Booking Calendar — Complete Guide
The system’s booking calendar allows you to manage all your bookings in a visually organized layout. You can navigate between days, weeks, and months, add new bookings with a single click on any time slot, track waiting and unassigned bookings, and drag and drop bookings between employees and time slots with ease.
Opening the Booking Calendar
- From the main menu, click “Bookings“.
- Click “Manage Bookings“.
- Click “Switch to Beta Version“.
- The calendar opens directly on the last view used.
A dropdown at the top right of the screen lets you choose the view mode. Click it and select the appropriate view:
Month View
- Displays all days of the month in a weekly grid.
- A scheduled booking appears with its start time and client name — for example: 12:00 AM — Client.
- A waiting booking appears with an hourglass icon and the client name with no time.
- The current day is highlighted with a distinct color.
Week View
- Displays the seven days of the week in side-by-side columns with a time axis on the left.
- The current day appears with its name and number highlighted in blue.
- You can scroll down to access later times.
Day View
- Displays a single day with a detailed time axis on the left divided into 30-minute intervals.
- Best suited for managing a specific day’s bookings precisely and adding bookings in empty time slots.
Navigating Between Dates
In the top navigation bar:
- «« (Previous) button: Takes you to the previous month, week, or day depending on the current view.
- »» (Next) button: Takes you to the next month, week, or day depending on the current view.
- Today button: Returns you to the current date immediately at any time.
- Date field in the center: Click it and type or select a specific date to jump to it directly.
Reading Bookings on the Calendar
Bookings appear on the calendar in two easily distinguishable forms:
- Scheduled booking: Appears with the start time and client name — for example: 12:00 AM — John Doe. Sorted in ascending order by start time.
- Waiting booking: Appears with an hourglass icon instead of a time and the client name — no fixed start time. Always appears at the top of the column before all scheduled bookings.
In the monthly view bookings appear in abbreviated form — switch to the daily or weekly view to see more details.
Adding a New Booking from the Calendar
- Click on any empty time slot in the calendar.
- A side panel opens with the date and time pre-filled from the slot you clicked.
- Search for and select the client by name or number. (Required)
- Click “+Add Service” to add the required service. (Required)
- You can edit the date and time by clicking the pencil icon at the top of the panel.
- You can add more than one service to the same booking by clicking “+Add Service” again.
- Click “Save” to save the booking and add it to the calendar, or click “Checkout” to navigate to the POS payment screen and generate an invoice immediately.
Adding a Waiting Booking
A waiting booking does not require a fixed start time and always appears at the top of the calendar column before all scheduled bookings.
Prerequisite
- تأكد من تفعيل إعداد “السماح بإضافة خدمات بدون وقت بدء محدد” من إعدادات الحجز ← سير العمل للحجوزات.
خطوات إضافة حجز انتظار
- اضغط على أي خانة زمنية في التقويم.
- اختر العميل والخدمة.
- عند تحديد وقت بدء الخدمة من خلال زر “تعديل” ضع علامة على مربع “إضافة إلى قائمة الانتظار”.
- بعد تفعيل المربع لا يُطلب منك تحديد وقت بدء — اتركه فارغاً.
- اضغط حفظ لإتمام الحجز.
- بعد الحفظ يظهر الحجز في أعلى عمود الموظف المعيّن بأيقونة ساعة رملية بدلاً من الوقت.
نقل الحجز بين الموظفين والأوقات
يمكنك نقل أي حجز لوقت مختلف أو موظف مختلف مباشرةً من التقويم بالسحب والإفلات دون الحاجة لفتح الحجز وتعديله.
نقل الحجز لوقت مختلف
- في العرض اليومي أو الأسبوعي اضغط مطوّلاً على الحجز المطلوب نقله.
- اسحبه للأسفل أو للأعلى داخل نفس العمود حتى الوقت المطلوب.
- أفلته في الخانة الزمنية الجديدة.
- ستظهر رسالة تأكيد بالتغيرات التي تمت من تغيير موعد الحجز، اضغط على تأكيد لتأكيد الإجراء.
- يُحدَّث وقت الحجز تلقائياً ويظهر في موضعه الجديد في التقويم.
نقل الحجز لموظف مختلف
- في العرض اليومي أو الأسبوعي اضغط مطوّلاً على الحجز المطلوب نقله.
- اسحبه أفقياً نحو عمود الموظف المطلوب.
- أفلته في الخانة الزمنية المطلوبة تحت عمود الموظف الجديد.
- ستظهر رسالة تأكيد بالتغيرات التي تمت من تغيير الموظف المعين أو موعد الحجز، اضغط على تأكيد لتأكيد الإجراء.
- يُحدَّث الموظف المعيّن والوقت تلقائياً ويظهر الحجز في عمود الموظف الجديد.
عمود الحجوزات غير المعيّنة
إن كان إعداد السماح بالحجوزات بدون تعيين موظف مفعَّلاً:
- اختر “موظف غير معيّن” من قائمة الموظفين في أعلى التقويم.
- يظهر عمود جديد باسم “موظف غير معيّن” في بداية التقويم يجمع الحجوزات غير المسندة لأي موظف.
- حجوزات الانتظار تظهر في أعلى هذا العمود أيضاً قبل الحجوزات المجدولة.
- يمكن سحب أي حجز من عمود “موظف غير معيّن” وإفلاته في عمود موظف محدد لتعيينه مباشرةً.
إعدادات التصميم وتفاصيل الجلسة
إعدادات التصميم
- اضغط على أيقونة الترس ⚙ في أعلى يسار التقويم للوصول إلى إعدادات تخصيص طريقة العرض كألوان الحجوزات وتفضيلات العرض.
تفاصيل الجلسة
- في أعلى يسار الشاشة يظهر دائماً اسم الفرع الحالي والتاريخ والوقت الحاليَّين.
- اضغط على “تفاصيل الجلسة” لعرض معلومات جلسة البيع الحالية ومتابعة الفواتير المرتبطة.
نصائح للاستخدام الأمثل
- استخدم عرض الشهر للاطلاع على الصورة العامة لحجوزاتك وتحديد الأيام المزدحمة.
- استخدم عرض الأسبوع للتخطيط الأسبوعي ومتابعة توزيع الحجوزات على الموظفين.
- استخدم عرض اليوم لإدارة حجوزات يوم محدد بدقة وإضافة حجوزات في أوقات فارغة.
- حجوزات الانتظار في أعلى كل عمود تذكّرك بالعملاء الذين ينتظرون تأكيد وقت — تعامل معها أولاً.
- لنقل حجز لموظف آخر اسحبه مباشرةً لعمود الموظف المطلوب بدلاً من فتح الحجز وتعديله يدوياً.
- الضغط على أي حجز في التقويم يفتح نافذة تعرض ملخص بياناته مع روابط للعرض الكامل أو التعديل.