دليل حذف دفعة مقدمة واسترجاعها من سلة المحذوفات
عند حذف فاتورة دفعة مقدمة، لا تُحذف نهائيًا مباشرة، بل تنتقل إلى سلة المحذوفات وتبقى فيها 90 يومًا يمكنك خلالها استرجاعها. وإذا كانت الدفعة المقدمة موزّعة على فواتير مبيعات، يطلب منك النظام تأكيد الحذف لأن التوزيع سيُزال. يشرح هذا الدرس طريقة حذف دفعة مقدمة، وما يحدث بعد الحذف، وطريقة استرجاعها من سلة المحذوفات أو حذفها نهائيًا.
قبل البدء
- لحذف الدفعة المقدمة: صلاحية تعديل وحذف الفواتير (كل الفواتير، أو الفواتير التي أنشأتها أنت).
- لفتح سلة المحذوفات واسترجاع الدفعة المقدمة أو حذفها نهائيًا: صلاحية إدارة معاملات المبيعات المحذوفة.
- ألا يكون تاريخ الدفعة المقدمة ضمن فترة مالية مقفلة.
خطوات حذف دفعة مقدمة
- من القائمة الرئيسية، اختر المبيعات، ثم إدارة الفواتير، وافتح فاتورة الدفعة المقدمة التي تريد حذفها.
- اضغط زر حذف.
- تظهر صفحة تأكيد الحذف. إذا كانت الدفعة المقدمة موزّعة على فاتورة مبيعات، تظهر رسالة الدفعة المقدمة #… موزّعة على الفاتورة …؛ سيؤدي حذفها إلى إزالة التوزيع، هل أنت متأكد من الحذف؟. اضغط نعم لتأكيد الحذف.
- تظهر رسالة تفيد بنقل الدفعة المقدمة إلى سلة المحذوفات لمدة 90 يومًا، مع رابط عرض سلة المحذوفات.
تحذير: عند حذف دفعة مقدمة موزّعة، يُحذف توزيعها على فواتير المبيعات نهائيًا، ولا يعود التوزيع عند استرجاع الدفعة المقدمة من سلة المحذوفات.
ماذا يحدث بعد الحذف
| العنصر | ما يحدث عند الحذف |
|---|---|
| فاتورة الدفعة المقدمة | تنتقل إلى سلة المحذوفات وتبقى فيها 90 يومًا، ثم تُحذف نهائيًا تلقائيًا. |
| مدفوعات الدفعة المقدمة | تُعلَّق مع الدفعة المقدمة، وتعود إلى حالتها السابقة عند استرجاعها. |
| القيد المحاسبي للدفعة المقدمة وقيود مدفوعاتها | تُحذف، ويُعاد إنشاؤها عند الاسترجاع. |
| توزيع الدفعة المقدمة على فواتير المبيعات | يُحذف نهائيًا، ولا يعود عند الاسترجاع. |
| فواتير المبيعات التي كانت الدفعة موزّعة عليها | يُعاد حساب المبلغ المدفوع والمتبقي وحالة الدفع لكل فاتورة؛ فقد تتغير حالتها من مدفوعة إلى مدفوعة جزئياً أو غير مدفوعة. |
خطوات استرجاع دفعة مقدمة من سلة المحذوفات
- من صفحة إدارة الفواتير، اضغط زر القائمة (…) أعلى الصفحة، واختر سلة المحذوفات.
ملاحظة: يظهر خيار سلة المحذوفات فقط إذا كانت لديك صلاحية إدارة معاملات المبيعات المحذوفة، وكانت في السلة فاتورة أو دفعة مقدمة محذوفة.
- في صفحة العناصر المحذوفة، اضغط استعادة بجوار الدفعة المقدمة. ويمكنك أيضًا فتح الدفعة المقدمة المحذوفة والضغط على استعادة من صفحتها.
- في رسالة التأكيد هل أنت متأكد أنك تريد استعادة هذا السجل؟، أكّد الاسترجاع. تظهر رسالة تم استعادة دفعة مقدمة.
- إذا كانت الدفعة المقدمة موزّعة قبل حذفها، أعد توزيعها: افتح فاتورة المبيعات واضغط توزيع الدفعة المقدمة. لمعرفة التفاصيل، راجع توزيع دفعة مقدمة على فاتورة مبيعات.
النتيجة: تعود الدفعة المقدمة إلى قائمة الفواتير بمدفوعاتها وقيودها المحاسبية، ويكون كامل مبلغها غير موزّع حتى تعيد توزيعه.
الحذف النهائي
- لحذف الدفعة المقدمة نهائيًا قبل انتهاء المدة، اضغط حذف نهائي بجوارها في سلة المحذوفات، ثم أكّد الرسالة هل أنت متأكد أنك تريد الحذف النهائي لهذا السجل؟ لا يمكن التراجع عن هذا الإجراء.
ملاحظة: يظهر بجوار كل عنصر في سلة المحذوفات عدد الأيام المتبقية قبل حذفه نهائيًا، مثل الحذف النهائي خلال 5 أيام. وبعد انتهاء 90 يومًا من الحذف، يحذفه النظام نهائيًا تلقائيًا.
حالات لا يمكن فيها الحذف أو الاسترجاع
| الحالة | ما يحدث |
|---|---|
| تاريخ الدفعة المقدمة ضمن فترة مالية مقفلة. | لا يمكن حذفها ولا استرجاعها حتى تُفتح الفترة. |
| الدفعة المقدمة مرتبطة بمرتجع أو إشعار دائن أو إشعار مدين. | لا يمكن حذفها؛ احذف المستندات المرتبطة أولًا. |
| الدفعة المقدمة مُرسلة ومقبولة في منظومة الفاتورة الإلكترونية. | لا يمكن حذفها. في الفاتورة الإلكترونية السعودية، أنشئ إشعارًا دائنًا لإلغائها بدلًا من حذفها. |
| لا تملك صلاحية حذف الفواتير، أو صلاحية إدارة معاملات المبيعات المحذوفة. | لا يمكنك الحذف، أو لا يمكنك فتح سلة المحذوفات والاسترجاع والحذف النهائي. |
أسئلة شائعة
هل يعود توزيع الدفعة المقدمة عند استرجاعها؟
لا؛ يُحذف التوزيع نهائيًا عند حذف الدفعة المقدمة. بعد الاسترجاع، أعد توزيعها من زر توزيع الدفعة المقدمة في فاتورة المبيعات.
كم تبقى الدفعة المقدمة في سلة المحذوفات؟
تبقى 90 يومًا من تاريخ الحذف، ثم يحذفها النظام نهائيًا تلقائيًا. ويمكنك حذفها نهائيًا قبل ذلك من زر حذف نهائي.
لماذا لا يظهر خيار سلة المحذوفات؟
لأنك لا تملك صلاحية إدارة معاملات المبيعات المحذوفة، أو لأن السلة لا تحتوي على أي فاتورة أو دفعة مقدمة محذوفة.
هل تتغير حالة فاتورة المبيعات بعد حذف الدفعة المقدمة الموزّعة عليها؟
نعم؛ يُعاد حساب المبلغ المدفوع والمتبقي للفاتورة، فقد تتغير حالتها من مدفوعة إلى مدفوعة جزئياً أو غير مدفوعة.