السداد والتحصيل: كل طرق تسجيل المدفوعات للعملاء والموردين

يشرح هذا الدليل كل الطرق المتاحة في دفترة لتسجيل سداد فواتير المبيعات (تحصيل من العملاء) وفواتير الشراء (سداد للموردين): عند إنشاء الفاتورة، أو بعدها، أو على دفعات، أو من رصيد مقدم، أو لعدة فواتير معًا، مع أثر كل طريقة.

اختر الطريقة المناسبة

الحالة	المبيعات	المشتريات
الدفع كاملًا وقت إنشاء الفاتورة	مدفوع بالفعل في الفاتورة	تم الدفع بالفعل إلى المورد
دفع جزء وقت الإنشاء	تبويب إيداع	تبويب إيداع
الدفع لاحقًا أو على دفعات	إضافة عملية دفع من الفاتورة	إضافة عملية دفع من فاتورة الشراء
سداد عدة فواتير بمبلغ واحد	أضف رصيد مدفوعات للعميل ثم توزيعه، أو تحويل إلى مدفوع	أضف رصيد مدفوعات للمورد ثم توزيعه
دفعة مقدمة قبل الفاتورة	أضف رصيد مدفوعات للعميل	أضف رصيد مدفوعات للمورد
السداد من رصيد سابق	وسيلة الدفع ائتمان العميل	وسيلة الدفع رصيد المورد
المبلغ مسجل من شاشة السندات أو القيود	سند قبض أو قيد يومية على حساب العميل، ثم توزيعه	سند صرف أو قيد يومية على حساب المورد، ثم توزيعه

المبيعات 1: تسجيل الدفع عند إنشاء الفاتورة

سداد كامل

1. في إنشاء فاتورة فعّل مدفوع بالفعل أسفل الفاتورة.
2. اختر وسيلة دفع وخزينة، وأدخل رقم المعرف (مثل رقم الحوالة) إن وُجد.
3. إذا دفع العميل بأكثر من طريقة، اختر متعدد وأضف سطرًا لكل دفعة بوسيلتها وخزينتها ومبلغها (يجب أن يساوي المجموع إجمالي الفاتورة).
4. احفظ الفاتورة؛ فتُسجَّل دفعة مكتملة بكامل المبلغ.

سداد جزئي

من تبويب إيداع في الفاتورة، أدخل المبلغ المدفوع (مبلغ أو نسبة) في الدفعة المقدمة وفعّل مدفوع بالفعل مع وسيلة الدفع والخزينة؛ فتُحفظ الفاتورة مدفوعة جزئياً.

المبيعات 2: إضافة عملية دفع لفاتورة صادرة

1. افتح الفاتورة من الفواتير.
2. اضغط إضافة عملية دفع.
3. المبلغ يظهر بالمتبقي على الفاتورة؛ عدّله للدفع الجزئي.
4. أدخل التاريخ ووسيلة الدفع والخزينة وحالة الدفع ورقم المعرف، واحفظ.

كرر الخطوات لكل دفعة حتى تصبح الفاتورة مدفوعة. ويظهر كل دفعة في تبويب المدفوعات في الفاتورة.

المبيعات 3: سداد عدة فواتير مرة واحدة

• تحويل إلى مدفوع: من قائمة الفواتير حدد الفواتير، واختر تحويل إلى مدفوع من الإجراءات، وحدد وسيلة الدفع والخزينة؛ فتُضاف لكل فاتورة دفعة بالمبلغ المتبقي عليها، وتُتخطى الفواتير المدفوعة.
• رصيد مدفوعات وتوزيعه: إذا دفع العميل مبلغًا واحدًا عن عدة فواتير، استخدم الطريقة التالية.

المبيعات 4: رصيد مدفوعات للعميل وتوزيعه

مناسب للدفعات المقدمة، أو لمبلغ واحد يغطي عدة فواتير:

1. افتح ملف العميل من العملاء، واضغط أضف رصيد مدفوعات.
2. أدخل المبلغ والتاريخ ووسيلة الدفع والخزينة.
3. وزّع المبلغ على الفواتير:
   • إذا كان دفع الفاتورة تلقائيا في حالة وجود رصيد للعميل مفعّلًا، تُسدد فواتير العميل غير المدفوعة تلقائيًا من الأقدم للأحدث.
   • إذا كان غير مفعّل، يظهر جدول الفواتير الواجب دفعها لتحديد مبلغ التوزيع لكل فاتورة، أو وزّعه لاحقًا من توزيع بجوار رصيد العميل.

ولسداد فاتورة لاحقًا من الرصيد المتبقي: من الفاتورة اضغط إضافة عملية دفع واختر وسيلة الدفع ائتمان العميل.

المبيعات 5: الدفع الإلكتروني من العميل

إذا فعّلت بوابات الدفع الإلكتروني من وسائل الدفع، يمكن للعميل سداد الفاتورة أونلاين من رابط الفاتورة المرسل له أو من بوابة العميل؛ فتُسجَّل الدفعة تلقائيًا بعد نجاح العملية. وكذلك تُسجَّل مدفوعات نقاط البيع تلقائيًا مع كل فاتورة.

