طباعة نفس الفاتورة مرتين؛ مرة كفاتورة مقدمة ومرة كفاتورة ضريبية

تحتاج شركات المقاولات طباعة الفاتورة المقدمة غير محققة الإيرادات عند إصدارها أول مرة بعنوان “فاتورة مقدمة” ومرة أخرى عند تسليم المشروع بعنوان “فاتورة ضريبية” بنفس البيانات والتفاصيل، كيف تستطيع ضبط  الأمر لإصدار نفس الفاتورة مرتين مع الحفاظ على صحة الجوانب المحاسبية وضبط القيود؟

نستعرض التفاصيل في هذا الدليل.

لكي نتمكن من طباعة نفس الفاتورة لكن بعنوان مختلف في كل مرة، يجب إنشاء نسختين من نفس الفاتورة مع تغيير مسمى قالب كل منهما.

اضغط على “قوالب للطباعة” المنسدلة عن “القوالب” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على “تصاميم الفواتير/ عروض الأسعار”.

اختر القالب المراد طباعة الفاتورة بنفس التصميم والبيانات خاصته واضغط على الثلاث نقاط بجواره واضغط على “نسخ” من القائمة المنسدلة لإنشاء نسخة من هذا القالب.

اضغط على “مسمى” من القائمة الرئيسية وادخل في حقل “عنوان الفاتورة” العنوان “فاتورة مقدمة” ليظهر بعدها عنوان هذا النسخة من قالب الفاتورة “فاتورة مقدمة”.

ثم اضغط على “بيانات القالب” من القائمة الجانبية وادخل في حقل “القالب” عنوان القالب الخارجي المراد استدعاء هذا القالب به لطباعته، يمكننا أن نجعله “قالب فاتورة مقدمة” مثلًا ثم اضغط على زر “حفظ”.

الآن نكرر نفس الخطوات لكن بجعل عنوان النسخة التالية “فاتورة ضريبية”.

اضغط على “قوالب للطباعة” المنسدلة عن “القوالب” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على “تصاميم الفواتير/ عروض الأسعار”.

اختر نفس القالب المراد طباعة الفاتورة بنفس التصميم والبيانات خاصته واضغط على الثلاث نقاط بجواره واضغط على “نسخ” من القائمة المنسدلة لإنشاء نسخة جديدة من هذا القالب.

اضغط على “مسمى” من القائمة الرئيسية وادخل في حقل “عنوان الفاتورة” العنوان “فاتورة ضريبية” ليظهر بعدها عنوان هذا النسخة من قالب الفاتورة “فاتورة ضريبية”.

ثم اضغط على “بيانات القالب” من القائمة الجانبية وادخل في حقل “القالب” عنوان القالب الخارجي المراد استدعاء هذا القالب به لطباعته، يمكننا أن نجعله “قالب فاتورة ضريببة” مثلًا ثم اضغط على زر “حفظ”.

ثم بعض الحفظ اضغط على الثلاث نقاط بجوار القالب واختر من القائمة المنسدلة “أضف إلى نماذج القسائم” حتى تتمكن من طباعة نفس الفاتورة المقدمة معنونة بـ “فاتورة ضريبية” عند الحاجة.

الفواتير المدفوعة مقدمًا عبارة عن إيراد لم يتم تقديم الخدمة الخاص به بعد، لذا يتم تسجيله مؤقتًا في الإيرادات غير المحققة إلى أن يتم الإنتهاء من التفيذ فيتم تحويله إلى إيرادات محققة أي إلى حساب المبيعات.

ولتوجيه الفواتير المقدمة إلى حساب الإيرادات الغير محققة؛ علينا إنشاء حساب الإيرادات المحققة في دليل الحسابات أولًا.

اضغط على “دليل الحسابات” المنسدلة عن “المحاسبة” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على “الخصوم المتداولة”.

اختر نوع الحساب “حساب فرعي” وأدخل اسم الحساب “الإيرادات غير المحققة”.

الفواتير غير المحققة (المقدمة) ينبغي توجيهها إلى حساب “الإيرادات غير المحققة” الذي أضفناه إلى دليل الحسابات، ثم يتم إعادة التوجيه إلى حساب “المبيعات”عند تسليم المشروع وتحول هذه الفاتورة إلى فاتورة ضريبية اعتيادية.

اضغط على “إعدادات الحسابات العامة” المنسدلة عن “المحاسبة” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على “توجيه الحسابات”.

ثم اضغط على “المبيعات” من القائمة الجانبية واختر نوع التوجيه لحقل “المبيعات” النوع “تعيين لكل منها”.

لإضافة فاتورة مقدمة على الحساب توجه إلى “إنشاء فاتورة” المنسدلة عن “المبيعات” بالقائمة الرئيسية وتختر من حقل قالب الفاتورة “قالب فاتورة مقدمة” الذي قمنا بإنشائه، واختر من حقل حساب الأستاذ حساب “الإيرادات غير المحققة” واستكمل بيانات الفاتورة ثم اضغط على زر “حفظ”.

بعد الحفظ تجد الفاتورة غير المحققة معنونة بـ “فاتورة مقدمة” ويمكنك طباعتها أو حفظها على هيئة ملف pdf

كما تجد قيود الفاتورة وقد تم إنشائها تلقائيًا، وتصل إليها بالضغط على رقم القيد أعلى الفاتورة أو من “القيود اليومية” المنسدلة عن “الحسابات العامة” بالقائمة الرئيسية.

يُسجَّل قيد الفاتورة المقدمة غير المحققة كالتالي:

من حـ / العميل (شركة أيزام)
100 مدين

 إلى حـ / الإيرادات غير المحققة
100 دائن

وعند الضغط على “دليل الحسابات” المنسدلة عن “المحاسبة” بالقائمة الرئيسية تجد تجد قيد الفاتورة المقدمة تم ترصيد في حساب الإيرادات غير المحققة وفي حساب العميل.

عند تسليم المشروع تحتاج إلى طباعة الفاتورة المقدمة مرة أخرى بعنوان فاتورة ضريبية ولا يصح اللجوء إلى إعادة إنشاء نفس الفاتورة مرة أخرى، لذا نتبع الخطوات القادمة:

نضغط على “إدارة الفواتير” المنسدلة عن “المبيعات “ بالقائمة الرئيسية ثم نضغط على الفاتورة المقدمة المراد إعادة  طباعتها، ونضغط على “قسائم” ونختار من القائمة المنسدلة “قالب فاتورة ضريبية”.

تظهر لك الفاتورة المقدمة لكن بعنوان فاتورة ضريبية بدلًا من فاتورة مقدمة، يمكنك طباعتها أو تحميلها على هيئة pdf.

بعد طباعة الفاتورة الضريبية تتبقى المعالجة المحاسبية، حيث ينبغي إثبات تحويل الإيرادات الغير محققة إلى إيرادات محققة، وذلك عن طريق إضافة قيد يومية تحول من خلاله قيد الإيراد غير المحقق إلى المبيعات (الإيرادات المحققة.

اضغط على “أضف قيد” المنسدلة عن “المحاسبة” بالقائمة الرئيسية لإنشاء قيد يدوي

ونسجل القيد كالتالي :

من حـ / الإيرادات غير المحققة

100 مدين

إلى حـ / المبيعات

100 دائن

ونضغط على زر “حفظ”.

وتجد القيد بعد حفظه في دليل الحسابات في حساب المبيعات وفي حساب الإيردات غير المحققة.