الدفع التلقائي للفواتير من رصيد العميل أو المورد: التفعيل والإيقاف وإلغاء الدفعات التلقائية

عندما يكون للعميل رصيد مدفوعات (مثل دفعة مقدمة أو إشعار دائن)، يمكن لدفترة استخدام هذا الرصيد تلقائيًا لسداد فواتيره، وكذلك رصيد المورد لسداد فواتير الشراء. يشرح هذا الدليل إعداد الدفع التلقائي في المبيعات والمشتريات، وأثر تفعيله وإيقافه، وكيف تلغي دفعة تمت تلقائيًا لتعود الفاتورة غير مدفوعة.

إعداد الدفع التلقائي

	المبيعات	المشتريات
مكان الإعداد	إعدادات المبيعات › قسم الدفع والائتمان	إعدادات فواتير الشراء › قسم الدفع والمديونيات
اسم الإعداد	دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للعميل	دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للمورد
الافتراضي	مفعّل	مفعّل
اسم وسيلة الدفع التي تُنشأ	رصيد العميل الائتماني	رصيد المورد

عند تفعيل الإعداد

• يستخدم النظام رصيد العميل المتاح لسداد كل فواتيره غير المدفوعة، وليس الفاتورة الجديدة فقط، من الأقدم للأحدث، ولكل عملة على حدة. وإذا لم يكفِ الرصيد، تُسدَّد الفاتورة جزئيًا.
• يتم ذلك عند حفظ أو إصدار فاتورة، أو إضافة أو تعديل أو حذف دفعة أو رصيد للعميل، أو إضافة إشعار دائن أو مرتجع، وأيضًا عند فتح صفحة الفاتورة أو صفحة العميل.
• تظهر الدفعة في تبويب المدفوعات في الفاتورة بوسيلة رصيد العميل الائتماني وعليها علامة آلي.
• لا يمكن تعديل أو حذف الدفعات الآلية طالما الإعداد مفعّل.

ونفس السلوك في المشتريات: يُستخدم رصيد المورد لسداد فواتير الشراء غير المدفوعة من الأقدم للأحدث، وتظهر الدفعة بوسيلة رصيد المورد.

عند إيقاف الإعداد

• لا تُسدَّد الفواتير الجديدة من الرصيد تلقائيًا، ويبقى الرصيد متاحًا في حساب العميل أو المورد.
• الإيقاف لا يلغي الدفعات الآلية التي تمت قبله؛ فالفواتير التي سُددت من الرصيد تبقى مدفوعة حتى تحذف دفعاتها بنفسك.
• يمكنك توزيع الرصيد يدويًا على الفواتير التي تختارها.

إلغاء دفعة تلقائية وإرجاع الفاتورة غير مدفوعة

إذا سُددت فاتورة من رصيد العميل وتريدها غير مدفوعة ويظهر المبلغ المستحق بقيمتها:

1. أوقف دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للعميل من إعدادات المبيعات واحفظ. (إذا لم توقفه، تظهر رسالة بضرورة إلغاء تفعيل الدفع التلقائي أولًا، أو يُعاد السداد من الرصيد فورًا).
2. افتح الفاتورة، ثم تبويب المدفوعات.
3. بجوار الدفعة ذات وسيلة رصيد العميل الائتماني وعلامة آلي، اضغط حذف.
4. في صفحة التأكيد اضغط نعم.

النتيجة:

• تعود الفاتورة غير مدفوعة (أو مدفوعة جزئيًا إذا كان بها دفعات أخرى)، ويظهر المبلغ المستحق بقيمتها.
• يعود المبلغ رصيدًا متاحًا في حساب العميل، يمكنك استخدامه لاحقًا لفاتورة أخرى.
• لا يتغير أي قيد محاسبي، ولا يتغير رصيد العميل في كشف الحساب.

في المشتريات

1. أوقف دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للمورد من إعدادات فواتير الشراء.
2. افتح فاتورة الشراء، ثم المدفوعات، واحذف الدفعة ذات وسيلة رصيد المورد.

توزيع الرصيد يدويًا على الفواتير

عند إيقاف الدفع التلقائي، يمكنك استخدام الرصيد لفواتير تختارها بإحدى الطرق:

الطريقة	الخطوات
من الفاتورة	اضغط إضافة عملية دفع، واختر وسيلة الدفع ائتمان العميل، وأدخل المبلغ (بحد أقصى الرصيد المتاح).
من صفحة العميل	اضغط توزيع بجوار رصيد العميل، ووزّع الرصيد على الفواتير المستحقة.
عند إضافة رصيد	في أضف رصيد مدفوعات، يظهر جدول الفواتير الواجب دفعها لتحديد مبلغ التوزيع لكل فاتورة.

ونفس الطرق متاحة للموردين من فاتورة الشراء أو صفحة المورد.

الأثر على القيود والتقارير

	الأثر
القيود المحاسبية	لا يُنشأ قيد عند السداد من الرصيد ولا عند حذفه؛ لأن قيد الرصيد نفسه (الدفعة المقدمة أو الإشعار الدائن) مسجل بالفعل.
كشف حساب العميل / المورد	لا يتأثر؛ فرصيد العميل الإجمالي واحد سواء سُددت الفاتورة من الرصيد أو لا.
حالة الفاتورة	تتغير: مدفوعة أو مدفوعة جزئيًا عند السداد من الرصيد، وغير مدفوعة بعد حذف الدفعة.
تقارير الفواتير المستحقة وأعمار الديون	تعتمد على المبلغ المتبقي في الفواتير، فتتغير حسب سداد الفاتورة من الرصيد.
قائمة المدفوعات وتقرير الحركات المالية	لا تظهر فيها دفعات الرصيد افتراضيًا؛ لأنها ليست دخولًا جديدًا للأموال. ويمكن عرضها في قائمة المدفوعات بالتصفية بوسيلة الدفع.
رصيد العميل المتاح	ينقص عند السداد من الرصيد، ويزيد عند حذف الدفعة.

أسئلة شائعة

أوقفت الدفع التلقائي والفاتورة ما زالت مدفوعة؟

الإيقاف لا يلغي الدفعات السابقة؛ احذف دفعة رصيد العميل الائتماني من تبويب المدفوعات في الفاتورة كما في إلغاء دفعة تلقائية.

لماذا لا يظهر زر الحذف بجوار الدفعة الآلية؟

لأن الدفع التلقائي ما زال مفعّلًا؛ أوقفه أولًا.

لماذا سُددت فاتورة قديمة وليست الفاتورة الجديدة؟

لأن الدفع التلقائي يسدد الفواتير غير المدفوعة من الأقدم للأحدث.

أين ذهب المبلغ بعد حذف الدفعة؟

عاد رصيدًا متاحًا للعميل، ويظهر في صفحته ويمكن استخدامه لاحقًا.