Link Employee Asset to an Existing Fixed Asset

This screen allows you to link a new employee asset to an already existing fixed (accounting) asset, .with the ability to automatically import its data and modify it if needed

Activation Requirements

• The user must have permission to add employee assets.
• The Accounting module must be enabled. If it is not enabled, the option to link to an accounting asset will not appear, and only creating a new asset will be available.
• If the Branches feature is enabled, only accounting assets belonging to accessible branches will appear in search results.

How to Access

• From the main menu, go to Employees.
• Click on Employee Assets.
• Click Add Employee Asset.
• Choose Link to Existing Asset from the selection screen

Steps to Link an Asset

First: Search for the Accounting Asset

1. In the Link to Accounting Asset field, search using any of the following:
   • Asset name
   • Asset code
   • Serial number
   • Barcode
2. Search results will appear in the following format:
   1. Laptop – Dell Latitude 5490 (Serial: DELL-12345 / Barcode: AST-12345)
   2. Laptop – Dell Latitude 5490 (Serial: DELL-12346)
   3. Laptop – Dell Latitude 5490 (New Addition)
3. Select the required asset — only one asset can be selected

Notes on Search Results

• Results include both main accounting assets and their individual units.
• Already linked assets will not appear and cannot be linked again.
• If the number of linked assets reaches the defined quantity of the accounting asset, no additional linking is allowed.
• Results labeled (New Addition) indicate that a new unit will be added to the accounting asset upon saving.

ثانياً: مراجعة البيانات المستوردة وتعديلها

4. عند اختيار الأصل، تُستورد الحقول التالية تلقائياً من الأصل المحاسبي:
   4. اسم الأصل
   5. الرقم التسلسلي
   6. الباركود
   7. الوصف
5. الحقول التالية تظهر معتمة غير قابلة للتعديل إذا استُوردت من الأصل المحاسبي:
   • الرقم التسلسلي
   • الباركود
6. جميع الحقول الأخرى قابلة للتعديل.
7. أكمل باقي حقول النموذج كما في عملية إنشاء أصل جديد.
8. اضغط حفظ لإنشاء السجل.

للتراجع دون حفظ، اضغط إلغاء للعودة إلى قائمة أصول الموظفين.

ملاحظات

• تُحسب حالة الأصل تلقائياً بناءً على قيمة يُستخدم بواسطة.
• عند تغيير الأصل المحاسبي المحدد أو إزالته، تُحدَّث جميع الحقول المستوردة فوراً بناءً على الاختيار الجديد.
• الرقم التسلسلي والباركود يجب أن يكونا فريدَين عبر جميع أصول الموظفين والأصول المحاسبية.
• عند الحفظ يتحدد سلوك الربط بناءً على كمية الأصل المحاسبي:

إذا كانت الكمية = 1 أو فارغة:

• يُربط الأصل على مستوى الأصل الرئيسي مباشرةً.
• تُخزَّن الرقم التسلسلي والباركود والحيازة والموقع الفعلي على مستوى الأصل.

إذا كانت الكمية > 1:

• يصبح متاحاً خيار تحديد وحدات الأصل الفردية.
• عند تفعيله، يتحوّل النظام من تتبع الأصل كوحدة واحدة إلى تتبعه بوحدات منفردة.
• يُنشأ الربط على مستوى الوحدة وليس على مستوى الأصل الرئيسي.
• ينسخ النظام تلقائياً بيانات الصف الأول من القيم الموجودة على مستوى الأصل، ثم يُطبّق بيانات الأصل الجديد على الصف الثاني.
• بعد التحويل، تصبح حقول الحيازة على مستوى الأصل الرئيسي للقراءة فقط، وتُدار جميع التعيينات مستقبلاً على مستوى الوحدة.
• جميع التغييرات وعمليات الربط وإزالة الربط تُسجَّل في سجل النشاط.
• تغييرات التعيين والحيازة تُسجَّل في سجل حركة الأصل.