دليل عقود الإيجار

إدارة عقود الإيجار تُعد جزءًا أساسيًا من إدارة الإيجارات والوحدات. يوفّر النظام الآن ميزة مخصصة لعقود الإيجار، مما يتيح لك إضافة وتنظيم ومتابعة جميع بيانات عقود الإيجار مباشرة داخل المنصة بسهولة وفعالية. سيرشدك هذا الدليل إلى خطوات إضافة عقد إيجار جديد، وتحديد شروط الدفع الأساسية، وتتبع العقود النشطة لضمان الدقة والامتثال.

 من القائمة الرئيسية اضغط على “إدارة الإيجارات والوحدات“، ثم اختر “عقود الإيجار“ من القائمة المنسدلة.

سيتم توجيهك إلى لوحة عقود الإيجار التي تعرض جميع العقود الحالية والسابقة. يمكنك من خلالها:

• البحث باسم العميل أو الوحدة.
• تصفية العقود حسب الحالة (نشط، منتهٍ، قادم).

تساعدك هذه الواجهة المركزية على تتبّع جميع الاتفاقيات والوصول السريع إلى التفاصيل المهمة.

يتطلب إنشاء عقد إيجار جديد ملأ عدة حقول موزعة على قسمين رئيسيين:

1. معلومات عقد الإيجار
2. شروط الدفع

لإنشاء عقد جديد، اضغط على زر “إضافة عقد إيجار“.

1. معلومات عقد الإيجار

قم بملأ الحقول التالية:

• الكود: أدخل رمزًا فريدًا لتحديد كل عقد إيجار بسهولة.
• الوحدة: اختر العقار أو الوحدة المؤجرة.
• العميل: حدّد العميل الذي سيقوم بتأجير الوحدة.
  إذا لم يكن العميل مسجلاً في النظام، انقر على زر “+إضافة“ لإضافته.
• فترة العقد: حدد مدة العقد (مثلًا: سنة، 6 أشهر).
• تاريخ البدء: التاريخ الذي يبدأ فيه عقد الإيجار.
• تاريخ الانتهاء: التاريخ الذي ينتهي فيه العقد.
• ملاحظات: أضف أي ملاحظات أو تفاصيل مهمة عن العقد.
• المرفقات: قم برفع المستندات الداعمة مثل نسخة العقد الموقّع أو بطاقة الهوية.
• الوسوم: أضف كلمات مفتاحية تساعدك في تصنيف العقد أو تسهيل البحث عنه لاحقًا.

2. شروط الدفع

• قيمة القسط: المبلغ الثابت الذي سيتم دفعه في كل قسط خلال فترة الإيجار.
• معدل السداد: عدد مرات الدفع (مثلًا: شهريًا، ربع سنويًا، سنويًا).
• مبلغ التأمين: قيمة التأمين أو الضمان المطلوب للعقد.
• الضرائب: نسبة أو مبلغ الضريبة المضافة على الدفع.
• حساب المبيعات: الحساب المحاسبي الذي سيتم تسجيل إيرادات الإيجار فيه.
• الأقساط: عرض مفصل لكل دفعات الإيجار المجدولة بما في ذلك تواريخ الاستحقاق والمبالغ.

يمكن للنظام إنشاء جدول الأقساط تلقائيًا بناءً على البيانات المُدخلة. لكن في حال الحاجة إلى تعديل جدول الدفع:

• اضغط على “إضافة“ لإنشاء قسط يدويًا.
• أدخل تاريخ الاستحقاق والمبلغ، ثم انقر على “حفظ“.
• يمكنك أيضًا لصق جدول الأقساط مباشرةً من ملف Excel لتسهيل الإدخال الجماعي.

توفر هذه المرونة إمكانية تكييف شروط الدفع وفقًا لأي اتفاق خاص مع العميل.

بعد حفظ عقد الإيجار بنجاح، انتقل إلى “أقساط عقود الإيجار” من القائمة المنسدلة ضمن قسم “إدارة الإيجارات والوحدات“.

في هذه الصفحة ستجد ما يلي:

• جدول يعرض سجلات تفصيلية لأقساط الإيجار لجميع الوحدات المؤجرة لمختلف العملاء، ويتضمن تواريخ الاستحقاق، والمبالغ، وحالات الدفع.
• قائمة بجميع سجلات الأقساط المرتبطة بعقود الإيجار. كل صف يمثل قسطًا مجدولًا ويتضمن الحقول الرئيسية التالية:
  • رقم العقد
  • الوحدة
  • العميل
  • تاريخ الاستحقاق
  • المبلغ

تظهر بعض المستحقات مثل مبالغ التأمين أو المبالغ المُضافة يدويًا مع وسم بجانب حالة الدفع، يوضح ما إذا كان المبلغ مدفوعًا أو غير مدفوع.

يقدم النظام تقريرًا شاملًا عن الإيجارات، يدمج جميع التفاصيل الأساسية الخاصة بالعملاء، بما في ذلك مبالغ الإيجار، وإجمالي المدفوعات، والمبالغ المتبقية، وحالة الدفع، وتواريخ الاستحقاق القادمة، مما يمنحك نظرة واضحة ومنظمة على عمليات التأجير الخاصة بك.

من القائمة الرئيسية، انقر على “التقارير“، ثم اختر من القائمة المنسدلة “تقارير الإيجارات“، ثم انقر على “أقساط عقود الإيجار“.

قم بتصفية التقرير من خلال تحديد الحقول المطلوبة التي تتناسب مع احتياجاتك، مثل اسم العميل، الوحدة، الحالة، أو نطاق تاريخ الاستحقاق، ثم انقر على زر “عرض التقرير“.

سيتم عرض التقرير بالحقول التي قمت بتحديدها، مما يوفر لك نظرة شاملة على بيانات الإيجارات المُفلترة. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك النظام إمكانية تصدير التقرير بعدة صيغ أو طباعته مباشرة لسهولة مشاركته أو الاحتفاظ به ضمن المستندات الرسمية.