Display Invoice Report with the Correct Status when a Credit Note is Added to the Invoice

Credit notes are documents that prove the seller added a credit balance to the client’s account as a refund or to correct a transaction error. The client can use this credit to pay future invoices or other payments.

Transactions resulting from adding a credit note to a sales invoice may be processed incorrectly, which requires accounting adjustments.

Now, we’ll take you through some scenarios of the system’s accounting response to adding a credit note to invoices, and demonstrate how to handle each of these cases correctly.

Invoice payment statuses are automatic statuses that are updated based on the payment transactions on the invoice without any manual intervention. The invoice status appears as “Paid” or “Unpaid” in the invoice as well as the invoices reports.

When adding a credit balance to a client, this balance may automatically be used to pay invoices and may not, depending on whether the setting “Autopay invoices if the client has available credit” is enabled or not.

Here are the setting activation steps:

From the dropdown of “Sales” in the main menu click on “Sales Settings” then select “General Invoices/Estimates Settings“.

Click on “Autopay Invoices if the Client has Available Credit” to activate it.

When you activate the setting “Autopay Invoices if the Client has Available Credit“, then you add a credit note to one of the invoices, the invoice amount will be deducted form the added credit balance, then the invoice status will automatically be “Paid“.

What if the client wants to keep the credit balance in their account and not use it to pay the invoice?

In this case you’ll create a “Reverse Entry” so that the invoice statues changes to “Paid” and the credit balance remains in the client’s account.

Here are the steps:

Click on “Sales Settings” from the dropdown menu of “Sales” in the main menu, then select “General Invoice/Estimates Settings“, and activate the setting “Autopay Invoice if the Client has Available Credit“, then click on “Save“.

Create a new invoice without adding payments to it, so that its status appears as “Unpaid“.

Issue a credit note on the same invoice as follows:

لتجد حالة الفاتورة قد تحولت إلى “مدفوعة” في ملف الفاتورة.

وتظهر كذلك في تقارير الفواتير بالحالة “مدفوعة”.

وفي حالة رغبتك في احتفاظ العميل برصيده الدائن ينبغي إثبات عملية الدفع عن طريق آخر حيث لن تتمكن من إضافة عملية دفع بالطريقة الاعتيادية على فاتورة مدفوعة مسبقًا (من خلال الإشعار الدائن).
وتظهر لك رسالة خطأ “هذه الفاتورة مدفوعة من قبل” عند محاولة إضافة عملية الدفع.

لذا نلجأ لإضافة قيد عكسي للقيد الناتج عن إنشاء الفاتورة، بحيث ينتج عن هذا القيد العكسي إعادة الرصيد الدائن إلى حساب العميل.

اضغط على الفاتورة المرادة، واضغط على رقم القيد أعلى بيانات الفاتورة.

ثم اضغط على “نسخ” واختر من القائمة المنسدلة “قيد عكسي”.

تظهر لك بيانات القيد العكسي تلقائيًا وكل ما عليك أن تضغط على زر “حفظ”.

ليظهر لك الرصيد الدائن في ملف العميل كما تريد بالشكل التالي.

في حالة عدم تفعيل إعداد “دفع الفاتورة تلقائيًا في حالة وجود رصيد للعميل” ثم إضافة إشعار دائن على أحد الفواتير بغرض دفع فاتورة العميل، يظل الرصيد الدائن للعميل كما هو ولا يتم دفع الفاتورة عن طريقه، ولكي تتحول حالة الفاتورة إلى مدفوعة ينبغي إضافة عملية دفع، ثم نصدر قيد عكسي لقيد عملية الدفع لنلاشي أن تكون الفاتورة قد تم دفعها مرتين؛ مرة عن طريق عملية الدفع ومرة عن طريق الإشعار الدائن، إليك تطبيق هذه الخطوات بالتفصيل.

اضغط على “إعدادات المبيعات” المنسدلة عن “المبيعات” بالقائمة الرئيسية ثم اضغط على “إعدادات الفواتير وعروض الأسعار” وتأكد من عدم تفعيل إعداد “دفع الفاتورة تلقائيًا في حالة وجود رصيد للعميل”. واضغط على زر “حفظ”.

أصدر فاتورة جديدة ولا تضيف عملية دفع، وستظهر لك بالحالة “غير مدفوعة”.

ثم أصدر إشعار دائن على الفاتورة كالتالي

لتجد أن حالة الفاتورة لا زالت غير مدفوعة، لذا اضغط على “إضافة عملية دفع”.

أدخل بيانات عملية الدفع ثم اضغط على “إضافة عملية دفع” لتتحول بعدها حالة الفاتورة في ملف الفاتورة وفي تقرير الفواتير إلى “مدفوعة”.

ثم اضغط على عملية الدفع، واضغط على رقم القيد الخاص بالعملية.

واضغط على “نسخ” ثم اضغط على “قيد عكسي”.

تجد بيانات القيد العكسي تلقائيًا، كل ما عليك أن تضغط على زر “حفظ”.

تجد حساب العميل بعد إصدار القيد العكسي لعملية الدفع وقد تم تسويته، بحيث لا تجد لديه رصيد دائن ولا رصيد مفتوح يتطلب الدفع.