إغلاق جلسة البيع

إغلاق الجلسة هو إنهاء البيع على جلسة نقاط البيع بعد انتهاء الوردية؛ فتنتقل الجلسة من مفتوحة إلى مغلق ولا يمكن إضافة فواتير إليها. ويشرح هذا الدليل طرق الإغلاق من قائمة الجلسات ومن صفحة الجلسة ومن شاشة البيع، وقواعد تاريخ ووقت الإغلاق، والصلاحيات، وكل الرسائل، وما يحدث مباشرة بعد الإغلاق.

ماذا يعني إغلاق الجلسة؟

للجلسة ثلاث حالات، والإغلاق هو الخطوة الأولى من خطوتين لإنهائها:

• الإغلاق لا يسجّل المبالغ المستلمة ولا يحوّلها للخزينة؛ ذلك يتم في خطوة تاكيد اغلاق الجلسة.
• لا يُنشئ الإغلاق أي قيد يومية أو إذن مخزني. وإذا كانت الجلسة تعمل بنظام قيد لكل جلسة، تبقى مبيعاتها بلا قيود حتى التأكيد.

الإغلاق من قائمة الجلسات

1. افتح الجلسات.
2. اضغط زر القائمة (…) بجوار الجلسة، واختر إغلاق. ويظهر هذا الخيار للجلسة المفتوحة فقط، ولمن لديه صلاحية إغلاقها.
3. تظهر نافذة اغلاق الجلسة؛ حدد تاريخ الاغلاق ووقت الاغلاق.
4. اكتب الملاحظات إن أردت (اختياري)، وتظهر لاحقًا في عمود ملاحظة في تفاصيل الجلسة.
5. اضغط حفظ. فتظهر رسالة تم اغلاق هذه الجلسة بنجاح، وتصبح حالة الجلسة مغلق.

الإغلاق من صفحة الجلسة

1. من الجلسات اضغط على الجلسة لفتح صفحتها.
2. اضغط اغلاق الجلسة أعلى الصفحة. ويمكنك أيضًا الضغط على خانة تاريخ الاغلاق في جدول تفاصيل الجلسة لفتح النافذة نفسها.
3. حدد تاريخ الاغلاق ووقت الاغلاق، وأضف الملاحظات إن أردت، ثم اضغط حفظ.

الإغلاق أثناء العمل على شاشة البيع

لا يوجد زر إغلاق داخل شاشة البيع نفسها. ولإغلاق الجلسة التي تعمل عليها:

1. اضغط أيقونة عرض تفاصيل الجلسة في الشريط العلوي لشاشة البيع؛ فتُفتح صفحة الجلسة في تبويب جديد.
2. اضغط اغلاق الجلسة، وأكمل الخطوات السابقة.
3. أغلق تبويب شاشة البيع بعد الإغلاق؛ فأي فاتورة تحاول حفظها على جلسة مغلقة تُرفض برسالة This session is closed and you can’t add new invoices to it (تظهر بالإنجليزية).

قواعد تاريخ ووقت الإغلاق

• القيمة الافتراضية في النافذة هي التاريخ والوقت الحاليان. وإذا كانت الجلسة قد أُغلقت من قبل ثم أُعيد فتحها، يظهر تاريخ ووقت الإغلاق السابق (وتظهر بجواره علامة ساعة في تفاصيل الجلسة).
• يجب أن يكون تاريخ ووقت الإغلاق مساويًا لوقت فتح الجلسة أو بعده (بدقة الدقيقة)، وإلا تظهر رسالة يجب أن يكون وقت إغلاق نقطة البيع أكبر من أو يساوي وقت بدء الجلسة.
• لا يمكن أن يكون تاريخ الإغلاق قبل تاريخ أي فاتورة أو مرتجع مسجّل في الجلسة، حتى المستندات المحذوفة الموجودة في سلة المحذوفات، وإلا تظهر رسالة تاريخ إغلاق الجلسه لا يمكن ان يكون اقدم من تاريخ الفواتير الموجودة بالجلسة.
• تاريخ فتح الجلسة يسجله النظام تلقائيًا ولا يمكن تعديله.
• تاريخ الإغلاق هو التاريخ الذي تُسجَّل به قيود الجلسة وأذونها المخزنية عند التأكيد؛ فاختره بدقة، خاصة في آخر الشهر أو السنة المالية.

