دورة المبيعات الكاملة: من عرض السعر إلى التحصيل

يشرح هذا الدليل دورة المبيعات الكاملة في دفترة: من عرض السعر وموافقة العميل، إلى أمر البيع والفوترة الكاملة أو الجزئية، وتسليم البضاعة، ثم التحصيل ومتابعة المتأخرات، والمرتجعات والإشعارات الدائنة، مع كل القيود المحاسبية وحركات المخزون.

سير العمل المختصر

أولًا: ضبط الإعدادات

إعدادات الفواتير

من إعدادات الفواتير:

الإعداد	الخيارات (الافتراضي)	ماذا يفعل
الرقم التسلسلي للفاتورة التالية / تعديل رقم الفاتورة يدوياً	—	ترقيم الفواتير.
نسخ الملاحظات/الشروط عند تحويل عرض سعر أو أمر بيع إلى فاتورة	تشغيل / إيقاف (إيقاف)	نقل الشروط من العرض للفاتورة.
طريقة تطبيق الخصومات	(خصم على إجمالي الفاتورة ولكل بند معًا)	مكان الخصم.
إجعل الفواتير مدفوعه بالفعل افتراضياً	تشغيل / إيقاف (إيقاف)	تفعيل “مدفوع بالفعل” تلقائيًا (مناسب للبيع النقدي).
دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للعميل	تشغيل / إيقاف (تشغيل)	يسدد الفواتير من رصيد العميل الدائن تلقائيًا، الأقدم أولًا.
الدفعات المقدمة	تشغيل / إيقاف	فواتير دفعة مقدمة تُخصم لاحقًا من الفواتير.
إشعار مدين	تشغيل / إيقاف	تفعيل الإشعار المدين.
البيع بأقل من سعر متوسط التكلفة / الحد الأقصى لنسبة الخصم	—	قيود على السعر والخصم.

• إعدادات عروض الأسعار: نظام عروض الأسعار وترقيمها وحالاتها المخصصة.
• إعدادات أوامر البيع: نظام أوامر البيع (غير مفعّل افتراضيًا) والسماح بإصدار فاتورة بكميات بنود تتجاوز الكميات المحددة في أمر البيع.
• إعدادات المخزون والمنتجات: الأذون المخزنية لفواتير المبيعات (التسليم عبر إذن مخزني) وإتاحة المخزون السالب.
• إدارة طرق الدفع: طرق الدفع والخزينة الافتراضية لكل طريقة.

ثانيًا: اضافة عرض السعر

أنشئه من عرض سعر جديد وحدد البيانات المطلوبة لكلا من (العميل، البنود، الأسعار، الخصم، صالح لمدة).

عرض السعر لا ينشئ قيدًا ولا يؤثر على المخزون.

الحالة	متى
مسودة	محفوظ كمسودة
مفتوح	بعد الحفظ
تم الإرسال	بعد إرسال إلى العميل
تمت الموافقة	وافق العميل أونلاين بـالموافقة على عرض الأسعار (أو يدويًا)
تم الطلب	حُوّل لأمر بيع
حولت لفاتورة	حُوّل لفاتورة

• تحويل لفاتورة: إذا لم يوافق العميل يطلب النظام تأكيدًا. يمكن تحويل العرض لفاتورة واحدة فقط، وحذف الفاتورة يعيده تمت الموافقة.
• التحويل الى امر بيع: يتطلب تفعيل أوامر البيع.

ثالثًا: أمر البيع (اختياري)

من أوامر البيع. يُستخدم للطلبات التي تُسلّم أو تُفوتر على دفعات. لا ينشئ قيدًا.

يمكن إنشاء إذن مخزني لتجهيز البضاعة قبل اصدار الفاتورة.

الحالة	المعنى
مفتوح	لم يُفوتر
حولت جزئيًا لفاتورة	فُوتر جزء من الكميات
حولت لفاتورة	فُوتر بالكامل

• عند التحويل لفاتورة تُعبأ الكميات المتبقية فقط، ويمكن الفوترة على عدة فواتير.
• «لا يمكنك زيادة الكمية التي تم إدخالها بأمر البيع» و«لا يمكنك إضافة بند غير مضمن بأمر البيع» (إلا مع إعداد التجاوز وصلاحية تحويل أمر البيع إلي فاتورة).
• لا يمكن تعديل أمر البيع بعد فوترته.

رابعًا: فاتورة المبيعات

من فاتورة جديدة أو بالتحويل من عرض سعر أو أمر بيع. أهم الحقول: العميل، تاريخ الفاتورة، شروط الدفع (عدد أيام الاستحقاق)، مسئول مبيعات، المستودع، البنود، ومدفوع بالفعل مع طريقة الدفع والخزينة.

• حفظ كمسودة: بدون رقم ولا قيود ولا حركة مخزون. إضافة دفعة مكتملة لمسودة تُصدرها تلقائيًا.
• الإصدار: يُنشئ القيود ويخصم المخزون (أو ينشئ إذنًا مخزنيًا).
• تاريخ الاستحقاق = تاريخ الفاتورة + شروط الدفع.

