تفعيل ملاحظات البنود من إعدادات المبيعات ونقاط البيع

يتيح لك دفترة إضافة ملاحظة لكل بند في طلب نقاط البيع أو فاتورة البيع، مثل “بدون طحينة”، لتظهر على تذكرة المطبخ وإيصال العميل والفاتورة. قبل استخدام الملاحظات يجب تفعيلها من صفحة ملاحظات البنود في إعدادات نقاط البيع أو إعدادات المبيعات. ومن الصفحة نفسها تدير الملاحظات المعرّفة، وهي ملاحظات جاهزة تظهر للكاشير كخيارات سريعة. يشرح هذا الدليل الصلاحيات المطلوبة، وخطوات التفعيل، وإدارة الملاحظات المعرّفة، وأثر التفعيل على قوالب الطباعة، وقواعد التحقق.

الصلاحيات

• تحتاج إلى صلاحية إدارة مكتبة ملاحظات بنود نقاط البيع للوصول إلى صفحة ملاحظات البنود في الإعدادات.
• بدون هذه الصلاحية تختفي بطاقة ملاحظات البنود من الإعدادات بالكامل.
• الصلاحية نفسها مطلوبة لحفظ ملاحظة جديدة ضمن الملاحظات المعرّفة من شاشة نقاط البيع أو من نموذج الفاتورة. أما إضافة ملاحظة على بند في الطلب فلا تحتاج صلاحية إضافية؛ أي مستخدم يستطيع إنشاء طلب نقاط بيع يستطيع إضافة ملاحظات للبنود.

يمكن لصاحب الحساب منح الصلاحية لأي دور وظيفي من إدارة أدوار الموظفين.

كيفية الوصول إلى الشاشة

• من إعدادات نقاط البيع: من القائمة الجانبية اضغط نقاط البيع ← إعدادات نقاط البيع، ثم افتح بطاقة ملاحظات البنود.
• من إعدادات المبيعات: من القائمة الجانبية اضغط المبيعات ← إعدادات المبيعات، ثم افتح بطاقة ملاحظات البنود.

المساران يفتحان نفس الصفحة، فالتفعيل والملاحظات المعرّفة واحدة؛ أي تغيير تحفظه من أحد المسارين يظهر في الآخر.

خطوات تفعيل ملاحظات البنود

1. افتح صفحة ملاحظات البنود من إعدادات نقاط البيع أو إعدادات المبيعات.
2. فعّل مفتاح ملاحظات البنود لتتغير حالته إلى مفعّل. يظهر جدول الملاحظات المعرّفة أسفل المفتاح مباشرة.
3. اضغط على زر “إضافة” وقم بإضافة الملاحظات المعرّفة التي تريدها (اختياري)، كما هو موضح في القسم التالي.
4. اضغط حفظ أعلى الصفحة.

إدارة الملاحظات المعرّفة

تظهر الملاحظات المعرّفة في جدول من عمودين: نص الملاحظة والحالة، مع أيقونة سحب في بداية كل سطر وأيقونة حذف في نهايته. الجدول فارغ افتراضيًا في الحسابات الجديدة، وتظهر فيه الرسالة: “لا توجد ملاحظات معرّفة. اكتب ملاحظة مخصصة بالأعلى.” يظل بإمكان الكاشير كتابة ملاحظات حرة على البنود حتى لو لم توجد ملاحظات معرّفة.

إضافة ملاحظة

1. اضغط إضافة أسفل الجدول، فيظهر سطر جديد.
2. اكتب نص الملاحظة في حقل نص الملاحظة، مثل: بدون طحينة. تكون حالة الملاحظة الجديدة نشط افتراضيًا.
3. كرر الخطوتين لإضافة ملاحظات أخرى، ثم اضغط حفظ.

تعديل ملاحظة

عدّل النص مباشرة في حقل نص الملاحظة، ثم اضغط حفظ. التعديل لا يغيّر نص الملاحظة في الطلبات والفواتير السابقة.

حذف ملاحظة

اضغط أيقونة حذف في نهاية سطر الملاحظة، ثم اضغط حفظ. الطلبات والفواتير التي استخدمت الملاحظة تحتفظ بنصها الأصلي.

ترتيب الملاحظات

اسحب الملاحظة من أيقونة السحب في بداية السطر وأفلتها في المكان المطلوب، ثم اضغط حفظ. تظهر الملاحظات في شاشة نقاط البيع بنفس الترتيب، فضع الملاحظات الأكثر استخدامًا في الأعلى.

إيقاف ملاحظة أو إعادة تنشيطها

غيّر مفتاح الحالة بين نشط وغير نشط، ثم اضغط حفظ. الملاحظة غير النشطة لا تظهر للكاشير في شاشة نقاط البيع، لكنها تبقى في جدول الملاحظات المعرّفة ويمكنك إعادة تنشيطها في أي وقت.

البحث في الملاحظات

اكتب جزءًا من نص الملاحظة في حقل البحث أعلى الجدول، فيعرض الجدول الملاحظات المطابقة فقط.

