إرسال فواتير المبيعات عن طريق البريد الإلكتروني

يتيح لك برنامج دفترة إمكانية إرسال بريد إلكتروني من داخل البرنامج ليمثل إشعارًا بإصدار فاتورة أو موعد أو غيرها لعميلك.

ملحوظات:

• يجب التأكد من إضافة بريد إلكتروني في الملف التعريفي للعميل حتى يظهر لك خيار إرسال الفاتورة عن طريق البريد الإلكتروني داخل ملف الفاتورة.
• يمكنك إضافة قالب بريد إلكتروني خاص بك ولمزيد من المعلومات عن كيفية إضافة قالب يمكنك الإطلاع على الخطوات بالرابط التالي “إضافة قالب بريد إلكتروني”

خطوات إرسال الفاتورة عن طريق البريد الإلكتروني

1.  اضغط على “المبيعات” من القائمة الرئيسية.
2. اضغط على “إدارة الفواتير”.
3. اضغط على “عرض الفاتورة” المطلوب إرسالها إلى العميل.
   • ملحوظة: يجب أن يتوافر بريد إلكتروني في ملف العميل صاحب الفاتورة. لمزيد من التفاصيل راجع الدليل الخاص بـ “إضافة عميل جديد”.
4. اضغط على زر “أرسل إلى العميل” أعلى نافذة عرض الفاتورة.
   • ملحوظة: قد لا يظهر زر “أرسل إلى العميل” في حالة عدم وجود قالب بريد إلكتروني من نوع ملائم لطبيعة الفاتورة. (مثال: إن كان نوع قالب البريد الإلكتروني هو “فاتورة مدفوعة” فلن يظهر زر الإرسال داخل الفواتير “الغير مدفوعة”)
5. يعرض النظام الصفحة الخاصة بضبط الرسالة عن طريق البريد الإلكتروني قبل عميلة الإرسال.
6. حدد أحد قوالب الرسائل النصية المحفوظة بالحساب أعلى يسار الشاشة.
   • بإمكانك القيام بتعديلات على قالب الرسالة والاستعانة بقائمة “العناصر النائبة”.
7. يحتوي القالب الافتراضي للبريد الإلكتروني البيانات الأساسية الخاصة “بالعميل” و“الفاتورة” وأيضًا “رابط عرض الفاتورة”.
8. اضغط على زر “أرسل”.

ملحوظة: يمكنك إرسال الرسائل عبر البريد الإلكتروني الخاص بشركتكم إلى العميل عن طريق الـ SMTP وللتعرف على كيفية ضبط إعدادات الـ SMTP برجاء الإطلاع على الروابط التالية:

• “ضبط إعدادات SMTP لبريد Gmail”
• “ضبط إعدادات SMTP لبريد Outlook”