إضافة رصيد بسند قبض أو سند صرف أو قيد يومية

يمكنك أيضًا تسجيل المبلغ المحصّل من العميل أو المدفوع للمورد من شاشة السندات أو القيود، بشرط اختيار حساب العميل أو المورد نفسه. فيُضاف المبلغ إلى رصيده، ويمكن استخدامه في سداد فواتيره:

العملية	الطريقة	القيد
تحصيل من عميل	سند قبض مع اختيار حساب العميل في الحساب الفرعي.	مدين الخزينة / دائن العميل.
سداد لمورد	سند صرف مع اختيار حساب المورد في الحساب الفرعي.	مدين المورد / دائن الخزينة.
تسوية بدون خزينة (مثل مقاصة أو تحويل بين حسابين)	قيد يومية يكون فيه حساب العميل دائنًا، أو حساب المورد مدينًا.	حسب الطرف المقابل.

بعد التسجيل:

• يظهر المبلغ في كشف حساب العميل أو المورد، ويُضاف إلى رصيد العميل الائتماني المتاح.
• إذا كان الدفع التلقائي من الرصيد مفعّلًا، تُسدد الفواتير غير المدفوعة تلقائيًا من الأقدم للأحدث.
• وإلا وزّع الرصيد يدويًا من توزيع بجوار رصيد العميل في صفحته، أو من الفاتورة بـ إضافة عملية دفع ووسيلة الدفع ائتمان العميل (أو رصيد المورد).

فواتير الشراء: طرق السداد للمورد

الطريقة	الخطوات
عند إنشاء الفاتورة	في فاتورة شراء جديدة فعّل تم الدفع بالفعل إلى المورد مع وسيلة الدفع والخزينة (أو متعدد). وللدفع الجزئي استخدم تبويب إيداع. ويمكن جعلها مدفوعة افتراضيًا من إعدادات فواتير الشراء.
بعد إنشاء الفاتورة	افتح الفاتورة من فواتير الشراء، واضغط إضافة عملية دفع، وأدخل المبلغ (افتراضيًا المتبقي) والتاريخ ووسيلة الدفع والخزينة.
دفعة مقدمة أو مبلغ لعدة فواتير	من ملف المورد في الموردين اضغط أضف رصيد مدفوعات، ثم يُوزَّع تلقائيًا (عند تفعيل الدفع التلقائي) أو من جدول التوزيع.
من رصيد المورد	من الفاتورة اضغط إضافة عملية دفع واختر وسيلة الدفع رصيد المورد.

حقول عملية الدفع

الحقل	الوصف
المبلغ	مبلغ الدفعة (افتراضيًا المتبقي على الفاتورة).
التاريخ	تاريخ الدفع، ولا يمكن أن يكون في فترة مقفلة.
وسيلة دفع	نقدي، تحويل، بطاقة، أو رصيد العميل/المورد. وتُختار الخزينة المرتبطة بها تلقائيًا.
خزينة	الخزينة أو البنك الذي دخل إليه أو خرج منه المبلغ.
حالة الدفع	مكتمل (الافتراضي)، أو تحت المراجعة، أو غير مكتمل، أو فاشلة.
رقم المعرف	رقم مرجعي اختياري، مثل رقم الحوالة أو الشيك.
بيانات الدفع / ملاحظات إيصال الاستلام / المرفق	تفاصيل وملاحظات ومستند يثبت الدفع.

حالات الفاتورة والدفعة

حالة الفاتورة	المعنى
غير مدفوعة	لا توجد دفعات مكتملة.
مدفوعة جزئياً	جزء من المبلغ مدفوع.
مدفوعة	المبلغ مدفوع بالكامل.
مدفوع بالزيادة	الدفعات أكبر من إجمالي الفاتورة.

القيود المحاسبية

العملية	القيد
تحصيل من عميل	مدين الخزينة / دائن العميل.
سداد لمورد	مدين المورد / دائن الخزينة.
رصيد مدفوعات للعميل أو المورد، أو سند قبض / صرف على حسابه	نفس القيد السابق عند تسجيل المبلغ.
سداد فاتورة من رصيد العميل أو المورد	لا يُنشأ قيد جديد؛ فهو توزيع لمبلغ مسجل بالفعل.

وإذا كانت الفاتورة بعملة أجنبية واختلف سعر الصرف وقت الدفع، يُسجَّل قيد فرق العملة.

تعديل الدفعة أو حذفها

• من تبويب المدفوعات في الفاتورة، اختر تعديل أو حذف بجوار الدفعة (حسب صلاحياتك، وبشرط ألا تكون في فترة مقفلة).
• الدفعات الآلية من رصيد العميل أو المورد (علامة آلي) لا يمكن تعديلها أو حذفها إلا بعد إيقاف الدفع التلقائي.
• بعد حذف دفعة تعود الفاتورة غير مدفوعة أو مدفوعة جزئيًا.

أسئلة شائعة

كيف أسجل دفعة على فاتورة؟

افتح الفاتورة واضغط إضافة عملية دفع، أو فعّل مدفوع بالفعل عند إنشائها.

العميل دفع مبلغًا عن عدة فواتير؟

أضف رصيد مدفوعات للعميل بالمبلغ ووزّعه على الفواتير، أو اتركه يوزَّع تلقائيًا.

سجلت سند قبض للعميل، كيف أسدد به فاتورته؟

إذا كان السند على حساب العميل، يُضاف المبلغ لرصيده؛ فوزّعه من توزيع في صفحة العميل، أو من الفاتورة بوسيلة الدفع ائتمان العميل، أو يُسدد تلقائيًا إذا كان الدفع التلقائي مفعّلًا.

سجلت دفعة والفاتورة ما زالت غير مدفوعة؟

تأكد أن حالة الدفعة مكتمل، وأن الفاتورة ليست مسودة.

كيف أطبع إيصال الدفع؟

افتح الدفعة من تبويب المدفوعات أو قائمة المدفوعات واطبع الإيصال.