استيراد الموظفين من ملف Excel أو CSV

استيراد الموظفين يتيح لك إضافة عدد كبير من الموظفين والمستخدمين مرة واحدة من ملف Excel أو CSV، بدل إضافة كل موظف من النموذج. ويُستخدم عادة عند بدء العمل على دفترة أو نقل بيانات الموظفين من نظام آخر.

يشرح هذا الدليل تجهيز الملف، والقيم المقبولة في كل عمود، وخطوات الاستيراد، وما يُنشئه النظام بعده، ورسائل الخطأ وحلولها.

قبل أن تبدأ

• أضف أولًا البيانات التي سيُربط بها الموظفون: الفروع، والأدوار الوظيفية، والأقسام، والمسميات الوظيفية، وأنواع الوظائف، والمستويات الوظيفية، والورديات، وسياسات الإجازات. فالاستيراد لا يُنشئ أيًا منها، والصف الذي يحتوي قيمة غير موجودة يفشل.
• تأكد من رصيد باقتك؛ فكل مستخدم يُحسب من عدد المستخدمين، وكل موظف يُحسب من عدد الموظفين.
• الاستيراد مخصص لإضافة موظفين جدد. ولتعديل بيانات موظف موجود عدّله من صفحته.

تجهيز ملف الاستيراد

الملفات المسموحة: csv وxls وxlsx. حمّل ملف المثال من تنزيل المثال في صفحة الاستيراد؛ ويختلف ملف المثال حسب تفعيل تطبيق الموارد البشرية، فمع تفعيله تظهر أعمدة الوظيفة والحضور.

• كل صف في الملف = موظف واحد.
• اكتب التواريخ بصيغة التاريخ المضبوطة في حسابك (ملف المثال يستخدم يوم/شهر/سنة).
• اكتب القيم الثابتة كما في الجدول التالي بالضبط، مثل User وEmployee وYes وNo.
• لا تستخدم علامة الاستفهام (?) في أي خانة، فالنظام يعتبرها حرفًا تالفًا ويرفض الصف.
• احفظ ملف CSV بترميز UTF-8 حتى تظهر الأسماء العربية صحيحة.

الحقول والقيم المقبولة

البيانات الأساسية

العمود في ملف المثال	الحقل في النظام	إلزامي	القيم المقبولة
Employee Code	الكود	نعم (اربط العمود)	كود الموظف. اتركه فارغًا ليأخذ الموظف الرقم التالي في الترقيم التلقائي.
Type	النوع	نعم	User (مستخدم يمكنه الدخول للنظام) أو Employee (موظف). بالإنجليزية فقط.
First Name / Middle Name / Last name	الاسم الأول / الاسم الاوسط / الاسم الأخير	الاسم الأول فقط	يتكون اسم الموظف من الثلاثة.
Email Address	البريد الإلكتروني	نعم	لا يتكرر في الملف ولا مع موظف موجود.
Can Access System	هل له صلاحية الدخول للنظام	لا	Yes أو No (أو 1 و0).
Send Credentials to Employee Email	إرسال بيانات الدخول لبريد الموظف	لا	Yes لإرسال بيانات الدخول للموظف على بريده.
Display Language	اللغة	نعم	Arabic أو English.
Role	الدور الوظيفي	لا	اسم الدور كما في الأدوار الوظيفية.
Branch	فرع	لا	اسم الفرع. إذا كان فارغًا يُستخدم الفرع الحالي.
Accessible Branches	الفروع المسموح الدخول بها	لا	أسماء الفروع مفصولة بفاصلة. للمستخدمين فقط.
Country	البلد	نعم	اسم الدولة بالإنجليزية، مثل Saudi Arabia أو Egypt. ولا يُقبل رمز الدولة مثل SA.
Citizenship Status	حالة المواطنة	لا	Citizen (مواطن) أو Resident (مقيم).
Mobile Number / Phone Number	رقم الجوال / رقم الهاتف	لا	نص حر.
Official ID Number	رقم بطاقة الهوية	لا	لا يتكرر في الملف ولا مع موظف موجود.
Present / Permanent Address	العنوان الحالي / الدائم	لا	المدينة والرمز البريدي ونص العنوان.
Notes	الملاحظات	لا	نص حر.

