إضافة خصم على الفاتورة بعد حفظها عن طريق الإشعار الدائن

كثيرًا ما نحتاج إلى أن نقوم بعمل خصم على الفاتورة بعد حفظها، ولكن لا نستطيع تعديل الفاتورة بعد إصدارها وذلك استجابةً لتعليمات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك التي أقرت بعدم السماح بالتعديل على فواتير تم إصدارها.

ومع ذلك، فهناك طريقة يمكن اتباعها لإضافة خصم على الفاتورة بعد حفظها دون الحاجة إلى تعديل الفاتورة، لتنفيذ هذه الطريقة برجاء اتباع الخطوات التالية:

أولاً: إضافة خدمة جديدة

نقوم بإضافة خدمة جديدة ونجعل المسمى الخاص بها “خصم” وتوجيه حساب المبيعات الخاص بها إلى حساب “الخصم المسموح به” وذلك من خلال الخطوات التالية:

• ضبط التوجيه المحاسبي “لحساب مبيعات المنتج” وذلك باتباع الآتي:
  • من القائمة الرئيسية اضغط على “الحسابات العامة”.
  •  اضغط علي “إعدادات الحسابات العامة”.
  • اضغط علي “توجيه الحسابات”.
  • اضغط على توجيه حسابات “المبيعات“ من القائمة المتواجدة على اليمين.
  • حدد “نوع التوجيه” الخاص بـ “حساب مبيعات المنتج” واختر “تعيين لكل منها“.
  • اضغط على زر “حفظ”.
    
• إضافة “خدمة جديدة” وتوجيه حساب المبيعات الخاص بها وذلك باتباع الآتي:
  • من القائمة الرئيسية اضغط على “المخزون”.
  • اضغط على “المنتجات والخدمات”.
  • اضغط على “أضف خدمة”.
  • قُم بكتابة كلمة “خصم” في خانة الاسم الخاص بالخدمة أو أي مسمى آخر مناسب لكم له نفس الدلالة.
  • حدد “حساب مبيعات المنتج” داخل ملف الخدمة وقم بتعيين الحساب الفرعي “خصم مسموح به”.
  • اضغط على “حفظ”.

 

ملحوظة هامة:

قبل اتباع الخطوة التالية بنبغي أن نتنبه إلى خيار “دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للعميل” الموجود في “إعدادات المبيعات” > “إعدادات الفواتير وعروض الاسعار“. لماذا؟

إذا كان هذا الخيار مُفعلًا سيقوم النظام بسداد أي فاتورة على العميل غير مدفوعة أو مدفوعة جزئيًا بشكل آلي عندما يُضاف رصيد لحساب العميل. ونحن سنقوم بإنشاء إشعار دائن في الخطوة التالية وسيَنتُج عن ذلك رصيد في حساب العميل بقيمة الخصم.

فإذا كان لدى العميل فواتير أُخرى سابقة غير مدفوعة سيقوم النظام بسحب الرصيد الذي تمت إضافته لسداد هذه الفواتير، ونحن نريد أن نقوم بإضافة هذا الرصيد على فاتورة محددة. فلذلك ننصح بإلغاء تفعيل هذا الخيار إذا كان مُفعلًا حتى نُتِم هذه العميلة بشكل صحيح. ويُمكنكم إعادة تفعيله مرة أُخرى بعد الانتهاء من كل الخطوات المذكورة إذا رغبتم في ذلك.

ثانيًا: إنشاء إشعار دائن

يتم إضافة إشعار دائن بقيمة الخصم فقط وذلك كما يلي:

• اضغط على “المبيعات” من القائمة الرئيسية.
• اضغط على “الإشعارات الدائنة”.
• اضغط على زر “إنشاء إشعار دائن”.
• من داخل الاشعار الدائن اتَبِع الخطوات التالية:
  • حدد العميل في خانة “العميل” من قائمة العملاء المسجلين (العميل المراد إضافة خصم له).
  • في حقل “البند” حدد الخدمة “خصم” التي تمت إضافتها في الخطوات السابقة.
  • ثم قُم بإضافة قيمة الخصم المراد إضافته في خانة سعر الوحدة.
  • ثم إضافة رقم (1) في خانة الكمية وذلك كما هو موضح بالأسفل.
  • قُم بحفظ الإشعار الدائن بعد اتباع الخطوات السابقة.

