إنشاء فاتورة مرتجعة

عندما يعيد العميل بضاعة اشتراها، تُسجَّل العملية بإنشاء فاتورة مرتجعة من فاتورة المبيعات الأصلية، فتعود الكميات إلى المخزون ويُعكس أثر البيع في الحسابات. يشرح هذا الدليل قواعد الفاتورة المرتجعة وخطوات إنشائها، والفرق بينها وبين الإشعار الدائن، وطريقة الوصول إلى فاتورة المبيعات الأصلية إذا كانت لديك قائمة بالبنود المرتجعة واسم العميل فقط، ثم ما يحدث بعد الحفظ وكل القيود ورسائل الخطأ التي قد تظهر لك.

قبل البدء: قواعد الفاتورة المرتجعة

• لا يمكن إنشاء فاتورة مرتجعة من العدم؛ تُنشأ دائمًا من فاتورة مبيعات أصلية، ولا توجد صفحة إضافة مرتجع مستقلة.
• لا يمكن إنشاء فاتورة مرتجعة من فاتورة مسودة؛ أصدر الفاتورة أولًا.
• العميل في الفاتورة المرتجعة هو عميل الفاتورة الأصلية نفسه، ولا يمكن تغييره.
• كل بند في الفاتورة المرتجعة يجب أن يكون موجودًا في الفاتورة الأصلية.
• لا يمكن أن تتجاوز الكمية المرتجعة لأي منتج: الكمية المباعة في الفاتورة ناقص ما أُرجع منها من قبل في فواتير مرتجعة أو إشعارات دائنة سابقة (وتُحسب المسودات أيضًا).
• عملة الفاتورة المرتجعة هي عملة الفاتورة الأصلية ولا تتغير.

إنشاء الفاتورة المرتجعة

1. افتح الفاتورة الأصلية من إدارة الفواتير. إذا لم تكن تعرف رقمها فابحث عنها أولًا كما في قسم لا تعرف الفاتورة الأصلية؟.
2. في شريط الأزرار أعلى الفاتورة اضغط زر مرتجع؛ تظهر قائمة منسدلة بها خياران: إنشاء فاتورة مرتجعة وإنشاء إشعار دائن.
3. اختر إنشاء فاتورة مرتجعة. لا تختر إنشاء إشعار دائن هنا؛ فهو مستند مختلف، راجع الفاتورة المرتجعة أم الإشعار الدائن؟.
4. تُفتح صفحة الفاتورة المرتجعة معبأة ببيانات الفاتورة الأصلية: العميل والبنود والأسعار والعملة ومسئول المبيعات.
5. احذف البنود التي لم يرجعها العميل بالضغط على علامة الحذف (×) بجانب كل بند.
6. عدّل الكمية لكل بند إلى الكمية المرتجعة فعلًا.
7. إذا كانت للمنتج أرقام تسلسلية أو أرقام شحنة أو تواريخ صلاحية فأدخل بيانات التتبع للقطع المرتجعة.
8. إذا كنت ستعيد المبلغ للعميل الآن فحدد خيار الدفع واختر وسيلة الدفع؛ ويظهر ائتمان العميل ضمن الوسائل إذا كان لدى العميل رصيد.
9. احفظ الفاتورة المرتجعة. إذا كانت صلاحيتك إضافة المرتجعات كمسودة فقط، فاحفظها مسودة ليُصدرها من لديه صلاحية إصدار مسودات المرتجعات.

بعد الحفظ تظهر رسالة تم حفظ إيصال الارتجاع وتُفتح صفحة الفاتورة المرتجعة.

الفاتورة المرتجعة أم الإشعار الدائن؟

الخياران في قائمة زر مرتجع نفسها، ويخضعان لنفس قواعد البنود والكميات: البند يجب أن يكون في الفاتورة الأصلية، والكمية لا تتجاوز المتاح للإرجاع. والفرق في طريقة تسوية المبلغ مع العميل:

للتفاصيل الكاملة للإشعار الدائن راجع إنشاء إشعار دائن.

لا تعرف الفاتورة الأصلية؟ ابحث عنها من قائمة الفواتير

إذا كانت لديك قائمة بالبنود المرتجعة واسم العميل، فاستخدم فلتر العميل مع فلتر تحتوي على البند في البحث المتقدم:

1. اضغط المبيعات من القائمة الرئيسية، ثم إدارة الفواتير.
2. في حقل العميل اكتب اسم العميل واختره من القائمة.
3. اضغط بحث متقدم.
4. في حقل تحتوي على البند اكتب اسم أحد البنود المرتجعة، أو جزءًا مميزًا منه.
5. إذا كنت تعرف الفترة التقريبية للشراء فحدد التاريخ (من/إلى) لتضييق النتائج.
6. اضغط بحث، ثم افتح الفاتورة من النتائج وتأكد أن بقية البنود المرتجعة موجودة فيها بالكميات المطلوبة.

