دليل إعدادات إشعارات العقود
تتيح لك دفترة ضبط إشعارات تلقائية تُرسَل قبل انتهاء العقود وفترات التجربة للموظفين، مما يمنح المدراء والمسؤولين الوقت الكافي لاتخاذ القرارات اللازمة في الوقت المناسب سواء بتجديد العقد أو تثبيت الموظف أو تمديد فترة التجربة أو إنهاء الخدمة.
قبل البدء
- تأكد من امتلاكك صلاحية إدارة نظام الموارد البشرية لتعديل إعدادات الإشعارات.
- تأكد من تحديد تواريخ انتهاء العقود وفترات التجربة في ملفات الموظفين — إن لم تكن التواريخ محددة لن تُرسَل أي إشعارات.
- تأكد من تعيين مدير مباشر لكل موظف في ملفه — إن لم يكن هناك مدير مباشر يُرسَل الإشعار إلى مدير القسم المعيَّن بدلاً منه.
الخطوة الأولى: الوصول إلى إعدادات إشعارات العقود
من القائمة الرئيسية انتقل إلى “المرتبات“, اضغط على الإعدادات.
اختر “إشعارات العقود” من قائمة الإعدادات.
تظهر صفحة إعدادات إشعارات العقود التي تحتوي على حقلين جانبيين:
- مدة اشعار انتهاء العقد: عدد الأيام قبل انتهاء العقد التي يُرسَل فيها الإشعار.
- مدة إشعار انتهاء فترة التجربة: عدد الأيام قبل انتهاء فترة التجربة التي يُرسَل فيها الإشعار.
الخطوة الثانية: ضبط مدة إشعار انتهاء العقد
في حقل مدة اشعار انتهاء العقد أدخل عدد الأيام قبل انتهاء العقد التي يجب أن يصل فيها الإشعار للمدير، على سبيل المثال إن أدخلت 30 يُرسَل الإشعار قبل 30 يوماً من تاريخ انتهاء العقد.
الخطوة الثالثة: ضبط مدة إشعار انتهاء فترة التجربة
- في حقل “مدة إشعار انتهاء فترة التجربة” أدخل عدد الأيام قبل انتهاء فترة التجربة التي يجب أن يصل فيها الإشعار للمدير — على سبيل المثال إن أدخلت 7 يُرسَل الإشعار قبل 7 أيام من تاريخ انتهاء فترة التجربة.
ملاحظة: كلا الحقلين إلزامي ويقبل أعداداً صحيحة موجبة فقط بحد أدنى يوم واحد وحد أقصى 365 يوماً.
- اضغط “حفظ” لتطبيق الإعدادات.
الخطوة الرابعة: كيف تعمل الإشعارات
بعد الحفظ يعمل النظام تلقائياً وفق الآلية التالية:
- يفحص النظام يومياً سجلات جميع الموظفين الذين لديهم تواريخ انتهاء عقود أو فترات تجربة محددة.
- عندما يتطابق تاريخ اليوم مع (تاريخ الانتهاء ناقص المدة المحددة) يُرسَل الإشعار للمدير المباشر تلقائياً عبر ثلاث قنوات في آنٍ واحد:
قناة 1 — إشعار على المنصة
يظهر الإشعار في مركز الإشعارات (أيقونة الجرس في أعلى يمين الشاشة) برسالة:
“ستنتهي فترة التجربة للموظف [اسم الموظف] قريبًا. فترة التجربة لـ[اسم الموظف] ستنتهي خلال [X] أيام. يُرجى اتخاذ الإجراء اللازم.”
الضغط على الإشعار يفتح ملف الموظف مباشرةً على تبويب العقد.
قناة 2 — إشعار على تطبيق الجوال
يصل إشعار فوري على هاتف المدير برسالة:
“تذكير: تنتهي فترة تجربة [اسم الموظف] خلال [X] يومًا.”
الضغط عليه يفتح ملف الموظف في تطبيق دفترة.
قناة 3 — بريد إلكتروني
يُرسَل بريد إلكتروني للمدير يتضمن:
- العنوان: تنبيه بانتهاء فترة التجربة — [اسم الموظف]
- المحتوى: اسم الموظف، المسمى الوظيفي، القسم، تاريخ الانتهاء، عدد الأيام المتبقية، ورابط مباشر لملف الموظف.
ملاحظات
- إن تغيّر أي تاريخ انتهاء بعد جدولة الإشعار يُحدَّث موعد الإشعار تلقائياً وفقاً للتاريخ الجديد حتى لو كان المدير قد استقبل إشعاراً سابقاً.
- يُرسَل الإشعار مرةً واحدة فقط لكل موظف عن كل فترة ولا يتكرر.
- إن لم يكن للموظف مدير مباشر ولا مدير قسم لا يُرسَل أي إشعار.
- يرى المدير ملف الموظف عند الضغط على الإشعار فقط إن كان يمتلك صلاحية عرض ملف الموظف.
- يؤثر هذا الإعداد على جميع الموظفين الذين لديهم تواريخ انتهاء محددة في النظام.