استيراد الفواتير من خلال إكسيل
عملية إضافة الفواتير على برنامج دفترة يمكن أن تتم بشكل فردي لكل فاتورة على حِدة أو أن تتم عن طريق رفع جميع الفواتير على النظام في صورة ملف إكسيل، نستعرض في هذا الدليل طريقة تجهيز ملف الإكسيل وكيفية استيراد الفواتير منه على دفترة في لحظات.
استعراض ملف الإكسيل المناسب لرفع بيانات الفواتير
تأكد من تجهيز ملف الإكسيل شامل بيانات الفواتير المراد رفعها على دفترة مثل رقم الفاتورة وتاريخها وتاريخ الإصدار والعملة والضرائب والكمية وسعر الوحدة وغيرها من البيانات.
ينبغي أن يكون ملف الإكسيل بصيغة csv
حيث تعتبر الصيغة المناسبة للملفات باللغة العربية.
طريقة استيراد الفواتير عن طريق ملف إكسيل
اضغط على “إدارة الفواتير” المنسدلة عن “المبيعات” بالقائمة الرئيسية، واضغط على زر “استيراد”.
- قم باختيار المحدد “Comma Separated” واضغط على “اختيار الملف Choose File” لرفع ملف إكسيل المراد من جهازك.
- اختر حالة الفاتورة “أصدر” إن أردت استيراد الفواتير كفواتير فعلية، أو “مسودة” إن أردت التأكد من الفواتير بعد استيرادها ثم تحويلها إلى فواتير.
- ملحوظة: في حالة كان لكل عمود عنوان مثل “التاريخ” “سعر الوحدة” فلا تقم بتفعيل “قم باستيراد الصف الأول من الملف” ولكن في حالة عدم وجود عنوان لكل عمود قم بتفعيل هذه الخاصية لعدم فقدان أحد البنود أثناء عملية الرفع.
- ملحوظة: في حالة تفعيل خاصية “إنشاء أرقام الفواتير تلقائيًا” سيقوم النظام بضبط أرقام الفواتير بنفسه لتتبع التسلسل الطبيعي على النظام وفي حالة عدم التفعيل، ينبغي عليك رفع عمود خاص بأرقام الفواتير في ملف الإكسيل.
قم بمقابلة بيانات ملف الإكسيل المحتوي على الفواتير ببيانات نفس الحقل في النظام، مثلًا إن كان عنوان عمود التاريخ للفواتير في ملف الإكسيل “التاريخ”، قم باختيار هذا العنوان مقابل حقل “تاريخ الفاتورة” على النظام ليتعرف نظام دفترة على نوع كل بيان يقوم برفعه، ثم اضغط على زر “استيراد”.
ملاحظة: الحقول المميزة بالعلامة “*” هي حقول افتراضية للفواتير ينبغي عليك تضمينها ملف الإكسيل، أما باقي الحقول يمكنك تركها فارغة إن لم تكن تريد رفعها من خلال ملف الإكسيل.
تظهر لك رسالة بعدد الفواتير التي نجح استيرادها وكذلك بتلك التي فشل استيرادها، مع تحديد سبب الخطأ حتى تقوم بإصلاح الأخطاء التي أدت لفقدانها.
بعد نجاح استيراد الفواتير عن طريق ملف الإكسيل يمكنك التوجه إلى “إدارة الفواتير” المنسدلة عن “المبيعات” بالقائمة الرئيسية لتجد الفواتير التي قمت برفعها لديك على النظام.