نصائح لتضييق النتائج

طرق أخرى للوصول إلى الفاتورة

التأكد من الكمية المتاحة للإرجاع

قبل إنشاء المرتجع افتح الفاتورة الأصلية وراجع:

• تبويب الفواتير المرتجعة وتبويب إشعارات دائنة (يظهر بجانب كل منهما العدد بين قوسين)، وقائمة أرقام المرتجعات السابقة على الفاتورة.
• مبلغ مرتجع في شريط المدفوعات بالفاتورة.
• الكمية المتاحة للإرجاع لكل منتج = الكمية في الفاتورة − الكميات في المرتجعات والإشعارات الدائنة السابقة على الفاتورة نفسها.

بنود مرتجعة من أكثر من فاتورة

إذا كانت البنود المرتجعة مشتراة على أكثر من فاتورة، فأنشئ فاتورة مرتجعة مستقلة لكل فاتورة أصلية، تحتوي كل منها على البنود التي بيعت في تلك الفاتورة فقط؛ لأن النظام يرفض أي بند غير موجود في الفاتورة الأصلية، ويرفض أي كمية تتجاوز المتاح للإرجاع منها.

ما يحدث بعد الحفظ

رسائل الخطأ وحلولها

صلاحيات المرتجعات

ملاحظات مهمة

• لا يظهر خيار إنشاء فاتورة مرتجعة داخل قائمة زر مرتجع في فواتير الدفعة المقدمة، ولا في الفواتير المرتبطة بمستخلص؛ ويبقى فيها إنشاء إشعار دائن فقط (وفي الفواتير المرتبطة بمستخلص يفتح هذا الخيار صفحة المستخلص العكسي).
• في الفاتورة الإلكترونية السعودية (الزكاة) لا يمكن تعديل الفاتورة أو حذفها بعد إصدارها، والطريقة الصحيحة للإلغاء أو التعديل هي الفاتورة المرتجعة أو الإشعار الدائن، وتُرسل الفاتورة المرتجعة للهيئة تلقائيًا.
• بعد إنشاء مرتجع على الفاتورة لا يمكن تغيير عميل الفاتورة الأصلية.
• إذا لم تُكمل مرتجعًا فاحفظ كمسودة، وتجده في الفواتير المرتجعة عبر رابط غير مكتمل.
• الإشعار الدائن ليس بديلًا لا يمس المخزون؛ فهو أيضًا يعيد كميات البنود إلى المستودع. إذا أردت أن يبقى المبلغ رصيدًا للعميل بدلًا من رده فاستخدم مرتجع ← إنشاء إشعار دائن، وراجع الفرق بينهما.

أسئلة شائعة

لا أجد زر «إشعار ارتجاع» في الفاتورة، أين خيار إنشاء الفاتورة المرتجعة؟

اسم الزر في شريط الفاتورة هو مرتجع. اضغطه ثم اختر إنشاء فاتورة مرتجعة من القائمة المنسدلة.

ما الفرق بين «إنشاء فاتورة مرتجعة» و«إنشاء إشعار دائن» في نفس القائمة؟

كلاهما يعيد البنود إلى المخزون ويخضع لنفس حد الكمية. الفاتورة المرتجعة تتيح رد المبلغ للعميل مباشرة، والإشعار الدائن يضيف القيمة إلى رصيد العميل لتُخصم من فواتيره.

لماذا لا تظهر الفاتورة عند البحث باسم البند في خانة البحث السريع؟

لأن البحث السريع لا يبحث في البنود. استخدم بحث متقدم ← تحتوي على البند.

هل يمكنني البحث بكود المنتج أو الباركود لمعرفة الفاتورة؟

ليس من قائمة الفواتير؛ فلتر البند يبحث بالاسم والوصف فقط. استخدم تقرير مبيعات البنود حسب البند (التفاصيل) واختر المنتج، أو تبويب حركة المخزون في صفحة المنتج.

هل يمكن إنشاء فاتورة مرتجعة واحدة لبنود من فاتورتين؟

لا. أنشئ مرتجعًا مستقلًا من كل فاتورة أصلية.

لماذا ظهرت رسالة «لقد تخطي البند الكمية المسموح بإرجاعها» مع أن الكمية صحيحة؟

لأن جزءًا من الكمية أُرجع سابقًا في مرتجع أو إشعار دائن آخر على الفاتورة نفسها، حتى لو كان مسودة. راجع تبويبي الفواتير المرتجعة وإشعارات دائنة في الفاتورة.

هل يمكنني إرجاع منتج لم يُبع للعميل في أي فاتورة؟

لا؛ الفاتورة المرتجعة يجب أن يكون لها أصل فاتورة مبيعات تحتوي على البند.