إضافة ملاحظة إلى مكتبة ملاحظات البنود وتعديلها وحذفها

تتيح لك صفحة ملاحظات البنود في دفترة تجهيز قائمة بالملاحظات الأكثر استخدامًا على المنتجات، مثل “بدون طحينة” أو “حار جدًا” أو “تغليف منفصل”، ليختارها الموظف بسرعة عند إضافة ملاحظة على بند في طلب نقاط البيع أو في فاتورة المبيعات، بدلًا من كتابتها في كل مرة. يشرح هذا الدليل كيفية الوصول إلى الصفحة وتفعيلها، وخطوات إضافة ملاحظة وتعديلها وحذفها، وقواعد التحقق، وأثر كل تغيير على الطلبات والفواتير السابقة.

قبل البدء

• تحتاج إلى صلاحية إدارة مكتبة ملاحظات بنود نقاط البيع. يملكها صاحب الحساب افتراضيًا، وتكون معطّلة لباقي الأدوار، وتُضبط من إدارة أدوار الموظفين. بدون هذه الصلاحية لا تظهر صفحة ملاحظات البنود في الإعدادات.

الوصول إلى صفحة ملاحظات البنود وتفعيلها

1. افتح صفحة ملاحظات البنود بإحدى طريقتين:
   • من المبيعات ← إعدادات المبيعات، ثم بطاقة ملاحظات البنود.
   • من إعدادات نقاط البيع ← ملاحظات البنود.
2. إذا كان مفتاح ملاحظات البنود بحالة غير مفعّل، فعّله؛ يظهر حينها حقل البحث وجدول الملاحظات.
3. اضغط حفظ أعلى الصفحة.

عند التفعيل، يستطيع المستخدمون إضافة ملاحظات معرّفة مسبقًا وملاحظات مخصصة على البنود أثناء إنشاء الفاتورة أو طلب نقاط البيع.

خطوات إضافة ملاحظة

1. في صفحة ملاحظات البنود، اضغط + إضافة أسفل جدول الملاحظات؛ يُضاف سطر جديد إلى الجدول بحالة نشط تلقائيًا.
2. اكتب نص الملاحظة في عمود نص الملاحظة، بحد أقصى 50 حرفًا بما في ذلك المسافات؛ لا يقبل الحقل أي أحرف بعد ذلك.
3. اضغط حفظ أعلى الصفحة.

بعد الحفظ، تُضاف الملاحظة إلى الملاحظات المعرّفة، فتظهر عند إضافة ملاحظة على أي بند.

إضافة ملاحظة معرّفة من نقاط البيع أو فاتورة المبيعات

عند إضافة ملاحظة على بند في طلب نقاط البيع أو في نموذج فاتورة المبيعات، يمكن للموظف البحث في الملاحظات، وإضافة ملاحظة جديدة إذا لم يجد ملاحظة مطابقة. ما يحدث للملاحظة الجديدة يعتمد على صلاحيته:

خطوات تعديل ملاحظة

1. في جدول الملاحظات، اضغط على نص الملاحظة في عمود نص الملاحظة وعدّله مباشرة.
2. اضغط حفظ أعلى الصفحة.

يظهر النص الجديد في الطلبات والفواتير الجديدة فقط. أما الطلبات والفواتير التي استخدمت الملاحظة قبل التعديل، فتحتفظ بالنص القديم كما كان وقت إنشائها.

خطوات حذف ملاحظة

1. في جدول الملاحظات، اضغط أيقونة الحذف الحمراء في نهاية سطر الملاحظة؛ يختفي السطر من الجدول مباشرة دون رسالة تأكيد.
2. اضغط حفظ أعلى الصفحة لتطبيق الحذف.

تُحذف الملاحظة من الملاحظات المعرّفة، فلا تظهر بعد ذلك في نقاط البيع ولا في فواتير المبيعات. الطلبات والفواتير التي استخدمتها تحتفظ بنصها كما هو.

آلية عمل النظام

• لا توجد ملاحظات معرّفة افتراضيًا في الحسابات الجديدة، ويستطيع موظفو نقاط البيع كتابة ملاحظة مخصصة حتى لو لم تكن هناك ملاحظات معرّفة.
• تعديل ملاحظة أو حذفها لا يؤثر على الطلبات والفواتير السابقة؛ كل طلب يحتفظ بنص الملاحظة كما كان وقت إنشائه.
• يمكنك البحث في الملاحظات من حقل البحث أعلى الجدول.

