أثر المستخلص على الفوترة

توضح هذه المقالة ما يحدث عند تحويل مستخلص بحالة “معتمَد” إلى حالة “مفوتَر”، وكيف يُنشأ دفترة فاتورة مبيعات تلقائيًا بناءً على بيانات المستخلص، بما في ذلك احتساب خصم ضمان الأعمال وتوزيع الدفعة المقدمة عليها.

قبل البدء تأكد من التالي:

• يتطلب تحويل حالة المستخلص إلى “مفوتَر” صلاحية “فوترة المستخلصات“، بالإضافة إلى إحدى صلاحيات إضافة الفواتير التالية: “إضافة فواتير لكل العملاء“، “إضافة فواتير جديدة للعملاء الخاصة به“، “إضافة فواتير كمسودة لكل العملاء“، أو “إضافة فواتير كمسودة للعملاء الخاصة به“. بدون هذه الصلاحيات، يختفي زر تحويل الحالة إلى “مفوتَر”.

الخطوات

• من القائمة الرئيسية، اضغط على “المقاولات“.
• اختر “المشاريع“.
• اضغط على زر “الإجراءات” بجوار المشروع المطلوب والذي يحتوي مستخلصًا معتمَدًا.
• اختر “عرض“.
• اضغط على تبويب “المستخلصات“.
• اضغط على زر “الإجراءات” للمستخلص المطلوب (يجب أن تكون حالته “معتمَد“).
• اختر “عرض“.
• من أعلى يسار الشاشة، اضغط على “فوترة” لتغيّر حالة المستخلص إلى “مفوتَر“، وستظهر رسالة للتأكيد، اضغط “نعم“.
  • عند هذه الخطوة، يُنشئ دفترة فاتورة مبيعات ببيانات المستخلص، وينقلك مباشرة إلى شاشة إنشائها.

• راجع الفاتورة، واضغط على “حفظ“.

بعد حفظ الفاتورة فعليًا، تتحول حالة المستخلص إلى “مفوتَر” نهائيًا.

آلية عمل النظام

إعداد حسابات خصم ضمان الأعمال

عند أول عملية فوترة لمستخلص، يُضاف حساب رئيسي باسم “خصم ضمان أعمال عملاء” ضمن الحسابات العامة ← دليل الحسابات ← الأصول ← الأصول المتداولة ← المدينون، وتحته حساب فرعي خاص بكل عميل باسم “خصم ضمان أعمال عملاء (اسم العميل)“، يُنشأ تلقائيًا عند تحويل أول مستخلص لهذا العميل إلى حالة “مفوتَر“. إذا تغيّر اسم العميل لاحقًا، ينعكس التغيير تلقائيًا على اسم هذا الحساب. هذه الحسابات من نوع “مدين“.

يظهر قسم “توجيه خصم ضمان الأعمال” ضمن إعدادات توجيه الحسابات في وحدة الحسابات العامة، بخيارين لنوع التوجيه: “تعيين تلقائي” (الافتراضي، يستخدم حساب ضمان الأعمال الخاص بالعميل تلقائيًا في كل فاتورة)، أو “تعيين لكل منها” (يتيح تحديد الحساب يدويًا لكل فاتورة على حدة).

الحقول المضافة على الفاتورة

إذا كان نوع التوجيه “تعيين تلقائي“، يُضاف حقل “خصم ضمان الأعمال” فقط ضمن تبويب الخصومات والتسويات بالفاتورة. أما إذا كان “تعيين لكل منها“، يُضاف حقلان: “خصم ضمان الأعمال” (معبّأ مسبقًا بقيمة إجمالي ضمان الأعمال من المستخلص المرتبط)، و”الحساب” (إلزامي، قائمة منسدلة مشابهة لقائمة حسابات التسويات، وقيمته الافتراضية حساب ضمان أعمال العميل). تظهر هذه الحقول في فواتير المبيعات، مرتجعات المبيعات، وإشعارات الدائن والمدين.

إذا أُنشئ إشعار دائن أو مدين أو مرتجع على فاتورة تتضمن خصم ضمان أعمال، تنعكس قيمة الضمان في ذلك الإشعار أو المرتجع، وفي القيد المحاسبي المرتبط به، بنفس طريقة انعكاس التسويات الموجّهة إلى حساب.

إنشاء الفاتورة

تحمل الفاتورة الناتجة نفس عميل العقد المرتبط بالمستخلص (لا يمكن تغييره)، ونفس عملة العقد (لا يمكن تغييرها أيضًا). تتضمن بنود الفاتورة بنود الأعمال المدرجة في المستخلص، بسعر الوحدة والكمية “الجديدة” والضرائب المطبَّقة عليها (إن وُجدت). يشمل ملخص الفاتورة قيمة مسترد الدفعة المقدمة وصافي المستحق، وتُضاف قيمة خصم ضمان الأعمال إلى حقل الضمان مع حساب الضمان الخاص بالعميل في حقل الحساب.

بعد حفظ الفاتورة، يظهر رقم الفاتورة كرابط قابل للضغط في رأس شاشة عرض المستخلص. تظهر الفاتورة الناتجة أيضًا ضمن المبيعات ← إدارة الفواتير، وضمن تبويب الفواتير في شاشة عرض المشروع المرتبط بالمستخلص.

توزيع الدفعة المقدمة

إذا كان للمستخلص قيمة مسترد دفعة مقدمة، وكان العقد مرتبطًا بفواتير دفعات مقدمة برصيد غير مسدَّد يغطي قيمة هذا المسترد، يُوزَّع مبلغ الاسترداد تلقائيًا على فاتورة الدفعة المقدمة عند إنشاء الفاتورة الجديدة. إذا كان هناك أكثر من دفعة مقدمة مرتبطة بالعقد، يُخصَم المبلغ من أول دفعة مقدمة يكفي رصيدها غير المسدَّد لتغطية قيمة الاسترداد. إذا لم تتوفر دفعة مقدمة كافية، لا تُربَط الفاتورة بأي دفعة مقدمة.

قواعد التحقق

• بعد إنشاء الفاتورة من المستخلص، لا يمكن تعديل بنودها إطلاقًا بما في ذلك (الكمية، وسعر الوحدة، والضرائب، والصنف نفسه)، ولا يمكن إضافة بنود جديدة إليها أو حذف بنود منها.
• يمكنك فقط اختيار مركز التكلفة، مندوب المبيعات، وإضافة تسويات أو خصومات على الفاتورة؛ تُحتسَب هذه التسويات والخصومات بعد خصم ضمان الأعمال، ولا تؤثر على قيمته.
• لا يمكن تعديل قيمة خصم ضمان الأعمال نفسها على الفاتورة؛ يمكن فقط تعديل حساب الضمان (وذلك حصرًا عند اختيار نوع التوجيه “تعيين لكل منها”).
• تظهر قيمة خصم ضمان الأعمال ضمن ملخص النسخة القابلة للطباعة من الفاتورة.