دليل شامل لرفع الملفات بالذكاء الاصطناعي

بدلًا من إدخال بيانات فواتيرك ومستنداتك يدويًا حقلًا حقلًا، تتيح لك دفترة رفع المستند الممسوح ضوئيًا ليتولى الذكاء الاصطناعي استخراج بياناته: البنود والكميات والأسعار، العميل أو المورد، الضرائب والتواريخ — ثم يعبئ نموذج المعاملة بالكامل لتراجعه وتحفظه في دقائق. يغطي هذا الدليل نطاق العمل الكامل من الرفع إلى الحفظ، والفروقات بين أنواع النماذج السبعة المدعومة.

قبل البدء

• تتطلب الخاصية رصيدًا كافيًا من العملات الذكية (AIC)، ويظهر رصيدك في شاشة الرفع.
• الوصول للخاصية بنفس صلاحية إنشاء النموذج المعني؛ فمن يملك صلاحية إنشاء فاتورة مبيعات يمكنه رفع فواتير المبيعات بالذكاء الاصطناعي، وهكذا.
• لدقة أفضل في المطابقة، تأكد من تسجيل عملائك ومورديك ومنتجاتك وضرائبك بالحساب مسبقًا.
• رفع أمر الشراء يتطلب تفعيل تطبيق دورة المشتريات بالحساب.

يدعم الرفع بالذكاء الاصطناعي سبعة أنواع من المستندات تغطي دورتي المبيعات والمشتريات:

• المبيعات: فاتورة المبيعات، أمر البيع، عرض السعر، الإشعار الدائن.
• المشتريات: فاتورة الشراء، أمر الشراء، عرض سعر المشتريات، الإشعار المدين.

نطاق العمل واحد لجميع الأنواع — من قائمة كل نوع إلى نموذجه المعبأ — ويختلف فقط النموذج النهائي والحقول التي يحاول الذكاء الاصطناعي اكتشافها.

1. توجه إلى قائمة نوع المستند المطلوب — مثل: “المبيعات” ← “إدارة الفواتير” لفاتورة مبيعات، أو “المشتريات” ← “أوامر الشراء” لأمر شراء.
2. اضغط على خيار الرفع بالذكاء الاصطناعي أعلى القائمة؛ يظهر رصيدك من العملات الذكية في الشاشة.
3. ارفع المستند الممسوح ضوئيًا وابدأ المعالجة.

ملحوظة: يتيح النظام حتى 5 جلسات معالجة نشطة لكل نوع مستند بشكل مستقل؛ فجلسات فواتير المبيعات لا تُحتسب ضمن جلسات أوامر البيع. عند بلوغ الحد أكمل أو أغلق إحدى الجلسات المفتوحة أولًا.

يستخرج الذكاء الاصطناعي بيانات المستند ويطابقها مع بيانات حسابك:

• البنود: يطابق كل بند مع منتجاتك وخدماتك المسجلة.

• العميل أو المورد: يطابق اسم الطرف مع سجلات العملاء (مستندات المبيعات) أو الموردين (مستندات المشتريات).

• الضرائب: يتعرف على الضرائب المطبقة ويطابقها مع ضرائب حسابك.

وعند الحاجة تتدخل يدويًا دون مغادرة الشاشة:

• اختيار العميل أو المورد يدويًا إذا لم يتعرف عليه الذكاء الاصطناعي أو طابقه بشكل غير صحيح.
• إضافة منتج جديد يدويًا إذا احتوى المستند بندًا غير مسجل بحسابك.
• تعديل الضريبة المطابقة لأي بند.

ينتقل بك النظام إلى نموذج المعاملة معبأً مسبقًا بالبيانات المستخرجة. راجع جميع الحقول، وعدّل ما يلزم، وأكمل الحقول المتروكة للإدخال اليدوي، ثم اضغط على “حفظ” — تُنشأ المعاملة كأي معاملة عادية بالنظام، وتخضع لنفس قواعد الترقيم والقيود المحاسبية والضرائب والتقارير.

ملحوظة: الحفظ لا يتم إلا بعد مراجعتك واعتمادك أنت — فالذكاء الاصطناعي يعبئ، والقرار النهائي قرارك. راجع دائمًا مطابقة العميل والبنود والقيم قبل الحفظ.

في جميع الأنواع يحاول الذكاء الاصطناعي تعبئة: العميل أو المورد، وجدول البنود كاملًا (البند، الوصف، سعر الوحدة، الكمية، الخصم، ضريبة 1 وضريبة 2)، ونسبة الخصم. وتختلف الحقول الإضافية بحسب النوع:

• فاتورة المبيعات: يكتشف رقم الفاتورة وتاريخها وتاريخ الإصدار، شروط الدفع، ومركز التكلفة على مستوى الفاتورة وكل بند، والحقول المخصصة. ويترك عمدًا للإدخال اليدوي: نقاط الولاء، وقسمي “مدفوع بالفعل” و”الدفعات المقدمة”.
• أمر البيع: نفس نطاق عمل فاتورة المبيعات مع نموذج أمر البيع.
• عرض السعر: يكتشف رقم العرض وتاريخه، ولا يتضمن النموذج قسم “مدفوع بالفعل”. وإعداد “تطبيق العروض على عروض الأسعار” يسري تلقائيًا على العروض المُنشأة بالذكاء الاصطناعي كاليدوية.
• الإشعار الدائن: يكتشف تاريخ الإشعار وتاريخ الإصدار، ومركز التكلفة على مستوى البنود، والحقول المخصصة. والإشعار مستقل — دون ربط بالفاتورة الأصلية.
• أمر الشراء وعرض سعر المشتريات: يكتشف التاريخ وحقل “صالح حتى (أيام)” والحقول المخصصة المعرفة بالحساب — ولا يتضمن النموذجان مركز تكلفة أو أقسام سداد.
• الإشعار المدين: يكتشف تاريخ الإشعار ومركز التكلفة على مستوى الرأس والبنود والحقول المخصصة، ولا يتضمن حقل “صالح حتى”.

ملحوظة: الحقول المخصصة غير المكتشفة في المستند تُترك فارغة دون رسائل خطأ — أكملها يدويًا إن كانت مطلوبة. كما تُستثنى الحقول المخصصة الفورية (المضافة بزر ➕ داخل نماذج المشتريات) من التعبئة؛ لأن مسمياتها حرة تختلف من مستند لآخر.

• تُخصم العملات الذكية عند اكتمال المعالجة، بنفس معدل الخصم لجميع أنواع المستندات.
• لمتابعة الاستهلاك: من قائمة “التقارير” اضغط على “تقرير استهلاك العملات الذكية”؛ يعرض كل عمليات الاستهلاك مصنفةً بنوع المستند.
• تظهر المعاملات المُنشأة بالذكاء الاصطناعي بعلامة مميزة في قائمة نوعها بعد الحفظ.