بيانات الوظيفة والحضور (مع تطبيق الموارد البشرية)

العمود في ملف المثال	الحقل في النظام	إلزامي	القيم المقبولة
Birth Date	تاريخ الميلاد	نعم	تاريخ بصيغة حسابك.
Join Date	تاريخ الالتحاق	لا	تاريخ بصيغة حسابك.
Designation	المسمى الوظيفي	حسب الإعداد	اسم المسمى كما في النظام.
Departement	القسم	حسب الإعداد	اسم القسم كما في النظام.
Employment Type	نوع وظيفة	حسب الإعداد	اسم نوع الوظيفة كما في النظام.
Employee Level	المستوى الوظيفي	حسب الإعداد	اسم المستوى كما في النظام.
Direct Manager Code	المدير المباشر	لا	كود المدير، وليس اسمه. ويمكن أن يكون موظفًا في صف سابق من نفس الملف.
Attendance Shift	وردية الحضور	لا	اسم الوردية. مع تطبيق الحضور.
Leave Policy	سياسة الإجازات	لا	اسم السياسة. مع تطبيق الحضور.
Attendance Restrictions	قيد الحضور	لا	اسم القيد. مع تطبيق الحضور.

خطوات الاستيراد

1. افتح استيراد الموظفين.
2. في ملف CSV / Excel اختر الملف.
3. لملفات CSV اختر المحدد: Comma Separated ( , ) غالبًا، أو Semicolon Separated ( ; )، أو Tab Delimited. ولا يظهر هذا الحقل لملفات Excel.
4. فعّل قم بإستيراد الصف الأول من الملف فقط إذا كان الصف الأول بيانات وليس عناوين الأعمدة.
5. اضغط الخطوة التالية.
6. في تحديد الحقول اختر لكل الحقل في النظام العمود المقابل من الحقل المقابل في الملف. ويطابق النظام الأعمدة التي تحمل نفس الاسم تلقائيًا؛ راجع المطابقة، خاصة حقلي النوع (Type) والنوع (الجنس) لأنهما بنفس الاسم.
7. فعّل تخطى الاخطاء اثناء عملية الاستيراد لاستيراد الصفوف الصحيحة وتجاوز الخاطئة. وبدونه يتوقف الاستيراد عند أول صف خاطئ ولا يُستورد أي موظف.
8. اضغط استيراد، وانتظر شاشة النتائج.

كيف يتعامل النظام مع بيانات الملف؟

البيان	طريقة البحث	إذا لم يوجد
الكود	كود فارغ يأخذ الرقم التالي في الترقيم، والكود المكتوب يُستخدم كما هو.	—
الفرع والدور الوظيفي والقسم والمسمى ونوع الوظيفة والمستوى والوردية وسياسة الإجازات	بالاسم (بدون تمييز بين الحروف الكبيرة والصغيرة) أو بالرقم التعريفي.	يفشل الصف؛ لا يُنشأ تلقائيًا.
البلد	بالاسم الإنجليزي للدولة.	يفشل الصف.
المدير المباشر	بكود الموظف.	يفشل الصف.
الفروع المسموح الدخول بها	بأسماء الفروع.	يفشل الصف.

شاشة النتائج

• تظهر رسالة شكراً، تم استيراد الملف بنجاح، ومعها مع الاخطاء التالية. وقائمة الأخطاء إذا وُجدت.
• وتظهر ثلاثة عدادات: تم استيرادهم بنجاح. وتم تعديلهم بنجاح. وسجل فشل استيرادهم.
• راجع العدادات والأخطاء دائمًا، لأن الرسالة تظهر حتى إذا فشلت كل الصفوف.
• صحح الصفوف الفاشلة واستوردها وحدها في ملف جديد، حتى لا يتكرر الموظفون.

الأثر على النظام

المكان	ما يحدث
الموظفين	يُضاف كل موظف إلى الموظفين بحالة نشط.
الدخول للنظام	المستخدم الذي له صلاحية الدخول يمكنه الدخول ببريده. وعند اختيار Yes في إرسال بيانات الدخول تُرسل له بيانات الدخول على البريد.
بيانات الوظيفة	تُحفظ بيانات الوظيفة والحضور مع تطبيق الموارد البشرية.
الترقيم	يتقدم ترقيم أكواد الموظفين.
الباقة	يُحسب الموظفون والمستخدمون من حدود الباقة؛ والصفوف التي تتجاوزها لا تُستورد.
سجل النشاطات	تُسجَّل إضافة كل موظف.

ولا يُنشئ الاستيراد أدوارًا أو أقسامًا أو فروعًا، ولا عقودًا أو رواتب أو حسابات محاسبية للموظفين.

رسائل الخطأ وحلولها

بعض رسائل الموظفين تظهر بالإنجليزية كما هي في الجدول.

