الفرق بين الفاتورة المرتجعة والإشعار الدائن

يوفر دفترة وسيلتين لتسجيل ما يُرد للعميل بعد البيع: فاتورة مرتجعة وإشعار دائن. كلاهما يعيد الأصناف إلى المخزون ويسجّل قيد مردودات مبيعات، لكنهما يختلفان في ارتباطهما بالفاتورة الأصلية، وفي طريقة إعادة المبلغ للعميل، وفي أثرهما على رصيده. يشرح هذا الدليل الفرق بينهما، ومتى تستخدم كلًّا منهما، وخطوات إنشاء كل واحد.

الفرق باختصار

متى تستخدم كل وسيلة

• استخدم فاتورة مرتجعة عندما يعيد العميل أصنافًا اشتراها في فاتورة محددة وتريد رد ثمنها له نقدًا أو خصمه مما تبقى عليه في نفس الفاتورة.
• استخدم إشعار دائن عندما تريد منح العميل رصيدًا يستخدمه في فواتير لاحقة، أو لتسجيل تسوية أو خصم لاحق أو تعويض دون ارتباط بفاتورة أو بأصناف محددة.

قبل البدء

• تحتاج إلى صلاحية إضافة فواتير لكل العملاء، أو إضافه فواتير للعملاء الخاصة به إذا كانت الفاتورة لعميل خاص بك.
• لرد المبلغ نقدًا في الفاتورة المرتجعة تحتاج إلى صلاحية إضافة عمليات دفع لكل الفواتير أو إضافة عمليات دفع للفواتير الخاصه به.
• لا يمكن إنشاء أيّ منهما من فاتورة في حالة مسودة؛ أصدر الفاتورة أولًا.

خطوات إنشاء فاتورة مرتجعة

1. من المبيعات افتح فواتير البيع، ثم افتح الفاتورة التي أعاد العميل أصنافها.
2. من شريط الأدوات اضغط إشعار ارتجاع، ثم اختر إنشاء فاتورة مرتجعة.
3. تظهر أصناف الفاتورة الأصلية؛ عدّل الكميات المرتجعة واحذف الأصناف التي لم تُرجع.
4. إذا رددت المبلغ للعميل، فعّل خيار تم دفع الفاتورة، وإعادة قيمة المبلغ المرتجع للعميل، واختر خزينة ووسيلة دفع.
5. اضغط حفظ. تظهر الفاتورة المرتجعة في قائمة الفواتير المرتجعة.

إذا لم تُفعّل رد المبلغ عند الإنشاء، يمكنك إضافة عملية دفع للفاتورة المرتجعة لاحقًا، بشرط ألا يتجاوز المبلغ المدفوع في فاتورة البيع الأصلية.

خطوات إنشاء إشعار دائن

1. اختر نقطة البداية: من فاتورة البيع اضغط إشعار ارتجاع ثم إنشاء إشعار دائن؛ أو من صفحة العميل؛ أو من قائمة الإشعارات الدائنة اضغط إنشاء إشعار دائن.
2. أضف البنود: أصنافًا تعود إلى المخزون، أو بنودًا نصية تمثل مبلغ التسوية.
3. اضغط حفظ.

آلية عمل النظام

• الفاتورة المرتجعة تُحسب من المستحق على الفاتورة الأصلية: المستحق = الإجمالي − المدفوع − الجزء غير المردود نقدًا من المرتجعات. إذا غطّت المرتجعات إجمالي الفاتورة تصبح حالتها مرتجع.
• قيمة الإشعار الدائن تُضاف إلى رصيد العميل الائتماني. إذا كان إعداد دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للعميل مفعّلًا، يُستخدم الرصيد تلقائيًا في سداد فواتير العميل غير المدفوعة من الأقدم للأحدث.
• حالة الفاتورة الأصلية (“مرتجع جزئياً” أو “مرتجع”) تأخذ في الاعتبار الفواتير المرتجعة والإشعارات الدائنة المرتبطة بها.
• إذا كانت الأذون المخزنية مفعّلة، يُنشأ إذن إضافة مرتبط بالمستند، ولا تدخل الكمية المخزون إلا بعد قبوله.
• تعود الكميات المرتجعة إلى المخزون بالتكلفة حسب إعداد “طريقة احتساب تكلفة المرتجعات” في إعدادات المخزون، ويُعكس قيد تكلفة المبيعات.

قواعد التحقق

• لا يمكن إنشاء أي منهما من فاتورة مسودة.
• يجب أن يكون العميل هو نفس عميل الفاتورة الأصلية.
• لا يمكن إرجاع صنف غير موجود في الفاتورة الأصلية، ولا كمية أكبر من المتبقي؛ تظهر رسالة لقد تخطي البند الكمية المسموح بإرجاعها.
• لا يمكن حفظ مستند بإجمالي سالب.
• لا يمكن أن يتجاوز المبلغ المردود نقدًا في الفاتورة المرتجعة المبلغ المدفوع في فاتورة البيع الأصلية.
• الفاتورة المرتجعة غير متاحة لفواتير الدفعة المقدمة.

أسئلة شائعة

• لماذا لا يظهر خيار الفاتورة المرتجعة في قائمتها؟ لأنها تُنشأ من داخل فاتورة البيع فقط، وليس من قائمة الفواتير المرتجعة.
• هل يمكن إصدار إشعار دائن بمبلغ فقط دون أصناف؟ نعم، إذا أنشأته مستقلًا وأضفت بنودًا نصية.
• كيف أرد قيمة الإشعار الدائن نقدًا للعميل؟ الإشعار الدائن لا يُرد نقدًا من شاشته؛ إذا أردت رد المبلغ نقدًا استخدم فاتورة مرتجعة من الفاتورة الأصلية.
• لماذا ظهرت رسالة أن الكمية تخطت المسموح بإرجاعه؟ لأن مجموع ما أُرجع سابقًا في فواتير مرتجعة وإشعارات دائنة مع الكمية الحالية يتجاوز الكمية المباعة.
• لماذا لم تعد الكمية إلى المخزون؟ إذا كانت الأذون المخزنية مفعّلة، فالكمية تدخل بعد قبول الإذن المرتبط بالمستند.