ملحوظة هامة:

سينتُج عن هذا الإشعار الدائن رصيد دائن للعميل سنقوم بإضافته كخصم على الفاتورة. ولكي نقوم بهذه العملية بطريقة صحيحة يُفضل أن تكون حالة  الفاتورة “غير مدفوعة” قبل البدء بتنفيذ الخطوات التالية، أما إذا كانت الفاتورة المراد إضافة خصم عليها حالتها “مدفوعة” بالكامل (وهذا يعنى أنه قد تم تحصيل قيمة الفاتورة بالكامل مشتملة الخصم) ففي هذه الحالة يمكننا حذف عملية الدفع من الفاتورة حتى نقوم بتحصيل المبلغ الصحيح بعد إتمام هذه الطريقة، ولحذف عملية الدفع من على الفاتورة برجاء اتباع الآتي:

1. من القائمة الرئيسية اضغط على “المبيعات”.
2. اختر من القائمة “إدارة الفواتير”.
3. اضغط على الفاتورة المطلوب حذف المدفوعات منها.
4. في شاشة عرض الفاتورة اضغط على تبويب “مدفوعات”.
5. اضغط على زر الخصائص “…” بجانب عملية الدفع واختر من القائمة “حذف”.
6. اضغط زر “نعم” عند ظهور رسالة التأكيد.

• يتم حذف المدفوعات على الفاتورة وتعود إلى حالة غير مدفوعة.
• في حال كان للفاتورة أكثر من عملية دفع تتحول الفاتورة إلى مدفوعة جزئيًا حتى يتم حذف جميع المدفوعات المسجلة بها.
• والآن أصبحت حالة الفاتورة “غير مدفوعة” إذا تم حذف كل عمليات الدفع من عليها ونستطيع متابعة إتمام الخطوات التالية.

ثالثاً: توزيع الرصيد الناتج من الاشعار الدائن على الفاتورة لإحتساب الخصم

يتم توزيع الرصيد الناتج من الإشعار الدائن على الفاتورة داخل حساب العميل لاحتساب الخصم:

1. اضغط على “إدارة العملاء” من القائمة الرئيسية.
2. اضغط على “العملاء”.
3. اضغط على ملف العميل المطلوب.
4. تستعرض لك الشاشة كافة التفاصيل عن العميل موضحة “رصيد دائن خاص بالعميل أعلى الشاشة”.
5. انقر فوق الرابط “توزيع” الموجود بجوار الرصيد الدائن الخاص بالعميل.
6. اختر الفاتورة المراد إضافة الخصم عليها من ضمن الفواتير الواجب دفعها.
7. قُم بإدخال قيمة الخصم في خانة “مبلغ التوزيع” مع مراعاة أن يكون مُطابقًا للرصيد الذي نقوم بتوزيعه (الناتج من الإشعار الدائن).
8. اضغط على “حفظ” كما هو مُوضح بالأسفل.

 

وبعد اتباع هذه الخطوات إذا توجهنا إلى الفاتورة فسنجد أن حالتها أصبحت “مدفوعة جزئيًا“ بقيمة الخصم. ولذلك نستطيع في هذه الحالة أن نقوم “بإضافة عملية دفع” على الفاتورة بالمبلغ الصافي دون الخصم حتى تُصبح حالة الفاتورة “مدفوعة“. وبذلك نكون قد عالجنا الأمر محاسبيًا ومن ثم كشف حساب العميل وتم تحصيل الإيراد المُراد تحصيله فقط دون زيادة.