استيراد فواتير المبيعات

تتيح لك دفترة استيراد فواتير المبيعات بالجملة من ملف إكسيل أو CSV بدلًا من إنشائها يدويًا واحدة تلو الأخرى. يفيدك ذلك عند نقل فواتيرك من نظام آخر، أو عند إصدار عدد كبير من الفواتير دفعة واحدة. يشرح هذا المقال الاستيراد من ملف، ويوضح في النهاية الفرق بينه وبين رفع بالذكاء الاصطناعي، وأسباب تعذّر رفع الفواتير.

طريقة الوصول

1. من القائمة الرئيسية اضغط المبيعات، ثم الفواتير.
2. اضغط السهم بجانب زر إضافة.
3. اختر استيراد.

أو افتح الصفحة مباشرة: استيراد الفواتير.

تجهيز ملف الاستيراد

• اضغط تنزيل المثال في صفحة الاستيراد لتحميل نموذج الملف، ثم انقل بياناتك إليه.
• الصيغ المقبولة: xlsx وxls وcsv.
• خصّص صفًا لكل بند. إذا كانت الفاتورة تحتوي على أكثر من بند، اكتب كل بند في صف مستقل وكرر رقم الفاتورة وبيانات الفاتورة نفسها في كل صف.
• اكتب العميل والبنود والضرائب والمستودع وطرق الدفع بنفس أسمائها المسجلة في حسابك.
• لتسجيل أكثر من دفعة على الفاتورة، افصل بين طرق الدفع بفاصلة في طريقة الدفع، وبين المبالغ بفاصلة في مبلغ الدفع بالترتيب نفسه.

خطوات استيراد الفواتير

الخطوة الأولى: رفع الملف

1. اختر ملف البيانات في حقل الملف.
2. إذا كان الملف بصيغة csv، اختر الفاصل المستخدم فيه من المحددات.
3. اضغط الخطوه التاليه.

الخطوة الثانية: تعيين الحقول

1. في شاشة تعيين الحقول، اختر لكل حقل في النظام العمود المقابل له في ملفك. يحاول النظام مطابقة الأعمدة تلقائيًا حسب أسمائها، فراجع المطابقة قبل المتابعة.
2. اربط كل الحقول المعلَّمة بعلامة * لأنها إلزامية.
3. حدد خيارات الاستيراد المناسبة.
4. اضغط استيراد.

شرح الحقول

الحقل	الوصف
رقم الفاتورة	يجمع الصفوف التي تحمل الرقم نفسه في فاتورة واحدة.
التاريخ / تاريخ الاصدار	تاريخ الفاتورة وتاريخ إصدارها.
كود العملة	عملة الفاتورة، مثل SAR أو EGP.
العميل	اسم العميل كما هو مسجل في حسابك.
بند / الوصف	المنتج أو الخدمة ووصف البند.
الكمية / سعر الوحدة	كمية البند وسعره.
بيانات التتبع	الأرقام التسلسلية أو أرقام الشحنات وتواريخ الانتهاء للمنتجات المتتبعة. يظهر عند عدم تفعيل الإذون المخزنية.
خصم البند (مبلغ) / خصم البند (نسبة)	خصم على البند بمبلغ ثابت أو بنسبة.
الضريبة الاولى / الضريبة الثانية	اسم الضريبة كما هو مسجل في إعدادات الضرائب.
خيار شحن / مصاريف الشحن	خيار الشحن ومصاريفه.
خصم عام (نسبة) / خصم عام (مبلغ)	خصم على إجمالي الفاتورة.
اسم التسوية / قيمة التسوية	تسوية على الإجمالي، مثل فرق التقريب. تقبل القيمة السالبة.
طريقة الدفع / مبلغ الدفع	المدفوعات المسجلة على الفاتورة. اتركهما فارغين لاستيراد الفاتورة غير مدفوعة.
المستودع	المستودع الذي يُصرف منه البند. يظهر عند وجود أكثر من مستودع.
الحقول الإضافية	الحقول التي أضفتها لنموذج الفاتورة تظهر في القائمة ويمكن ربطها.

خيارات الاستيراد

• تحديث البيانات الحالية بالبيانات الجديدة: يطابق النظام الصفوف مع الفواتير الموجودة بالعمود الذي تختاره، ويستبدل بياناتها بالبيانات الجديدة. الصفوف التي لا تطابق أي فاتورة تُنشأ كفواتير جديدة.
• تخطى الاخطاء اثناء عملية الاستيراد: يستمر النظام في استيراد الصفوف الصحيحة ويتجاوز الصفوف التي فيها أخطاء، ثم يعرض ملخصًا بالصفوف التي تم تجاوزها.

متابعة عملية الاستيراد

• يتم الاستيراد في الخلفية، وتنتقل إلى صفحة متابعة تعرض عدد الفواتير نجحت وفشلت وقيد التنفيذ.
• عند الانتهاء تظهر رسالة تم اللإستيراد بنجاح.
• إذا توقفت العملية قبل اكتمالها، اضغط استأنف لإكمالها من حيث توقفت.

القواعد والقيود

• الصيغ المقبولة: xlsx وxls وcsv فقط.
• كل فاتورة مستوردة تخضع لقواعد إنشاء الفاتورة يدويًا نفسها. فإذا كانت الفاتورة ستُرفض عند إنشائها يدويًا، يفشل استيرادها أيضًا.
• العميل والبنود والضرائب والمستودعات يجب أن تكون مسجلة مسبقًا في حسابك بالأسماء نفسها الموجودة في الملف.
• الاستيراد متاح لفواتير المبيعات. فواتير الشراء تُرفع بالذكاء الاصطناعي.

