الفرق بين أمر البيع وعرض السعر والفاتورة

تمر عملية البيع في دفترة بثلاثة مستندات يمكنك استخدامها كلها أو بعضها: عرض السعر تقدمه للعميل قبل الاتفاق، وأمر البيع يسجّل طلب العميل المؤكد، والفاتورة هي المستند المالي الذي يُثبت البيع. يشرح هذا الدليل الفرق بينها، وأثر كل منها على الحسابات والمخزون ورصيد العميل، وكيف تحوّل من مستند لآخر.

الفرق باختصار

متى تستخدم كل مستند

• عرض السعر: عندما يطلب العميل سعرًا قبل أن يقرر، أو تحتاج إلى موافقته على الأصناف والأسعار.
• أمر البيع: عندما يؤكد العميل طلبه لكن التسليم أو الفوترة لاحقًا أو على دفعات، وتريد متابعة ما تم فوترته وما تبقى.
• الفاتورة: عند إتمام البيع؛ مباشرة، أو بالتحويل من عرض سعر أو أمر بيع.

قبل البدء

• لاستخدام أوامر البيع فعّل تفعيل أوامر البيع من إعدادات المبيعات ← إعدادات أوامر البيع.
• يمكنك إيقاف عروض الأسعار من إعدادات عروض الأسعار إن لم تكن تستخدمها.
• لكل مستند صلاحيات مستقلة للإضافة والتعديل والحذف والعرض، ولتحويل أمر البيع إلى فاتورة صلاحية خاصة.

حالات كل مستند

يمكنك أيضًا تفعيل حالات مخصصة لعروض الأسعار ولأوامر البيع من إعدادات كل منهما.

خطوات التحويل بين النماذج

تحويل عرض السعر إلى فاتورة

1. قم بعرض عرض السعر من قائمة عروض الأسعار.
2. من شريط الإجراءات اضغط على زر تحويل لفاتورة. إذا لم يوافق العميل على العرض بعد، يطلب النظام تأكيد اعتباره موافقًا عليه.
3. تُفتح شاشة فاتورة جديدة ببيانات العرض؛ راجعها واضغط حفظ.

تصبح حالة العرض حولت لفاتورة. يُحوَّل العرض إلى فاتورة واحدة فقط، وإذا حُذفت الفاتورة يعود العرض إلى تمت الموافقة.

تحويل عرض السعر إلى أمر بيع

1. من شريط إجراءات عرض السعر اضغط على زر التحويل الى امر بيع (يظهر عند تفعيل أوامر البيع).
2. راجع بيانات أمر البيع واضغط حفظ.

لا يشترط موافقة العميل على العرض. تصبح حالة العرض تم الطلب، ولا يمكن تحويله لأكثر من أمر بيع، ويجب أن يكون العميل نفسه.

تحويل أمر البيع إلى فاتورة

1. افتح أمر البيع من أوامر البيع.
2. من شريط الإجراءات اضغط على زر تحويل إلى فاتورة.
3. تظهر الكميات التي لم تُفوتر بعد فقط؛ عدّلها إذا كنت تفوتر جزءًا من الطلب، ثم احفظ.
4. كرر التحويل لاحقًا لفوترة الكميات المتبقية.

آلية عمل النظام

• عرض السعر وأمر البيع لا يُنشئان أي قيد محاسبي، ولا يغيّران رصيد العميل، ولا يقبلان مدفوعات. القيد والمستحق يبدآن من الفاتورة.
• أمر البيع لا يحجز المخزون. إذا كانت الأذون المخزنية لفواتير المبيعات مفعّلة، يمكنك إنشاء إذن صرف من أمر البيع؛ ويصرف المخزون عند الموافقة عليه، وعند التحويل تُؤخذ بنود الفاتورة من الأذون المعتمدة.
• يمكن للعميل الموافقة على عرض السعر من بوابة العميل بزر الموافقة على عرض الأسعار، فتتغير حالته إلى تمت الموافقة ويصل إشعار للموظف المسؤول.

قواعد التحقق

• لا يمكن تحويل عرض سعر حُوِّل سابقًا إلى فاتورة أو أمر بيع.
• لا يمكن تحويل أمر بيع في حالة مسودة، ولا أمر بيع تمت فوترته بالكامل.
• لا يمكن أن تتجاوز كميات الفاتورة الكميات المتبقية في أمر البيع، ولا إضافة بند غير موجود فيه؛ إلا إذا فعّلت السماح بإصدار فاتورة بكميات بنود تتجاوز الكميات المحددة في أمر البيع ولديك صلاحية التحويل.
• لا يمكن حذف أمر بيع تمت فوترته كليًا أو جزئيًا.
• إذا رُفضت كل الأذون المخزنية لأمر البيع، لا يمكن تحويله إلى فاتورة.

أسئلة شائعة

• هل يجب أن أمر بالمستندات الثلاثة؟ لا، يمكنك إصدار فاتورة مباشرة، أو البدء بعرض سعر أو أمر بيع حسب طريقة عملك.
• لماذا لا يظهر أمر البيع في القائمة؟ لأنه غير مفعّل؛ فعّله من إعدادات أوامر البيع.
• هل يؤثر أمر البيع على المخزون؟ لا، إلا إذا أنشأت منه إذن صرف مخزني ووافقت عليه.
• هل يمكنني استلام دفعة مقدمة على أمر البيع؟ لا يقبل أمر البيع مدفوعات؛ حوّله إلى فاتورة أو استخدم فاتورة دفعة مقدمة.
• هل يمكن تحويل عرض سعر إلى أكثر من فاتورة؟ لا؛ لفوترة الطلب على دفعات، حوّل العرض إلى أمر بيع ثم فوتره جزئيًا.
• حذفت الفاتورة المحوَّلة من عرض السعر، ماذا يحدث للعرض؟ يعود إلى حالة تمت الموافقة ويمكن تحويله مرة أخرى.