تسوية الفواتير المدفوعة بالزيادة (Overpaid)
الفاتورة مدفوع بالزيادة (Overpaid) هي فاتورة مجموع المدفوعات المسجلة عليها أكبر من إجمالي قيمتها. مثلًا: فاتورة إجماليها 1000 وعليها مدفوعات 1200، فيكون المبلغ الزائد 200.
ويشرح هذا الدليل أسباب ظهور هذه الحالة، وكيف تجد الفواتير المدفوعة بالزيادة، وكيف تسوّيها لتصبح مدفوعة، والفرق بين خياري التسوية وأثر كل منهما على الخزينة والقيود ورصيد العميل.
محتويات المقال
أسباب ظهور الفاتورة مدفوعة بالزيادة
| السبب | مثال |
|---|---|
| تعديل الفاتورة بعد دفعها | فاتورة مدفوعة بالكامل بمبلغ 1000، ثم حُذف بند منها أو قلت الكمية أو أُضيف خصم، فأصبح إجماليها 800. |
| تسجيل الدفعة مرتين | تسجيل نفس عملية الدفع مرتين على الفاتورة. |
| دفعة أكبر من المتبقي | تسجيل دفعة بمبلغ 500 على فاتورة متبقٍ عليها 300. |
🛈
ملاحظة: لا تُعتبر الفاتورة مدفوعة بالزيادة إذا كانت الزيادة 0.03 أو أقل، ولا تُحسب الحالة للفواتير المسودة.
عرض الفواتير المدفوعة بالزيادة
- افتح إدارة الفواتير.
- افتح البحث المتقدم، واختر في حالة الدفع: مدفوع بالزيادة.
- اضغط بحث؛ تظهر كل الفواتير المدفوعة بالزيادة.
خطوات تسوية الفاتورة
- افتح الفاتورة المدفوعة بالزيادة.
- تظهر نافذة فاتورة مدفوعة بزيادة تلقائيًا، وتعرض: إجمالي الفاتورة، ومجموع المدفوعات المسجلة عليها، والمبلغ الزائد.
- اختر أحد الخيارين: قم بإزالة المبلغ الزائد (المبلغ). أو تحويل المبلغ الزائد إلى رصيد العميل لدفع الفواتير الجديدة تلقائيًا. (التفاصيل في الجزء التالي).
- اضغط تسوية.
- تتحول حالة الفاتورة إلى مدفوعة.
وإذا أغلقت النافذة دون تسوية، فستظهر مرة أخرى في كل مرة تفتح فيها الفاتورة طالما بقيت مدفوعة بالزيادة.
خيارات التسوية والفرق بينها
| إزالة المبلغ الزائد | تحويل المبلغ الزائد إلى رصيد العميل | |
|---|---|---|
| ما يحدث | يُخصم المبلغ الزائد من آخر دفعة على الفاتورة. وإذا كانت الدفعة أصغر من الزيادة أو مساوية لها تُحذف، وتُكمل التسوية بالدفعة التالية. | يُفصل المبلغ الزائد عن الفاتورة ويصبح دفعة لحساب العميل غير مرتبطة بفاتورة، وتبقى الفاتورة مدفوعة بقيمتها فقط. |
| المبلغ في الخزينة أو البنك | يقل بمقدار المبلغ الزائد. | لا يتغير. |
| رصيد العميل | لا يتغير. | يصبح للعميل رصيد دائن بالمبلغ الزائد، يُستخدم لسداد فواتيره الجديدة تلقائيًا. |
| متى تختاره | إذا كانت الزيادة خطأ في التسجيل ولم يدفعها العميل فعلًا، مثل دفعة مكررة أو مبلغ مكتوب خطأ. | إذا دفع العميل المبلغ الزائد فعلًا، وتريد الاحتفاظ به لحسابه. |
🛈
ملاحظة: تبدأ التسوية بمدفوعات رصيد العميل المسجلة على الفاتورة أولًا، ثم بالدفعة الأحدث تاريخًا.