رسائل الخطأ

الرسالة	السبب	الحل
لا يسمح لك بالدخول إلى هذه الصفحة	لا تملك صلاحية إضافة الفواتير.	اطلب من مدير الحساب إضافة الصلاحية لدورك الوظيفي.
يجب رفع ملف أولاً	انتقلت إلى خطوة تعيين الحقول دون رفع ملف.	ارجع للخطوة الأولى وارفع الملف من جديد.
فشلت في صفحة المتابعة	بيانات الفاتورة لا تحقق قواعد إنشاء الفاتورة، مثل عميل أو بند غير مسجل.	صحّح بيانات الفواتير الفاشلة في الملف، ثم أعد استيرادها.

الأثر على النظام

كل فاتورة مستوردة تُنشأ كأنها أُدخلت يدويًا: تظهر في قائمة الفواتير، ويُخصم مخزون البنود، ويُسجَّل قيدها المحاسبي. مثال لفاتورة بمبلغ 1,000 وضريبة 15% دُفعت نقدًا بالكامل:

قيد الفاتورة

الحساب	مدين	دائن
حساب العميل	1,150	—
المبيعات	—	1,000
الضريبة	—	150
الإجمالي	1,150	1,150

قيد الدفعة

الحساب	مدين	دائن
الخزينة	1,150	—
حساب العميل	—	1,150
الإجمالي	1,150	1,150

تُسجَّل كذلك قيود تكلفة البنود المخزنية حسب إعدادات المخزون في حسابك.

بديل: الرفع بالذكاء الاصطناعي

إذا كانت فواتيرك صورًا أو ملفات PDF وليست ملف إكسيل، استخدم رفع بالذكاء الاصطناعي بدلًا من الاستيراد. يقرأ النظام بيانات الفاتورة من الملف وينشئها لك للمراجعة.

1. من قائمة الفواتير، اضغط السهم بجانب زر إضافة.
2. اختر رفع بالذكاء الاصطناعي.

	الاستيراد	الرفع بالذكاء الاصطناعي
نوع الملف	xlsx أو xls أو csv	صور أو ملفات PDF للفواتير
الاستخدام	نقل عدد كبير من الفواتير بصيغة جدول	تحويل فواتير ورقية أو ممسوحة إلى فواتير في النظام
التكلفة	لا يستهلك عملات ذكية	يستهلك رصيد العملات الذكية (AIC)
الباقة	لا يتطلب ميزات الذكاء الاصطناعي	يتطلب باقة تشمل ميزات الذكاء الاصطناعي

لا أستطيع رفع الفواتير، ما السبب؟

حدد أولًا الطريقة التي تستخدمها، ثم راجع أسبابها:

عند الاستيراد من ملف

• لا يظهر خيار استيراد: لا تملك صلاحية إضافة الفواتير.
• لا يُقبل الملف: تأكد أن صيغته xlsx أو xls أو csv.
• لا يمكن المتابعة بعد تعيين الحقول: اربط كل الحقول المعلَّمة بعلامة *.
• فشل استيراد بعض الفواتير: تحقق أن العميل والبنود والضرائب مسجلة في حسابك بالأسماء نفسها، أو فعّل تخطى الاخطاء اثناء عملية الاستيراد لاستيراد الصفوف الصحيحة.
• تكررت الفواتير: فعّل تحديث البيانات الحالية بالبيانات الجديدة عند إعادة الاستيراد.

عند الرفع بالذكاء الاصطناعي

• تظهر رسالة «ميزات الذكاء الاصطناعي غير متاحة في باقتك الحالية»: باقتك لا تشمل الخاصية، فقم بترقيتها.
• لا تبدأ المعالجة: رصيد العملات الذكية (AIC) غير كافٍ. يظهر رصيدك في شاشة الرفع.
• لا يظهر الزر: لا تملك صلاحية إنشاء نوع المستند الذي ترفعه.

أسئلة شائعة

لا أستطيع رفع الفواتير، ما السبب؟

يوجد طريقتان لرفع الفواتير: الاستيراد من ملف إكسيل، والرفع بالذكاء الاصطناعي من الصور أو ملفات PDF. لكل طريقة أسبابها، وتجدها في لا أستطيع رفع الفواتير، ما السبب؟.

كيف أستورد فاتورة فيها أكثر من بند؟

اكتب كل بند في صف مستقل، وكرر رقم الفاتورة وبيانات الفاتورة نفسها في كل صف. يجمع النظام الصفوف ذات الرقم نفسه في فاتورة واحدة.

هل يمكن استيراد فواتير مدفوعة؟

نعم. اكتب طريقة الدفع ومبلغ الدفع في صف الفاتورة. ولأكثر من دفعة، افصل بين الطرق والمبالغ بفاصلة بالترتيب نفسه.

هل يمكن استيراد فواتير الشراء من ملف إكسيل؟

لا. الاستيراد من ملف متاح لفواتير المبيعات. ويمكنك رفع فواتير الشراء بالذكاء الاصطناعي.

هل يخصم الاستيراد كميات المخزون؟

نعم. الفاتورة المستوردة تعمل مثل الفاتورة المُدخلة يدويًا، فتُخصم كميات البنود من المستودع المحدد.