أستورد فاتورة بأكثر من بند؟

اكتب كل بند في صف، وكرر نفس رقم الفاتورة وبياناتها في كل الصفوف.

هل يمكن استيراد الفواتير مدفوعة؟

نعم، املأ طريقة الدفع ومبلغ الدفع، ولأكثر من دفعة افصل بينها بفاصلة.

هل يُنشئ الاستيراد عملاء ومنتجات جديدة؟

نعم، إذا لم يجد العميل أو المنتج يُنشئه بالاسم المكتوب.

هل يمكن تحديث فواتير موجودة بالاستيراد؟

لا، الاستيراد يُنشئ فواتير جديدة فقط.

أريد مراجعة الفواتير قبل اعتمادها؟

اختر مسودة في حالة الفواتير، ثم راجعها وأصدرها.

لماذا ظهرت الحروف العربية رموزًا؟

لأن الملف ليس بترميز UTF-8؛ احفظه من Excel بصيغة CSV UTF-8، أو ارفع ملف xlsx.

لماذا اختلفت أرقام الفواتير عن الملف؟

لأن إنشاء أرقام الفواتير تلقائيًا مفعّل.

فشلت بعض الفواتير، هل أعيد استيراد الملف كله؟

لا، الفواتير الناجحة أُنشئت؛ استورد الفواتير الفاشلة فقط بعد تصحيحها.