إنشاء أمر حجز يدوي
تتيح لك دفترة إنشاء أمر حجز يدوي لحجز وحدة إيجار لعميل محدد في فترة زمنية معينة، مع إمكانية توليد الفاتورة تلقائياً عند الحفظ.
- ملحوظة: قبل البدء تأكد من تفعيل تطبيق الإيجارات والوحدات لديك في الحساب.
خطوات إنشاء أمر حجز يدوي
- من القائمة الرئيسية اضغط على إدارة الإيجارات والوحدات.
- اضغط على أوامر الحجز.
- اضغط على السهم بجانب زر إضافة أمر الحجز واختر أضف أمر حجز يدوي.
- ادخل بيانات أمر الحجز كما يلي:
- رقم أمر الحجز: يُولَّد تلقائياً ويمكن تعديله. (إلزامي)
- إنشاء فاتورة تلقائية: فعّل هذا الخيار إذا أردت توليد الفاتورة تلقائياً عند الحفظ. الافتراضي: مفعّل.
- الوحدة: اختر الوحدة من القائمة. تظهر فقط الوحدات النشطة المرتبطة بأنواع وحدات نشطة. تظهر القائمة بصيغة (اسم نوع الوحدة + اسم الوحدة). (إلزامي)
- العميل: اختر العميل من القائمة. يمكن البحث بالاسم أو الكود أو البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف. تظهر القائمة بصيغة (صورة العميل + الاسم + الكود). (إلزامي)
- تاريخ ووقت البدء: أدخل تاريخ بدء الحجز. الافتراضي: تاريخ اليوم. (إلزامي)
- إذا كانت طريقة تسعير الوحدة أيام فقط، يُملأ وقت البدء تلقائياً بوقت الحضور المحدد في نوع الوحدة.
- إذا كانت طريقة التسعير ساعات أو أيام وساعات، يظهر الوقت كقائمة منسدلة بالفترات الزمنية المحددة في نوع الوحدة ومضاعفاتها.
- تاريخ ووقت الانتهاء: أدخل تاريخ انتهاء الحجز. (إلزامي)
- إذا كانت طريقة تسعير الوحدة أيام فقط، يُملأ وقت الانتهاء تلقائياً بوقت المغادرة المحدد في نوع الوحدة.
- إذا كانت طريقة التسعير ساعات أو أيام وساعات، يظهر الوقت كقائمة منسدلة بالفترات الزمنية المحددة في نوع الوحدة ومضاعفاتها.
- العملة: اختر العملة من القائمة. الافتراضي: عملة النظام. (إلزامي)
- الوسوم: أضف وسوماً لأمر الحجز. يمكن إنشاء وسوم جديدة أثناء الإنشاء. (اختياري)
- ملاحظات: أدخل أي ملاحظات على أمر الحجز. (اختياري)
- المرفقات: أرفق الملفات المطلوبة. الصيغ المدعومة: pdf, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg, png, gif, zip, jpeg. الحد الأقصى: 5 ميجابايت لكل ملف. (اختياري)
- الحقول الإضافية: أدخل قيم الحقول المخصصة إن وجدت. (حسب الإعداد)
اضغط حفظ لإتمام الإنشاء، أو اضغط إلغاء للعودة دون حفظ.
آلية عمل النظام عند الحفظ
- يُنشأ أمر الحجز بالحالة الأولية المحددة في إعدادات حالات أوامر الحجز.
- إذا كان تاريخ البدء والانتهاء يتداخل مع التاريخ والوقت الحاليين تتغير حالة وحدة الإيجار تلقائياً إلى محجوز.
- إذا كان خيار إنشاء فاتورة تلقائية مفعّلاً تُولَّد الفاتورة تلقائياً وفق قاعدة التسعير المرتبطة بنوع الوحدة مع مراعاة الأسعار الموسمية إن وجدت.
- يعود النظام تلقائياً إلى صفحة عرض أمر الحجز الجديد.
- تُسجَّل عملية الإنشاء في سجل النشاط العام وفي سجل نشاط أمر الحجز.
قواعد التحقق
- جميع الحقول الإلزامية يجب تعبئتها قبل الحفظ. في حال ترك أي حقل إلزامي فارغاً تظهر رسالة: “هذا الحقل إلزامي ولا يمكن أن يكون فارغاً”.
- تاريخ ووقت الانتهاء يجب أن يكون أكبر من تاريخ ووقت البدء. في حال المخالفة تظهر رسالة: “يجب أن يكون تاريخ ووقت الانتهاء أكبر من تاريخ ووقت بدء أمر الحجز”.
- إذا تداخل تاريخ البدء أو الانتهاء مع حجز آخر لنفس الوحدة تظهر رسالة تنبيه مع رقم أمر الحجز المتداخل كرابط للانتقال إلى صفحة عرضه. لا يُطبَّق هذا التحقق إذا كان أمر الحجز المتداخل بحالة مدرجة ضمن الحالات التي تكون فيها الحجوزات مسموحة في الإعدادات.
- إذا كانت طريقة التسعير ساعات أو أيام وساعات، يجب أن تكون مدة الحجز أكبر من أو تساوي الحد الأدنى للساعات المحدد في نوع الوحدة. في حال المخالفة تظهر رسالة: “يجب أن يكون الحد الأدنى لساعات أمر الحجز أكبر من أو يساوي (القيمة المحددة) ساعة”.
- إذا لم يكن هناك أي نوع وحدة نشط في النظام تظهر رسالة: “يجب إضافة نوع وحدة أولاً”.