إعدادات الفواتير
تتحكم صفحة إعدادات الفواتير في طريقة إنشاء فواتير المبيعات وعرضها: الترقيم، والخصومات، والتسعير، والدفع، والأصناف المسموح ببيعها، والضرائب الافتراضية. يشرح هذا المقال كل إعداد في الصفحة وما يحدث عند تفعيله.
🛈
ملاحظة: تحتاج إلى صلاحية تعديل الإعدادات العامه. بدونها يعرض النظام رسالة غير مسموح لك بدخول هذه الصفحة. تُحفظ الإعدادات لكل فرع على حدة إذا كان تطبيق الفروع مفعّلًا.
محتويات المقال
طريقة الوصول
- الرابط المباشر: إعدادات الفواتير
- من القائمة: اضغط على المبيعات، ثم إعدادات المبيعات، ثم اضغط على بطاقة إعدادات الفواتير.
الخطوات: تعديل إعدادات الفواتير
- افتح إعدادات الفواتير.
- عدّل الإعدادات المطلوبة في الأقسام: إصدار الفاتورة، التسعير والخصومات، الدفع والائتمان، قيود توفر وصلاحية المخزون، القيود المحاسبية، الضريبة الافتراضية.
- اضغط على حفظ. تظهر رسالة تم تحديث الإعدادات. للخروج دون حفظ، اضغط على تجاهل.
شرح الحقول والأقسام
إصدار الفاتورة
| الحقل | الوصف | إلزامي | يظهر عند |
|---|---|---|---|
| الرقم التسلسلي للفاتورة التالية | الرقم الذي يعطيه النظام للفاتورة التالية. لتغيير طريقة الترقيم اضغط على إعدادات الترقيم المتسلسل. | لا | دائمًا |
| تعديل رقم الفاتورة يدوياً | مسموح: يستطيع المستخدم كتابة رقم الفاتورة أو تغييره أثناء الإنشاء. | لا | دائمًا |
| طريقة الفوترة | طباعة فقط أو إرسال عبر البريد الإلكتروني فقط أو طباعة وإرسال عبر البريد الإلكتروني معًا. تحدد طريقة إصدار الفواتير وإرسالها. | لا | دائمًا |
| قوالب الفواتير الجاهزة | القالب الذي تبدأ منه الفاتورة الجديدة افتراضيًا. | لا | عند وجود أكثر من قالب فاتورة جاهز |
| الإدخال الحر و تعديل بيانات الأصناف في الفاتورة | مسموح: يستطيع المستخدم تعديل بيانات البنود أو إضافة بنود غير مسجّلة. لتحديد من يستطيع ذلك استخدم الأدوار الوظيفية. | لا | دائمًا |
| عرض الحد الأدنى للسعر وآخر سعر بيع لكل صنف | إخفاء الحد الأدنى وآخر سعر بيع، أو عرض الحد الأدنى وآخر سعر بيع مسجّل لأي عميل، أو عرض الحد الأدنى والسعر السابق حسب العميل المحدد. القيم مرجعية ولا تظهر للعميل. | لا | دائمًا |
| نسخ الملاحظات/الشروط عند تحويل عرض سعر أو أمر بيع إلى فاتورة | ينقل الملاحظات والشروط من عرض السعر أو أمر البيع إلى الفاتورة عند التحويل. | لا | دائمًا |
| معاينة الفاتورة قبل الحفظ | يتيح معاينة النسخة القابلة للطباعة قبل الحفظ. | لا | دائمًا |
| حالات الفاتورة المخصصة | يتيح تعيين حالات مخصصة للفواتير، مثل قيد التسليم. لإضافة الحالات اضغط على إدارة الحالات المخصصة. | لا | عند تفعيل تطبيق المتابعة |
| تبويب الربح في الفاتورة (لا يظهر للعملاء) | يعرض تبويب الربح في صفحة الفاتورة للمستخدمين المصرّح لهم. يُحسب الربح من متوسط تكلفة المنتج في فواتير الشراء. | لا | دائمًا |
| عرض الأصفار في الأرقام العشرية | عرض الأصفار دائمًا (مثل 10.00)، أو إخفاء الأصفار دائمًا (مثل 10)، أو تلقائي (حسب القيمة). | لا | دائمًا |
| معامل تحويل العملات | عرض: يظهر حقل سعر التحويل ويمكن تعديله يدويًا. اخفاء: يطبّق النظام أسعار التحويل التلقائية. | لا | دائمًا |
| إرسال الفواتير عبر وسائل التواصل الاجتماعي | يتيح مشاركة الفواتير عبر وسائل التواصل. لاختيار المنصات اضغط على إدارة منصات التواصل الاجتماعي المفعّلة. | لا | دائمًا |
| الدفعات المقدمة | يتيح إنشاء دفعة مقدمة للعميل وربطها لاحقًا بفاتورة لنفس العميل. | لا | عند تفعيل الفاتورة الإلكترونية، أو عند وجود دفعات مقدمة مسجّلة |
التسعير والخصومات
| الحقل | الوصف | إلزامي | يظهر عند |
|---|---|---|---|
| طريقة تطبيق الخصومات | خصم على إجمالي الفاتورة فقط، أو خصم لكل بند منفرداً، أو خصم على إجمالي الفاتورة ولكل بند معًا (الافتراضي). يحدد مكان إدخال الخصم في الفواتير وعروض الأسعار. | لا | دائمًا |
| الحد الأقصى لنسبة الخصم | يحدد أقصى نسبة خصم مسموح بها لكل مستخدم. لضبط الحدود اضغط على إدارة حدود الخصم للمستخدمين. | لا | دائمًا |