صلاحيات الإغلاق

• صاحب الحساب يملك كل الصلاحيات.
• عند تفعيل تطبيق الفروع، لا تُغلق الجلسة إلا من فرعها؛ وإلا تظهر رسالة هذة الجلسة موجودة في فرع (اسم الفرع). فانتقل لفرع الجلسة ثم أغلقها.
• صلاحية الإغلاق نفسها مطلوبة لإجراء إعادة فتح الجلسة.

ماذا يحدث بعد الإغلاق مباشرة؟

الانتقال إلى التأكيد

أثر الإغلاق على الجلسة

• لا يمكن إضافة فواتير أو مرتجعات للجلسة، وتظهر عند المحاولة This session is closed and you can’t add new invoices to it (تظهر بالإنجليزية).
• لا يمكن تعديل فواتير الجلسة، وتظهر You are not allowed to edit this invoice because the pos was closed (تظهر بالإنجليزية). ولا يمكن حذفها، وتظهر لا يمكنك حذف الفاتورة رقم (رقم الفاتورة) ذات صلة لجلسة مغلقة.
• لا يمكن تسجيل استلام نقدية جديد أو صرف نقدية جديد عليها؛ لأن حركات النقدية تُسجَّل على الجلسة المفتوحة فقط، وإن لم تكن لديك جلسة مفتوحة تظهر Please add pos shift first (تظهر بالإنجليزية).
• يُلغى ارتباط شاشة البيع بالجلسة؛ فعند فتح شاشة البيع مرة أخرى يُطلب منك فتح جلسة جديدة.
• في نظام قيد لكل جلسة (الافتراضي): لا تظهر مبيعات الجلسة في القيود والتقارير المحاسبية ولا تُخصم من المخزون حتى التأكيد.
• في نظام قيد يومية لكل فاتورة: قيود الفواتير والمدفوعات موجودة بالفعل، ويبقى قيد تأكيد الجلسة الذي ينقل المبالغ إلى الخزائن.
• يُسجَّل الإغلاق في سجل النشاطات بالجلسة.

رسائل الخطأ وحلولها

ملاحظات مهمة

• أكّد الجلسة بعد الإغلاق؛ فالجلسة المغلقة غير المؤكدة لا تنقل المبالغ إلى الخزائن.
• لا يمكن لمستخدم فتح جلسة جديدة إذا كانت لديه جلسة مفتوحة؛ فأغلق جلستك عند انتهاء ورديتك.
• الإغلاق لا يتحقق من الفترات المقفلة، لكن إلغاء التأكيد لاحقًا يُرفض إذا كان تاريخ الإغلاق داخل فترة مقفلة.
• لا يوجد إغلاق جماعي لأكثر من جلسة؛ تُغلق كل جلسة على حدة.

أسئلة شائعة

لماذا لا يظهر خيار الإغلاق؟

لأن الجلسة ليست مفتوحة، أو لأنك لا تملك اغلاق جلسات جميع المستخدمين، أو تملك اغلاق الجلسات الخاصة والجلسة لموظف آخر.

أغلقت الجلسة ولم تظهر شاشة التأكيد، لماذا؟

لأنك لا تملك صلاحية تأكيد هذه الجلسة. تبقى مغلق حتى يؤكدها من لديه تاكيد اغلاق جميع الجلسات أو صاحبها إن كان لديه تاكيد اغلاق الجلسات الخاصة به.

هل يمكن إغلاق الجلسة من داخل شاشة البيع؟

ليس مباشرة؛ اضغط عرض تفاصيل الجلسة ثم اغلاق الجلسة من صفحة الجلسة.

أغلقت الجلسة بالخطأ، ماذا أفعل؟

اضغط إعادة فتح الجلسة في صفحة الجلسة قبل التأكيد. وإن كانت مؤكدة، ألغِ التأكيد أولًا.

لماذا تظهر رسالة أن تاريخ الإغلاق أقدم من تاريخ الفواتير؟

لأن في الجلسة فاتورة أو مرتجع بتاريخ لاحق، ولو كان في سلة المحذوفات. اختر تاريخ إغلاق بعده.

هل يغلق النظام الجلسة تلقائيًا في نهاية اليوم؟

لا؛ تبقى الجلسة مفتوحة حتى يغلقها مستخدم لديه صلاحية الإغلاق.

هل يؤثر الإغلاق على الخزينة أو المخزون؟

لا. الأثر المحاسبي والمخزني لنظام قيد لكل جلسة يحدث عند التأكيد.