قواعد إرفاق الملفات في النظام
يتيح لك دفترة إرفاق ملف أو أكثر بمعظم النماذج في النظام — مثل الفواتير، قيود اليومية، العملاء، الموردين، المصروفات، وغيرها — لحفظ نسخة إلكترونية من المستندات المرتبطة بالعملية داخل النموذج نفسه. يشرح هذا الدليل خطوات إرفاق ملف، والصيغ والحجم الأقصى المسموح بهما لكل نوع سجل، وقواعد التحقق المرتبطة بالرفع، والأسئلة الشائعة حول هذه الميزة.
🛈
ملاحظة: الصيغ والحجم الأقصى المسموح بهما للمرفق يختلفان باختلاف نوع النموذج الذي ترفق منه الملف، كما هو موضّح تفصيليًا في جدول «الصيغ والحجم المسموح بهما لكل سجل» أدناه.
كيفية إرفاق ملف
- افتح النموذج المطلوب (فاتورة، قيد يومية، عميل، مورد، مصروف… إلخ) في وضع الإضافة أو التعديل.
- انتقل إلى قسم/تبويب المرفقات أو المستندات داخل الشاشة.
- اضغط على زر إرفاق ملف، ثم اختر الملف من جهازك أو اسحبه وأفلته؛ وفي بعض الشاشات يمكنك أيضًا البحث عن مستند مرفوع مسبقًا في النظام لإرفاقه مباشرة بدل رفع ملف جديد.
- انتظر اكتمال الرفع، ثم احفظ النموذج لتثبيت المرفق.
آلية عمل النظام
يعتمد النظام أكثر من مسار داخلي لرفع الملفات حسب نوع الشاشة، ولهذا لا توجد قاعدة واحدة موحّدة تنطبق على كل الشاشات؛ كل مجموعة من النماذج لها صيغها وحجمها الخاص كما في الجدول التالي. وبصرف النظر عن قاعدة كل شاشة، يخضع كل ملف تُرفعه أيضًا لسقف مساحة التخزين الكلي المرتبط بباقة اشتراكك: فإذا كان إجمالي حجم الملفات المخزَّنة في حسابك سيتجاوز سقف الباقة عند رفع الملف الجديد، يُرفض الرفع حتى لو كان حجم هذا الملف بمفرده أقل من الحد المسموح للشاشة نفسها.
الصيغ والحجم المسموح بهما لكل سجل
| النموذج | الحجم الأقصى | الصيغ المسموحة |
|---|---|---|
| قيود اليومية، المصروفات والإيرادات، طلبات الشراء وطلبات عروض أسعار الموردين، الأصول، التحويلات بين الخزائن، طلبات الصرف/الإضافة المخزنية وحركات وطلبات المخزون، قسائم الرواتب، أذونات الحضور والانصراف، حقل المرفق في العميل والمورد، الطلبات العامة في الموارد البشرية، قوالب البريد الإلكتروني المحلية | 50 ميجابايت | pdf, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg, jpeg, png, gif, zip, txt |
| تبويب المرفقات في فاتورة البيع، تبويب المرفقات في أمر الشراء، عقود الإيجار وأقساط العقد، حجوزات الإيجار، أنواع الوحدات الإيجارية | بدون حد مخصص على مستوى الحقل (يخضع فقط لسقف مساحة تخزين الباقة) | pdf, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg, jpeg, png, gif, zip, txt |
| أوامر الشغل/الإنتاج | بدون حد مخصص على مستوى الحقل (يخضع فقط لسقف مساحة تخزين الباقة) | pdf, xls, xlsx, doc, docx, txt, csv, png, jpeg, jpg, zip، بالإضافة إلى صيغتي kit وbin الخاصتين بملفات التصنيع |
| طلبات الإجازة | 5 ميجابايت | بدون قيد على الصيغة |
| مستندات الموظف (الهوية، جواز السفر، الإقامة، رخصة القيادة، المؤهل، الشهادة الطبية، الصورة الشخصية) | 25 ميجابايت | أي صيغة ملف باستثناء صيغ الملفات التنفيذية/النصية القابلة للتشغيل (مثل exe, msi, com, cmd, js, sh, bat, ps1, php, phtml, phar, dll, jar) وصيغ الأوفيس المفعّلة بالماكرو (docm, xlsm, pptm) |