| خيارات التسعير المتقدمة | يضيف حقول الحد الأدنى للسعر وقيم الخصم وهامش الربح في صفحة إضافة المنتج أو الخدمة، وتُطبّق في الفواتير. | لا | عند تفعيل تطبيق المخزون |
| احتساب الحد الأدنى لسعر البيع | يشمل الضريبة: لا يمكن البيع بأقل من السعر + الضريبة. لا يشمل الضريبة: يُطبّق الحد الأدنى على السعر فقط. | لا | عند تفعيل تطبيق المخزون |
| البيع بأقل من سعر متوسط التكلفة | يسمح أو يمنع بيع المنتج بسعر أقل من متوسط تكلفته المحسوب من فواتير الشراء. | لا | دائمًا |
| تغيير قائمة الأسعار عند إنشاء الفواتير | يتيح اختيار قائمة أسعار مختلفة عن قائمة العميل أثناء إنشاء الفاتورة. لإدارة القوائم اضغط على إدارة قوائم الأسعار. | لا | دائمًا |
| تسوية المبيعات | يتيح إضافة مبلغ أو طرحه من إجمالي الفاتورة مع تسمية وحساب محاسبي. لإضافة تسويات محددة مسبقًا اضغط على إدارة تسويات المبيعات الإضافية. | لا | دائمًا |
الدفع والائتمان
| الحقل | الوصف | إلزامي | يظهر عند |
|---|---|---|---|
| إجعل الفواتير مدفوعه بالفعل افتراضياً | تُنشأ الفاتورة الجديدة مدفوعة، ويُطلب اختيار وسيلة الدفع والخزينة، وتُسجَّل عملية دفع تلقائيًا. لإدارة الوسائل اضغط على إدارة طرق الدفع. | لا | دائمًا |
| دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للعميل | يستخدم رصيد العميل المتاح لسداد الفواتير الجديدة كليًا أو جزئيًا. | لا | دائمًا |
| إشعار مدين | يتيح إصدار إشعارات مدين مرتبطة بالفاتورة الأصلية لزيادة المستحق على العميل. | لا | دائمًا |
| الرقم التسلسلي لإشعار المدين التالي | الرقم الذي يعطيه النظام لإشعار المدين التالي. | لا | عند تفعيل إشعار مدين |
قيود توفر وصلاحية المخزون
| الحقل | الوصف | إلزامي | يظهر عند |
|---|---|---|---|
| منع بيع و إصدار الفواتير لفئات منتجات و خدمات محددة | اختر فئة أو أكثر لاستثناء منتجاتها من البيع. لا تظهر منتجات هذه الفئات عند البحث عن البنود أو قراءة الباركود في فواتير البيع. مناسب للمواد الخام والأصناف المخصصة للاستخدام الداخلي. | لا | دائمًا |
| بيع المنتجات منتهية الصلاحية | يسمح أو يمنع بيع المنتجات بعد تاريخ انتهاء صلاحيتها. | لا | عند تفعيل تتبع المنتجات |
| طبيعة مبيعات النشاط | المنتجات فقط، أو الخدمات فقط، أو منتجات وخدمات. يحدد ما يمكن إضافته إلى المخزون، ولا يؤثر تغييره على الأصناف الحالية. | لا | دائمًا |
| اعتبار فواتير المبيعات مُسلَّمة تلقائيًا | تُحدَّد خانة التسليم مسبقًا في فواتير المبيعات الجديدة. | لا | عند تعطيل الأذون المخزنية لفواتير المبيعات |
القيود المحاسبية
| الحقل | الوصف | إلزامي | يظهر عند |
|---|---|---|---|
| وصف مخصص لقيود اليومية | افتراضيًا يكون وصف القيد رقم الفاتورة. عند التفعيل يمكنك كتابة وصف بمتغيرات ونص من اختيارك. | لا | دائمًا |
| قالب الوصف المخصص لقيود اليومية | نص الوصف مع المتغيرات. اضغط على دليل المتغيرات لاختيار المتغيرات. | لا | عند تفعيل وصف مخصص لقيود اليومية |
الضريبة الافتراضية
| الحقل | الوصف | إلزامي | يظهر عند |
|---|---|---|---|
| الضريبة الافتراضية 1 | مطابق لضريبة المنتج، أو بدون ضريبة، أو ضريبة محددة مع اختيار الضريبة ومتضمنة أو مستبعد. يمكن تغيير الضريبة يدويًا على أي سطر. | نعم، اختيار الضريبة عند اختيار ضريبة محددة | دائمًا |
| الضريبة 1 إلزامية | يلزم المستخدم باختيار ضريبة قبل حفظ الفاتورة. | لا | دائمًا |
| الضريبة الافتراضية 2 | نفس خيارات الضريبة الافتراضية 1 للضريبة الثانية. | نعم، اختيار الضريبة عند اختيار ضريبة محددة | عند وجود ضريبتين مفعّلتين أو أكثر |
| الضريبة 2 إلزامية | يلزم المستخدم باختيار الضريبة 2 قبل حفظ الفاتورة. | لا | عند وجود ضريبتين مفعّلتين أو أكثر |
القواعد والقيود
- إعداد منع بيع و إصدار الفواتير لفئات منتجات و خدمات محددة يعمل على مستوى الفئة. المنتج بدون فئة لا يتأثر به.