مثال
الأثر على النظام
| المكان | إزالة المبلغ الزائد | التحويل إلى رصيد العميل |
|---|---|---|
| الفاتورة | تصبح مدفوعة. | تصبح مدفوعة. |
| المدفوعات | تُعدَّل الدفعة أو تُحذف. | تُقسم الدفعة: جزء على الفاتورة، وجزء دفعة لحساب العميل. |
| القيود المحاسبية | يُعدَّل قيد الدفعة أو يُحذف. | تُحدَّث قيود الدفعة حسب التقسيم. |
| الخزينة | يقل رصيدها بالمبلغ الزائد. | لا يتغير. |
| كشف حساب العميل | تقل المدفوعات بالمبلغ الزائد. | يظهر المبلغ الزائد كرصيد دائن للعميل. |
| سجل النشاطات | يُسجَّل تعديل الدفعة أو حذفها. | — |
تسوية عدد كبير من الفواتير
لا يوجد حاليًا إجراء لتسوية كل الفواتير المدفوعة بالزيادة بضغطة واحدة؛ فالتسوية تتم لكل فاتورة على حدة. ولتسريعها:
- اعرض الفواتير المدفوعة بالزيادة من حالة الدفع كما في عرض الفواتير المدفوعة بالزيادة.
- افتح الفاتورة الأولى، واختر الخيار المناسب، واضغط تسوية.
- ارجع إلى القائمة وكرر مع الفاتورة التالية حتى تنتهي القائمة.
التسوية اليدوية من الدفعة
بدل نافذة التسوية، يمكنك فتح الدفعة الزائدة من قسم المدفوعات في الفاتورة وتعديل مبلغها أو حذفها. ويناسب ذلك عندما تريد اختيار دفعة معينة بنفسك بدل آخر دفعة.
رسائل الخطأ وحلولها
| الرسالة التي تظهر | السبب | الحل |
|---|---|---|
| لا يمكنك إضافة أو تعديل أو مسح حركة في هذا اليوم (التاريخ)، ضمن فترة مقفلة | تاريخ الفاتورة داخل فترة مقفلة. | افتح الفترة المقفلة أو اطلب ذلك من المحاسب، ثم سوِّ الفاتورة. |
| You must select an option | الضغط على تسوية دون اختيار أحد الخيارين. | اختر أحد الخيارين ثم اضغط تسوية. |
تجنب الفواتير المدفوعة بالزيادة
- لتقليل قيمة فاتورة مدفوعة، أصدر إشعار دائن أو مرتجع بدل تعديل بنودها.
- راجع المبلغ المتبقي على الفاتورة قبل إضافة عملية دفع.
- إذا دفع العميل مبلغًا أكبر من الفاتورة، سجّل الزيادة كدفعة لحساب العميل بدل إضافتها على الفاتورة.
أسئلة شائعة
كيف أسوّي كل الفواتير المدفوعة بالزيادة بضغطة واحدة؟
لا يوجد حاليًا إجراء جماعي؛ اعرض الفواتير المدفوعة بالزيادة من حالة الدفع، وسوِّ كل فاتورة من نافذة التسوية التي تظهر عند فتحها.
أي الخيارين أختار؟
إذا كانت الزيادة خطأ في التسجيل اختر إزالة المبلغ الزائد، وإذا دفعها العميل فعلًا اختر التحويل إلى رصيد العميل.
هل تتأثر الخزينة بالتسوية؟
مع إزالة المبلغ الزائد يقل رصيد الخزينة بالزيادة، ومع التحويل إلى رصيد العميل لا يتغير.
أين أجد المبلغ المحوّل لرصيد العميل؟
في كشف حساب العميل كرصيد دائن، ويُستخدم لسداد فواتيره الجديدة تلقائيًا.
لماذا لا تظهر نافذة التسوية؟
لأن الفاتورة مسودة، أو لأن الزيادة 0.03 أو أقل.
لماذا تظهر النافذة كل مرة أفتح الفاتورة؟
لأن الفاتورة ما زالت مدفوعة بالزيادة؛ سوِّها لتختفي.