حالات المتابعة والإجراءات: تتبّع مرحلة كل عميل وفاتورة ومستند

حالات المتابعة تساعدك على معرفة المرحلة التي وصل إليها كل عميل أو فاتورة أو مستند، مثل عميل محتمل أو تم التواصل أو بانتظار الدفع، بحالات تحددها أنت بأسماء وألوان مناسبة لنشاطك. أما الإجراءات فهي قائمة بما يتم مع العميل، مثل مكالمة هاتفية أو زيارة، وتُسجَّل مع الملاحظات والمواعيد. يشرح هذا الدليل إعداد الحالات والإجراءات، وتعيينها، والتصفية بها، وتغييرها لعدة سجلات معًا.

أين تُدار الحالات والإجراءات؟

وتوجد حالات أيضًا للحجوزات والمشتريات وأوامر التصنيع ومشاريع المقاولات ودورات العمل، وتُدار من إعدادات كل وحدة.

إضافة الحالات

1. افتح صفحة الحالات للسجلات المطلوبة من الجدول أعلاه.
2. اضغط إضافة لإضافة صف جديد.
3. أدخل الاسم واختر اللون. وفي أوامر الشغل والمقاولات ودورات العمل اختر النوع: مفتوح أو مغلق.
4. رتّب الحالات بالسحب، ثم احفظ، فتظهر تم تحديث إعدادات الحالات.

وللعملاء خياران إضافيان: مثبتة لجعل الحالة أساسية، ويتطلب المتابعة مع عدد الساعات.

تفعيل الحالات للفواتير والمستندات

• الفواتير: فعّل حالات الفاتورة المخصصة من إعدادات الفواتير، ومنها إدارة الحالات المخصصة.
• عروض الأسعار: فعّل إعطاء عروض الأسعار حالات يدوية من إعدادات عروض الأسعار.
• أوامر البيع: فعّل حالات أوامر البيع من إعداداتها.

تعيين حالة لسجل

• افتح السجل، مثل الفاتورة أو العميل، واختر الحالة من اختر الحالة.
• أو عند إضافة ملاحظة، اختر الحالة الجديدة من حدث الحالة إلى.

تظهر رسالة تم تحديث حالة الفاتورة أو تم تحديث حالة العميل، ويُسجَّل التغيير في سجل النشاطات.

الحالة الأساسية والثانوية للعملاء

للعميل حالتان: الحالة المثبتة تبقى كحالة أساسية، والحالة الأخرى تمثل آخر مرحلة. عند اختيار حالة مثبتة تصبح هي الأساسية، وعند اختيار حالة غير مثبتة تصبح الثانوية. وتظهر الحالتان في قائمة العملاء، والتصفية بالحالة تشمل الاثنتين.

التصفية والتغيير الجماعي

• صفِّ قائمة الفواتير أو العملاء أو فواتير الشراء حسب الحالة من فلتر الحالة.
• لتغيير حالة عدة فواتير، حددها من إدارة الفواتير واختر تعديل حالة المتابعة من الإجراءات.
• لتغيير حالة عدة عملاء، حددهم من قائمة العملاء واختر تغيير الحالة.

قائمة الإجراءات

الإجراءات قائمة تحددها لما يتم مع السجل، وتختار منها عند إضافة ملاحظة في حقل الإجراء منفذ، أو عند ترتيب موعد في حقل الإجراءات.

1. افتح صفحة الإجراءات للسجلات المطلوبة.
2. اضغط إضافة إجراء جديد واكتب اسمه، مثل مكالمة هاتفية أو زيارة أو إرسال عرض سعر.
3. احفظ، فتظهر تم تحديث قائمة الإجراءات.

رسائل الخطأ وحلولها

أسئلة شائعة

كيف أضيف حالة جديدة للعملاء؟

من حالات العملاء اضغط إضافة وأدخل الاسم واللون واحفظ.

ما الفرق بين حالة المتابعة وحالة الدفع للفاتورة؟

حالة الدفع يحددها النظام تلقائيًا (مدفوعة، غير مدفوعة…)، أما حالة المتابعة فتحددها أنت لتتبع مرحلة الفاتورة.

هل يمكن تلوين الحالات؟

نعم، اختر لونًا لكل حالة، ويظهر اللون في القوائم.

كيف أغيّر حالة 50 عميلًا مرة واحدة؟

حددهم من قائمة العملاء واختر تغيير الحالة من الإجراءات الجماعية.