| مدفوعات فاتورة البيع ومدفوعات أمر الشراء | حسب حد “المرفقات” في باقة الاشتراك (افتراضيًا 10 ميجابايت) | pdf, doc, docx, jpg, png, gif, tif, zip, rar, tar, gz |
| مكتبة المستندات العامة، قوالب البريد الإلكتروني | حسب حد “المستندات” في باقة الاشتراك (افتراضيًا 5 ميجابايت) | pdf, doc, docx, jpg, jpeg, png, gif, zip, rar, ppt, pptx, xlsx, xls, csv, tiff, bmp |
| سجل رسائل البريد المُرسلة | حسب حد “المرفقات” في الباقة (افتراضيًا 10 ميجابايت) | pdf, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg, png, gif, zip |
| صورة المنتج والصورة الشخصية للعميل | 20 ميجابايت | jpg/jpeg, png, gif فقط (صور دون سواها) |
قواعد التحقق من صحة البيانات
فيما يلي أهم الحالات التي قد يرفض فيها النظام رفع المرفق. نص رسالة الخطأ الدقيق يختلف حسب الشاشة ولم يُتحقق منه حرفيًا مقابل الواجهة الفعلية، لذلك يوضّح الجدول السلوك المتوقع بدل اقتباس نص الرسالة:
| الحالة | النتيجة |
|---|---|
| حجم الملف أكبر من الحد المسموح لهذا النموذج | يُرفض الرفع |
| امتداد الملف غير ضمن القائمة المسموحة لهذا النموذج (في النماذج التي تحدد صيغًا معينة) | يُرفض الرفع |
| امتداد الملف ضمن قائمة الصيغ المحظورة أمنيًا (مثل exe, js, php) في تبويب مستندات الموظف | يُرفض الرفع بصرف النظر عن الحجم |
| إجمالي المساحة المخزَّنة في الحساب سيتجاوز سقف باقة الاشتراك عند إضافة هذا الملف | يُرفض الرفع حتى لو كان حجم الملف نفسه ضمن الحد المسموح لهذا النموذج تحديدًا |
ملاحظات هامة
- سقف مساحة التخزين الكلي لباقة الاشتراك يُطبَّق دائمًا بالإضافة إلى قاعدة كل شاشة على حدة، وليس بديلًا عنها.
- لا يوجد تحقق فوري من نوع أو حجم الملف داخل المتصفح في معظم الشاشات الحديثة؛ قد لا يظهر خطأ الصيغة أو الحجم إلا بعد محاولة الرفع فعليًا.
- صورة المنتج والصورة الشخصية للعميل قد تخضعان لمسار رفع قديم موازٍ بقواعد مختلفة عن باقي شاشات النظام، فلا يُعد أي تفاوت في الصيغ المقبولة لهذين الحقلين تحديدًا خطأً.
أسئلة شائعة
- ما الحد الأقصى لحجم مرفق قيد اليومية؟ 50 ميجابايت، بصيغ pdf, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg, jpeg, png, gif, zip, txt.
- هل يوجد حد لحجم مرفقات فاتورة البيع أو أمر الشراء؟ لا يوجد حد مخصص على مستوى الحقل حاليًا لتبويب المستندات في هاتين الشاشتين، ويخضع الرفع فقط لسقف مساحة التخزين الكلي لباقة الاشتراك.
- لماذا رُفض رفع ملف رغم أنه ضمن الحجم المسموح لهذه الشاشة؟ على الأغلب لأن إجمالي مساحة التخزين المستخدمة في حسابك تجاوز سقف باقتك، وهو قيد منفصل يُطبَّق بجانب حد كل شاشة على حدة.
- هل يمكن رفع أي نوع ملف في تبويب مستندات الموظف؟ نعم تقريبًا، فيما عدا صيغ الملفات التنفيذية أو النصية القابلة للتشغيل (مثل exe، js، php) وملفات الأوفيس المفعّلة بالماكرو، وبحد أقصى 25 ميجابايت.