قواعد التحقق

ملاحظات هامة

• إضافة ملاحظة على بند في طلب نقاط البيع لا تحتاج صلاحية خاصة؛ الصلاحية مطلوبة فقط لإدارة الملاحظات المعرّفة وحفظ ملاحظات جديدة فيها.
• الحذف لا يطلب تأكيدًا، ويصبح نهائيًا بعد الحفظ؛ استخدم غير نشط إذا كنت قد تحتاج الملاحظة لاحقًا.
• لا تنسَ الضغط على حفظ بعد أي تغيير؛ التغييرات غير المحفوظة لا تُطبَّق.
• الملاحظات المعرّفة واحدة على مستوى الحساب كله وليست لكل فرع، فأي ملاحظة تضيفها تظهر في كل الفروع.

المشاكل الشائعة وحلولها

• الرسالة: هذه الملاحظة موجودة بالفعل في المكتبة.
  السبب: نص الملاحظة الذي تحاول حفظه موجود بالفعل ضمن الملاحظات المعرّفة، ولو بأحرف كبيرة أو صغيرة مختلفة، والنظام لا يسمح بتكرار نفس الملاحظة.
  الحل: استخدم الملاحظة الموجودة بدلًا من إضافتها مرة أخرى، أو غيّر نص الملاحظة الجديدة ثم اضغط حفظ.
• الرسالة: غير مسموح لك بالوصول لهذه الصفحة
  السبب: ضغطت “إضافة وحفظ” عند إضافة ملاحظة جديدة من نقاط البيع، ودورك الوظيفي لا يملك صلاحية “إدارة مكتبة ملاحظات بنود نقاط البيع” المطلوبة لحفظ الملاحظة ضمن الملاحظات المعرّفة.
  الحل: اضغط “إضافة” لاستخدام الملاحظة على البند الحالي فقط، أو اطلب من صاحب الحساب منحك الصلاحية من إدارة أدوار الموظفين.

أسئلة شائعة

• لماذا لا أرى صفحة ملاحظات البنود في الإعدادات؟ لأن دورك الوظيفي لا يملك صلاحية “إدارة مكتبة ملاحظات بنود نقاط البيع”؛ تواصل مع صاحب الحساب.
• لماذا لا يظهر جدول الملاحظات في الصفحة؟ لأن مفتاح “ملاحظات البنود” غير مفعّل؛ فعّله ليظهر حقل البحث والجدول.
• أضفت ملاحظة لكنها لم تظهر في نقاط البيع. لماذا؟ إما لأنك لم تضغط “حفظ” بعد الإضافة، أو لأن حالة الملاحظة “غير نشط”.
• حذفت ملاحظة بالخطأ، هل يمكنني استرجاعها؟ إذا لم تضغط “حفظ” بعد، اضغط “تجاهل” لإلغاء الحذف. أما بعد الحفظ، فأعد إضافة الملاحظة من جديد.
• عدّلت ملاحظة معرّفة، لماذا لم يتغير نصها في الطلبات السابقة؟ لأن كل طلب يحتفظ بنص الملاحظة كما كان وقت إنشائه؛ التعديل يظهر في الطلبات الجديدة فقط.
• هل يؤثر حذف ملاحظة على الفواتير التي استخدمتها؟ لا، تبقى الملاحظة في الطلبات والفواتير السابقة كما هي.
• لماذا يرفض النظام حفظ الملاحظة؟ لأن نفس النص موجود بالفعل ضمن الملاحظات المعرّفة، ولو بأحرف كبيرة أو صغيرة مختلفة. أما طول الملاحظة فلا يمنع الحفظ، لأن الحقل لا يقبل أكثر من 50 حرفًا من الأساس.
• هل لكل فرع ملاحظات معرّفة مختلفة؟ لا، الملاحظات المعرّفة واحدة على مستوى الحساب، وتظهر نفسها في كل الفروع.
• أضاف موظف ملاحظة جديدة من نقاط البيع أو الفاتورة، لماذا لم تظهر ضمن الملاحظات المعرّفة؟ لأنه لا يملك صلاحية “إدارة مكتبة ملاحظات بنود نقاط البيع”، فاستُخدمت الملاحظة على ذلك الطلب أو الفاتورة فقط ولم تُحفظ.