التحقق من بيانات العميل قبل إرسال الفاتورة لهيئة الزكاة والضريبة

يتحقق دفترة تلقائيًا من بيانات هوية العميل وعنوانه قبل إرسال أي فاتورة إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، لضمان توافق كل عملية إرسال مع متطلبات الهيئة، دون حظر فواتير صحيحة بسبب تفاصيل غير إلزامية.

قبل البدء

• تنطبق هذه الميزة على الحسابات الموجودة داخل المملكة العربية السعودية فقط، وبشرط أن تكون الفاتورة الإلكترونية مُفعَّلة ومربوطة بالفعل مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

الخطوات

عند إرسال فاتورة إلى هيئة الزكاة والضريبة (سواء تلقائيًا أو يدويًا)، يتحقق النظام من البيانات بالترتيب التالي قبل إتمام الإرسال:

1. تحديد نوع العميل (تجاري أو فرد) تلقائيًا من العميل المحدد على الفاتورة.
2. التحقق من توفر بيانات الهوية المطلوبة لهذا النوع.
3. التحقق من صحة تنسيق حقول العنوان عند توفرها فقط.
4. التحقق من عدم وجود قيود تعديل حالية على الفاتورة.
5. إرسال الفاتورة إلى هيئة الزكاة والضريبة.

آلية عمل النظام

قواعد الهوية الصحيحة لكل نوع عميل:

العملاء التجاريون (منشآت): يجب أن يحمل العميل رقمًا ضريبيًا صالحًا أو سجلًا تجاريًا صالحًا (رقمًا موحدًا) — أي منهما بمفرده كافٍ الآن، ووجود الاثنين معًا لا مشكلة فيه.

يبقى اسم المنشأة والدولة مطلوبين دائمًا.

العملاء الأفراد: لا يحتاجون سجلًا تجاريًا أو رقمًا ضريبيًا. يمكن التعرف عليهم عبر رقم الهوية الوطنية (10 أرقام) أو الرقم الضريبي (TIN، 15 رقمًا) — كلاهما مقبول. إذا كان كل من سجل العميل والفاتورة يحملان رقم هوية وطنية، تُعطى الأولوية لبيانات العميل المسجلة في الفاتورة. الفرد غير السعودي (الأجنبي) مُعفى تمامًا من متطلبات السجل التجاري.

تقليل حظر الفواتير الصحيحة:

رقم المبنى والرمز البريدي لم يعودا إلزاميين لإرسال الفاتورة؛ يخضعان للتحقق من صحة التنسيق فقط عند توفرهما، لكن غيابهما لم يعد يوقف الإرسال.

فواتير العملاء خارج المملكة العربية السعودية لم تعد تُحظَر بسبب متطلبات العنوان الوطني الخاصة بالسعودية؛ يُكتفى بحقول الشارع والمدينة والدولة لهؤلاء العملاء.

يتم تهيئة عناوين العملاء تلقائيًا قبل الإرسال، من خلال إزالة رموز التنسيق أو الاتجاه المخفية والمسافات غير الاعتيادية. كما تم تخفيف أنماط التحقق الصارمة من أحرف العنوان، ما يقلل الرفض الخاطئ لعناوين صحيحة فعليًا.

تنبيهات هيئة الزكاة والضريبة:

عندما تُعيد الهيئة تنبيهًا على فاتورة، يظهر هذا التنبيه الآن مباشرة للمستخدم، مع توضيح صريح بأن الفاتورة صحيحة وأن هذه تنبيهات صادرة من بوابة الهيئة نفسها، وليست أخطاء من دفترة. تُعرض فقط التنبيهات الحديثة (اعتبارًا من 12 يوليو 2026 فصاعدًا)، والرسائل متاحة باللغتين العربية والإنجليزية.

حماية الفواتير الإلكترونية المُعتمدة مسبقًا:

بمجرد إرسال الفاتورة بنجاح إلى هيئة الزكاة والضريبة، تُحظَر أي تعديلات قد تُبطل المستند المُرسَل (تعديل جزئي)، بما في ذلك بيانات هوية العميل الموجودة على تلك الفاتورة.

فواتير نقاط البيع:

تُحفَظ فواتير نقاط البيع دائمًا، حتى عندما تكون بيانات العميل غير كافية لإرسالها للهيئة. عند نقص البيانات، تظهر على الفاتورة اختصار يفتح شاشة تعديل بيانات العميل (مع حمل الفاتورة معه) لإكمال البيانات ثم إعادة الإرسال. (في الفواتير غير الخاصة بنقاط البيع، يشير هذا الاختصار بدلًا من ذلك إلى لوحة بيانات العميل المضمّنة داخل الفاتورة نفسها)

الاستيراد الجماعي:

يتحقق استيراد العملاء من السجل التجاري والرقم الضريبي ورقم الهوية الوطنية وفقًا لنوع العميل، ويستخدم استيراد الفواتير بيانات العميل المستورد نفسها. السجلات المستوردة التي تفشل في التحقق لا تُرسَل إلى هيئة الزكاة والضريبة؛ أما السجلات المستوردة بنجاح فيمكن إرسالها بشكل طبيعي.

قواعد التحقق

• يجب تحديد نوع العميل (تجاري أو فرد) قبل المتابعة؛ عدم التحديد يوقف العملية بطلب تحديد نوع العميل.
• العميل التجاري السعودي: يجب توفر رقم ضريبي أو سجل تجاري/رقم موحد واحد على الأقل.
• العميل التجاري غير السعودي: يجب توفر رقم هوية للمشتري.
• العميل الفرد: لا يُشترط أي رقم هوية (رقم الهوية الوطنية أو الرقم الضريبي اختياريان).
• حقول العنوان تخضع للتحقق من الصيغة فقط عند توفرها؛ الحقول الخاصة بالسعودية فقط تُتجاوز للمشترين من خارج السعودية.
• عند فشل التحقق من صيغة أحد حقول العنوان، تُحظَر عملية الإرسال ويجب تصحيح الحقل المُعلَّم (في نقاط البيع: يظهر رابط لشاشة تعديل العميل).
• تُحظَر عملية الإرسال أيضًا في حال وجود قيود تعديل حالية على الفاتورة (إشعار دائن، مرتجع، قسط، فترة مقفلة، وردية نقاط بيع، إلخ).
• بعد الإرسال الناجح، يُميَّز رد هيئة الزكاة والضريبة بين: مقبولة دون تنبيه (الفاتورة صحيحة ومُرسَلة، والتعديلات عليها محمية الآن)، مقبولة مع تنبيه (الفاتورة صحيحة، مع عرض تنبيه من بوابة الهيئة للمستخدم)، أو مرفوضة (يظهر خطأ الهيئة، وتبقى الفاتورة قابلة للتصحيح).