أثر التفعيل على قوالب الطباعة والفواتير

بعد التفعيل، يصبح متاحًا في قوالب طباعة الفواتير عمودان جديدان للبنود التي عليها ملاحظات:

العمود	ما يعرضه	طريقة العرض
البند مع الملاحظة	اسم البند وتحته الملاحظات، يمكن استخدامه بدلًا من عمود البند أو بجانبه.	في قوالب A4 يأخذ عرض عمود البند فقط. في قوالب الإيصالات تظهر الملاحظة في سطر كامل تحت سطر البند.
ملاحظات البند	الملاحظات فقط في عمود مستقل.	يظهر بعد عمود اسم البند، أو بعد عمود الوصف إن وُجد.

• تظهر ملاحظة البند أيضًا تحت سطر البند في شاشات إنشاء الفاتورة وتعديلها وعرضها.
• تُطبع الملاحظات على تذكرة المطبخ لكل مجموعة طابعات معرّفة، سواء كان وضع الطباعة المتعددة مفعّلًا أو لا.

آلية عمل النظام

• الطلبات والفواتير تحتفظ بنص الملاحظة كما كان وقت إنشائها؛ تعديل الملاحظة أو حذفها من الملاحظات المعرّفة لاحقًا لا يغيّر السجلات السابقة.
• الملاحظة التي يكتبها مستخدم لديه صلاحية إدارة مكتبة ملاحظات بنود نقاط البيع من شاشة نقاط البيع أو نموذج الفاتورة تُضاف إلى الملاحظات المعرّفة لإعادة استخدامها. أما المستخدم الذي لا يملك الصلاحية، فتُعتبر ملاحظته لمرة واحدة على الطلب الحالي فقط.
• تُسجَّل عمليات الإضافة والتعديل والحذف وإعادة الترتيب على الملاحظات المعرّفة في سجل النشاط الخاص بإعدادات نقاط البيع، مع نوع العملية، ونص الملاحظة (قبل التعديل وبعده)، والمستخدم، والوقت.

قواعد التحقق

• الحد الأقصى لطول الملاحظة المعرّفة 50 حرفًا بما في ذلك المسافات؛ يتوقف الحقل عن قبول أحرف إضافية بعد الوصول إلى الحد.
• لا يمكن تكرار نفس الملاحظة المعرّفة. المقارنة لا تفرّق بين الأحرف الكبيرة والصغيرة، وتتم على اللغة الأساسية للحساب.
• الأسطر التي تُترك بدون نص لا تُحفظ، ويحذفها النظام تلقائيًا عند الضغط على حفظ.

ملاحظات هامة

• حذف ملاحظة معرّفة نهائي، لا يؤثر على الطلبات والفواتير التي استخدمتها.
• بعد مزامنة طلب نقاط البيع مع فاتورة البيع، لا يمكن تعديل الملاحظة من نقاط البيع؛ تعديل سطر الفاتورة من شاشة تعديل الفاتورة يخضع لقواعد التعديل المعتادة.
• الموظف الذي لا يرى بطاقة ملاحظات البنود في الإعدادات يحتاج إلى صلاحية إدارة مكتبة ملاحظات بنود نقاط البيع.

المشاكل الشائعة وحلولها

• الرسالة: “هذه الملاحظة موجودة بالفعل في المكتبة.”
  السبب: توجد ملاحظة معرّفة بنفس النص، ولا يفرّق النظام في المقارنة بين الأحرف الكبيرة والصغيرة.
  الحل: استخدم الملاحظة الموجودة بدلًا من إضافتها مرة أخرى، أو غيّر النص ليصبح مختلفًا، ثم اضغط حفظ.

أسئلة شائعة

• لماذا لا تظهر لي بطاقة ملاحظات البنود في الإعدادات؟ لأن دورك الوظيفي لا يملك صلاحية إدارة مكتبة ملاحظات بنود نقاط البيع؛ تواصل مع صاحب الحساب لمنحك الصلاحية.
• أضفت ملاحظات ثم خرجت من الصفحة، فلم أجدها. لماذا؟ لأن التغييرات لا تُحفظ إلا بالضغط على حفظ؛ الخروج من الصفحة أو الضغط على تجاهل يلغيها.
• لا أستطيع كتابة نص أطول في الملاحظة. لماذا؟ لأن الحد الأقصى للملاحظة المعرّفة 50 حرفًا بما في ذلك المسافات.
• هل يحتاج الكاشير إلى ملاحظات معرّفة ليتمكن من إضافة ملاحظة على بند؟ لا، يستطيع كتابة ملاحظة حرة حتى لو لم توجد ملاحظات معرّفة.
• كتب الكاشير ملاحظة جديدة من نقطة البيع ولم تظهر ضمن الملاحظات المعرّفة. لماذا؟ لأنه لا يملك صلاحية إدارة مكتبة ملاحظات بنود نقاط البيع، فتُحفظ ملاحظته على الطلب الحالي فقط.
• ما الفرق بين حذف الملاحظة وإيقافها؟ الحذف يزيلها نهائيًا، والإيقاف يخفيها من شاشة نقاط البيع فقط مع إمكانية إعادة تنشيطها.
• هل يمكن تخصيص ملاحظات مختلفة لكل فرع؟ لا، الملاحظات المعرّفة واحدة لكل فروع الحساب.
• فعّلت الملاحظات ولا تظهر في قالب فاتورة A4. لماذا؟ يجب إضافة عمود البند مع الملاحظة أو عمود ملاحظات البند إلى القالب يدويًا.