تحديد الفاتورة كمُسلَّمة عند إنشائها وتحديد تاريخ التسليم

يتيح لك دفترة تحديد الفاتورة كمُسلَّمة للعميل لحظة إنشائها، مع تحديد تاريخ التسليم الفعلي، فتُسجَّل حركة خروج المنتجات من المخزون بتاريخ التسليم ووقته بدلًا من تاريخ إنشاء الفاتورة. ويمكنك أيضًا حفظ الفاتورة دون تسليم، ثم تحديدها كمُسلَّمة لاحقًا لكل البنود دفعة واحدة، أو بندًا بندًا عند تسليم المنتجات فعليًا. يشرح هذا الدليل ضبط الإعداد الافتراضي، وخطوات تحديد الفاتورة كمُسلَّمة عند إنشائها أو بعد حفظها، وكيفية إلغاء التسليم، وأثر كل حالة على المخزون.

قبل البدء

• عطّل إعداد الأذون المخزنية لفواتير المبيعات من إعدادات المخزون و المنتجات.
• لتغيير الإعداد الافتراضي للتسليم تحتاج إلى صلاحية تعديل الإعدادات العامة، وتُضبط من إدارة أدوار الموظفين.
• لإنشاء الفاتورة تحتاج إلى صلاحية إضافة فواتير لكل العملاء أو إضافة فواتير للعملاء الخاصة به. راجع دليل إنشاء فاتورة مبيعات لشرح باقي حقول الفاتورة.

ضبط الإعداد الافتراضي للتسليم

يحدد هذا الإعداد هل يظهر مربع تأكيد التسليم محددًا أم غير محدد عند إنشاء أي فاتورة بيع جديدة.

1. افتح إعدادات المبيعات.
2. انتقل إلى قسم قيود توفر وصلاحية المخزون.
3. فعّل أو عطّل اعتبار فواتير المبيعات مُسلَّمة تلقائيًا.
4. اضغط حفظ.

الإعداد يحدد القيمة الافتراضية فقط؛ يمكنك تغيير اختيار المربع في كل فاتورة على حدة.

خطوات تحديد الفاتورة كمُسلَّمة عند إنشائها

1.  افتح المبيعات من القائمة الجانبية، ثم اضغط إنشاء فاتورة.
2. أدخل بيانات الفاتورة والعميل والبنود كالمعتاد.
3. أسفل حقل بنود الفاتورة وأعلى حقل الملاحظات والشروط، انقر على تبويب التسليم.
4. تأكد من تفعيل مربع تأكيد التسليم.
5. في حقل تاريخ التسليم الذي يظهر عند تفعيل المربع، اترك التاريخ والوقت الحاليين، أو غيّرهما إلى تاريخ التسليم ووقته الفعليين.
6. احفظ الفاتورة.

بعد الحفظ، يسجّل النظام حركات خروج المخزون لكل بنود المنتجات بتاريخ التسليم المحدد، وتظهر الفاتورة بحالة سُلَّم باللون الأخضر بجانب حالة الدفع.

حفظ الفاتورة دون تسليم

إذا لم تسلّم المنتجات بعد، ألغِ تفعيل مربع تأكيد التسليم قبل الحفظ، فيختفي حقل تاريخ التسليم. عند الحفظ:

• لا تُسجَّل أي حركة خروج من المخزون، فيبقى رصيد المنتجات كما هو حتى التسليم.
• تظهر الفاتورة بحالة لم يُسلَّم باللون الأحمر بجانب حالة الدفع.

آلية عمل النظام

• عند حفظ الفاتورة مع تحديد تأكيد التسليم، تُسجَّل حركات خروج المخزون لكل بنود المنتجات بقيمة حقل تاريخ التسليم، وليس بتاريخ الفاتورة أو وقت الحفظ.
• عند الحفظ دون تفعيل المربع، لا تُسجَّل أي حركة مخزون، وتُحفظ الفاتورة بحالة لم يُسلم.
• حالة التسليم مستقلة عن حالة الدفع، وتظهر بجانبها في الفاتورة: سُلم باللون الأخضر، أو لم يُسلَّم باللون الأحمر.
• يمكنك تعديل الفاتورة أيًا كانت حالة تسليمها، مُسلَّمة أو غير مُسلَّمة.
• يمكنك إنشاء فاتورة مرتجعة أو إشعار دائن للفاتورة أيًا كانت حالة تسليمها.

ملاحظات هامة

• عند تفعيل الأذون المخزنية لفواتير المبيعات تختفي كل خيارات التسليم من الفاتورة، ولا يتغير مسار الأذون المخزنية.
• الفاتورة غير المُسلَّمة لا تخصم المنتجات من المخزون؛ يظهر رصيدها متاحًا حتى تسجيل التسليم.

أسئلة شائعة

• لماذا لا يظهر مربع “تأكيد التسليم” في الفاتورة؟ لأن إعداد الأذون المخزنية لفواتير المبيعات مفعّل؛ عطّله من إعدادات المخزون والمنتجات لتظهر خيارات التسليم.
• لماذا يظهر مربع “تأكيد التسليم” محددًا تلقائيًا؟ لأن إعداد “اعتبار فواتير المبيعات مُسلَّمة تلقائيًا” مفعّل. يمكنك إلغاء تحديد المربع في الفاتورة، أو تعطيل الإعداد من إعدادات المبيعات.
• ما الفرق بين تاريخ الفاتورة وتاريخ التسليم؟ تاريخ الفاتورة هو تاريخ إصدارها، أما تاريخ التسليم فهو التاريخ الذي تُسجَّل به حركة خروج المنتجات من المخزون. يمكن أن يختلفا، مثل تسليم المنتجات قبل إصدار الفاتورة بيومين.
• لماذا لا أستطيع تغيير الإعداد الافتراضي للتسليم؟ لأن دورك الوظيفي لا يملك صلاحية “تعديل الإعدادات العامة”؛ تواصل مع صاحب الحساب.
• لماذا لم يُخصم المخزون بعد حفظ الفاتورة؟ لأن الفاتورة حُفظت دون تفعيل مربع “تأكيد التسليم”، فحالتها غير مُسلَّم. حددها كمُسلَّمة من أعلى الفاتورة أو من تبويب المخزون.
• هل يمكنني تعديل فاتورة مُسلَّمة أو إنشاء مرتجع لها؟ نعم، التعديل وإنشاء فاتورة مرتجعة أو إشعار دائن متاحة أيًا كانت حالة التسليم.