الرسالة التي تظهر	السبب	الحل
خطأ بالبيانات, الحقل مطلوب او خطأ (الحقل) فى السطر #(رقم)	حقل إلزامي فارغ.	أكمل القيمة.
خطأ بالبيانات، البند غير موجود (القيمة) في السطر #(رقم)	فرع أو دور أو قسم أو مسمى أو بلد غير موجود.	اكتب الاسم كما هو في النظام، أو أضفه أولًا. والبلد بالاسم الإنجليزي.
Invalid Employee Mode value “(القيمة)” at row #(رقم). Accepted values are User or Employee.	قيمة النوع غير صحيحة.	اكتب User أو Employee بالإنجليزية.
Email address “(البريد)” is duplicated in the import file at row #(رقم).	البريد مكرر في الملف.	اجعل لكل موظف بريدًا مختلفًا.
Email address “(البريد)” at row #(رقم) already exists in the system.	البريد مستخدم لموظف موجود.	استخدم بريدًا آخر.
Official ID “(الرقم)” is duplicated in the import file at row #(رقم).	رقم الهوية مكرر في الملف.	صحح الرقم.
Official ID “(الرقم)” at row #(رقم) already exists in the system.	رقم الهوية مسجل لموظف آخر.	صحح الرقم.
Direct Manager not found (Code: (الكود)) at row #(رقم).	كود المدير غير موجود.	اكتب كود المدير، وضع صف المدير قبل موظفيه إذا كان في نفس الملف.
Branch not found: “(الفرع)” at row #(رقم).	فرع غير موجود في الفروع المسموح الدخول بها.	اكتب أسماء الفروع كما هي في النظام.
لقد تجاوزت الحد المتاح. يرجى زيادة الحد للتمكن من استيراد هذا الموظف.	تجاوز عدد المستخدمين أو الموظفين في الباقة.	رقِّ الباقة أو قلل عدد الصفوف.
بيانات غير صالحة، يجب أن تكون البيانات بتنسيق التاريخ الصحيح في الحقل ‘(الحقل)’ في الصف رقم #(رقم).	تاريخ بصيغة خاطئة.	اكتبه بصيغة التاريخ المضبوطة في حسابك.
بيانات غير صالحة، مشكلة في الترميز أو أحرف تالفة في الحقل (الحقل) في السطر #(رقم)	الملف ليس بترميز UTF-8، أو خانة تحتوي على علامة ?.	احفظ الملف CSV UTF-8 واحذف علامات الاستفهام.
نأسف، لا يمكن استيراد ملف بعامود واحد، تأكد من إختيارك ملف بالصيغة الصحيحة	المحدد غير صحيح.	اختر المحدد المناسب، مثل Semicolon.
عدد الأعمدة في الملف المرفوع غير متساوية في كل الصفوف	صفوف بعدد أعمدة مختلف.	وحّد الأعمدة في كل الصفوف.
تعذّر معالجة الملف المرفوع. يرجى التأكد من أنه ملف XLS أو XLSX أو CSV صالح والمحاولة مرة أخرى.	نوع ملف غير مدعوم أو تالف.	احفظه من جديد بصيغة xlsx أو csv.
غير مسموح لك بالوصول لهذه الصفحة	لا تملك صلاحيتي الإضافة والتعديل.	اطلب الصلاحيات من مدير الحساب.

أسئلة شائعة

ما الفرق بين User وEmployee في عمود النوع؟

User مستخدم يمكنه الدخول للنظام ويُحسب من عدد المستخدمين، وEmployee موظف للموارد البشرية ويُحسب من عدد الموظفين.

هل يُرسل للموظفين بيانات الدخول؟

نعم، إذا كتبت Yes في عمود Send Credentials to Employee Email.

هل يمكن تحديث بيانات موظفين موجودين بالاستيراد؟

لا، الاستيراد لإضافة موظفين جدد؛ عدّل الموظف الموجود من صفحته.

هل يُنشئ الاستيراد الأقسام والمسميات غير الموجودة؟

لا، أضفها أولًا ثم استورد الموظفين.

لماذا فشل الصف رغم كتابة البلد؟

لأن البلد يُكتب بالاسم الإنجليزي، مثل Saudi Arabia، وليس بالرمز أو بالعربية.

كيف أحدد المدير المباشر؟

اكتب كود المدير في عمود Direct Manager Code.

هل يمكن استيراد الرواتب؟

لا، الرواتب تُضاف من العقود، ولها استيراد منفصل.

لماذا ظهرت الأسماء العربية رموزًا؟

لأن الملف ليس بترميز UTF-8؛ احفظه CSV UTF-8 أو ارفع ملف xlsx.