- هذا الإعداد خاص بفواتير البيع، ولا يطبّق على نقاط البيع. لنقاط البيع استخدم فئات العناصر القابلة للبيع في إعدادات نقاط البيع.
- عند اختيار ضريبة محددة يجب اختيار الضريبة قبل الحفظ.
- إذا حُذفت الضريبة المحددة كضريبة افتراضية، يعود الإعداد تلقائيًا إلى مطابق لضريبة المنتج.
- إذا كان تطبيق الفروع مفعّلًا، تُحفظ الإعدادات للفرع الحالي فقط.
رسائل الخطأ وحلولها
| السبب | الرسالة | الحل |
|---|---|---|
| المستخدم لا يملك صلاحية تعديل الإعدادات العامة. | غير مسموح لك بدخول هذه الصفحة | اطلب من مالك الحساب إضافة الصلاحية إلى دورك من الأدوار الوظيفية. |
| اختيار ضريبة محددة دون اختيار الضريبة. | يرجى اختيار الضريبة المراد تطبيقها. | اختر الضريبة من القائمة، ثم احفظ. |
| الضريبة الافتراضية المحددة سابقًا حُذفت. | الضريبة الافتراضية المحددة مسبقًا لم تعد موجودة. تمت إعادة الإعداد إلى “مطابق لضريبة المنتج”. | اختر ضريبة افتراضية جديدة إذا لزم، ثم احفظ. |
| تعذّر حفظ الإعدادات. | فشل في حفظ الإعدادات، الرجاء المحاولة مجدداً | راجع الحقول وأعد المحاولة. |
الأثر على النظام
- تُطبّق الإعدادات على الفواتير الجديدة. الفواتير المحفوظة سابقًا لا تتغير.
- لا ينشئ حفظ الإعدادات أي قيود محاسبية.
- تفعيل إجعل الفواتير مدفوعه بالفعل افتراضياً ينشئ عملية دفع مع كل فاتورة جديدة، ويظهر أثرها في الخزينة المختارة.
- طريقة تطبيق الخصومات تؤثر أيضًا على عروض الأسعار.
أسئلة شائعة
كيفية نقل منتجات معينة لتعمل كمنتجات للبيع فقط حيث انة مصنع به مواد خام ومنتجات
ضع المواد الخام في فئة مستقلة، مثل «مواد خام». ثم افتح إعدادات الفواتير، وفي قسم قيود توفر وصلاحية المخزون اختر هذه الفئة في حقل منع بيع و إصدار الفواتير لفئات منتجات و خدمات محددة، ثم احفظ. بعد ذلك لا تظهر المواد الخام عند إضافة البنود في فواتير البيع، وتبقى منتجات مخزنية تُشترى وتُستخدم في التصنيع بشكل طبيعي. إذا كنت تبيع من نقاط البيع أيضًا، اضبط فئات العناصر القابلة للبيع في إعدادات نقاط البيع واختر الكل ماعدا مع فئة المواد الخام.
لماذا لا يظهر الخصم على البند في الفاتورة؟
لأن طريقة تطبيق الخصومات مضبوطة على خصم على إجمالي الفاتورة فقط. غيّرها إلى خصم لكل بند منفرداً أو خصم على إجمالي الفاتورة ولكل بند معًا، ثم احفظ.
كيف أمنع المستخدمين من تعديل اسم المنتج أو إضافة بنود غير مسجّلة في الفاتورة؟
عطّل الإدخال الحر و تعديل بيانات الأصناف في الفاتورة ثم احفظ.
كيف أرى آخر سعر بعت به المنتج لنفس العميل؟
من عرض الحد الأدنى للسعر وآخر سعر بيع لكل صنف اختر عرض الحد الأدنى والسعر السابق حسب العميل المحدد، ثم احفظ.
غيّرت الإعدادات لكن لا تظهر في فرع آخر. لماذا؟
لأن الإعدادات تُحفظ لكل فرع على حدة. انتقل إلى الفرع الآخر واضبط الإعدادات فيه.