حالة الدفع	المعنى
غير مدفوعة	لا مدفوعات
مدفوعة جزئياً	دُفع جزء
مدفوعة	سُددت بالكامل
مدفوع بالزيادة	المدفوع أكبر من الإجمالي
مرتجع / مرتجع جزئياً	بعد المرتجعات

خامسًا: تسليم البضاعة

الإعداد	ماذا يحدث عند الإصدار
الأذون المخزنية لفواتير المبيعات = إيقاف	يُخصم المخزون فورًا ويُنشأ قيد التكلفة.
الأذون المخزنية لفواتير المبيعات = تشغيل	يُنشأ إذن صرف تحت التسليم، ويُخصم المخزون عند تأكيده من الأذون المخزنية. تظهر في الفاتورة حالة التسليم: مستلم / مستلم جزئيا / مرفوض.

سادسًا: التحصيل

دفعة على الفاتورة

من الفاتورة اضغط أضف عملية دفع: حدد وسيلة دفع، المبلغ، التاريخ (يتطلب صلاحية تغيير تاريخ الدفع لغير اليوم)، الخزينة، رقم معرف، تم التحصيل بواسطة. يمكن الدفع على عدة دفعات.

دفعة على حساب العميل

من صفحة العميل أضف دفعة لرصيده؛ مع تفعيل خيار دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للعميل تُسدد الفواتير المفتوحة الأقدم أولًا تلقائيًا.

الأقساط (اختياري)

من الفاتورة أضف اتفاقية تقسيط (تتطلب تفعيل تطبيق إدارة الاقساط)؛ كل قسط يُدفع كدفعة على الفاتورة.

سابعًا: متابعة المتأخرات

• الفواتير المتأخرة للفواتير التي تجاوزت تاريخ الاستحقاق.
• تذكيرات الفاتورة: في تاريخ الإصدار، في تاريخ الاستحقاق، قبل ميعاد الفاتورة أو بعد ميعاد الفاتورة بعدد أيام (لا تُرسل للفواتير المدفوعة).
• التنبيهات الآلية لقواعد تذكير عامة.
• كشف حساب العميل وإرساله للعميل.

ثامنًا: المرتجعات والإشعار الدائن

المستند	متى
فاتورة مرتجعة	العميل أعاد بضاعة من فاتورة صادرة (لا تتجاوز الكميات المباعة، ونفس العميل).
إشعار دائن	تخفيض أو تعويض للعميل (الفاتورة الأصلية اختيارية)؛ يُستخدم رصيده لسداد فواتيره تلقائيًا.
إشعار مدين	زيادة مستحقة على العميل.

تاسعًا: القيود المحاسبية

المستند	مدين	دائن	التاريخ
عرض السعر / أمر البيع	لا يوجد قيد	—	—
فاتورة المبيعات	العميل (+ خصم مسموح به)	المبيعات، الضريبة، شحن مبيعات	تاريخ الفاتورة
تكلفة البضاعة المباعة	تكلفة مبيعات	حساب المستودع	تاريخ الفاتورة (أو تاريخ الإذن عند تأكيده)
الدفعة	الخزينة أو البنك (ومصاريف الدفع إن وُجدت)	العميل	تاريخ الدفعة
الدفع من رصيد العميل	لا قيد إضافي	—	—
فرق العملة عند التحصيل	فارق عملة	العميل	تاريخ الدفعة
فاتورة مرتجعة / إشعار دائن	المرتجعات + الضريبة	العميل	تاريخ المستند
تكلفة المرتجع	حساب المستودع	تكلفة مبيعات	تاريخ المستند
فاتورة دفعة مقدمة	الخزينة	دفعات مقدمة عملاء	—

الصلاحيات

أهمها: إضافة فواتير لكل العملاء أو إضافه فواتير للعملاء الخاصة به، عرض جميع الفواتير، تعديل وحذف كل الفواتير، صلاحيات المسودة، تعديل تاريخ الفاتورة، تغيير تاريخ الدفع، صلاحيات عروض الأسعار وأوامر البيع، وتحويل أمر البيع إلي فاتورة.

التقارير

• أرصدة العملاء، أعمار الديون (حساب الأستاذ)، أعمار الديون (الفواتير).
• مبيعات العملاء، مدفوعات العملاء، كشف حساب العملاء.
• تقارير الإيرادات (يومي / شهري / حسب العميل / حسب مسئول المبيعات) وتقارير المدفوعات حسب الطريقة.

أسئلة شائعة

هل عرض السعر أو أمر البيع يؤثر على الحسابات؟

لا، القيود تبدأ من فاتورة المبيعات.

لماذا لم يُخصم المخزون بعد الفاتورة؟

الأذون المخزنية لفواتير المبيعات مفعلة؛ أكّد الإذن المخزني.

كيف أفوتر أمر بيع على دفعات؟

حوّله لفاتورة بالكميات المسلّمة؛ يبقى حولت جزئيًا لفاتورة حتى تُفوتر كل الكميات.

لماذا سُددت الفاتورة تلقائيًا؟

لأن للعميل رصيدًا دائنًا وإعداد الدفع التلقائي من الرصيد مفعّل.