ادارة صلاحيات الموافقة على طلبات الإجازة
تحدد الصلاحيات في دفترة ما يستطيع كل مستخدم رؤيته أو تنفيذه على طلبات الإجازة ضمن مسار الموافقة متعدد الدورات — ويختلف هذا السلوك بحسب دور المستخدم (مقدّم الطلب، الموافق الحالي، أو موافق في مستوى سابق أو لاحق) وحالة الطلب في كل لحظة. في هذه المقالة نوضح كل صلاحية وأثرها الفعلي على تصرفات المستخدم.
قبل البدء
- معنى “قيد المعالجة”: طلب الإجازة يكون “قيد المعالجة” طالما لم يُحسم بعد — أي لا يزال يمر بمراحل الموافقة (مثل “قيد المراجعة” أو “تم الحصول على الموافقة الأولى/الثانية”). يتوقف الطلب عن كونه “قيد المعالجة” فقط عند وصوله إلى “معتمد” أو “مرفوض” — وهما الحالتان النهائيتان الوحيدتان.
- لماذا هذا مهم: صلاحيات مثل التعديل، الحذف، أو التراجع عن إجراء تعتمد على كون الطلب لا يزال “قيد المعالجة”. فور اعتماد الطلب أو رفضه، تنتهي هذه الصلاحيات تلقائيًا، حتى لو كان المستخدم موافقًا مسجّلاً عليه.
الصلاحيات وأثرها الوظيفي
تعديل/حذف طلبات إجازاته فقط
- يمكن للمستخدم تعديل أو حذف:
- طلبات الإجازة التي أنشأها بنفسه.
- طلبات أنشأها غيره، إذا كان موافقًا عليها وكانت قيد المعالجة حاليًا.
- قيد مهم: إذا كان المستخدم موافقًا في مستوى سابق (مثل المستوى 1) وأصبح الطلب حاليًا في مستوى لاحق (مثل المستوى 2)، فهو لم يعد الموافق الحالي على الطلب، ولا يمكنه تعديله أو حذفه.
عرض طلبات إجازاته فقط
- يمكن للمستخدم رؤية:
- كل طلبات الإجازة التي قدّمها بنفسه.
- أي طلب قدّمه غيره إذا كان موافقًا عليه (حاليًا أو سابقًا).
- بعد أن يصبح المستخدم موافقًا على طلب (سواء كان دوره حاليًا أو تجاوزه)، يحتفظ بحق العرض حتى يُحسم الطلب نهائيًا (اعتماد أو رفض).
- مثال (موافق في المستوى 2):
- الحالة “قيد المراجعة (0/3)”: يمكنه العرض والتعديل والموافقة/الرفض.
- الحالة “تم الحصول على الموافقة الأولى (1/3)”: يمكنه العرض والتعديل والموافقة/الرفض.
- الحالة “تم الحصول على الموافقة الثانية (2/3)”: يمكنه العرض فقط — لا يمكنه اتخاذ إجراء جديد.
- الحالة “معتمد (3/3)”: يمكنه العرض فقط.
- ملاحظة: حتى بعد موافقته على مستواه، يمكن للموافق التراجع عن الموافقة أو الرفض، ما دام الموافق التالي لم يتخذ إجراءه بعد.
الموافقة / رفض طلبات الإجازة
- “يمكنه الموافقة/الرفض” تعني أن صلاحية الموافقة مفعّلة للموظف، وأن اسمه مُدرج ضمن أحد إعدادات الموافقة.
- إذا كان المستخدم جزءًا من مسار الموافقة لكن مستواه لم يُصَل إليه بعد، لا يمكنه اتخاذ أي إجراء.
- بعد تجاوز مستواه، يفقد القدرة على اتخاذ إجراء جديد، باستثناء التراجع — ويبقى هذا متاحًا ما دام المستوى التالي لم يتخذ إجراءه بعد.
إضافة طلب إجازة
- أي مستخدم يملك هذه الصلاحية يمكنه تقديم طلب إجازة جديد.
تعديل/ حذف جميع طلبات الإجازات
- تمنح هذه الصلاحية وصولًا غير مقيّد لتعديل أو حذف أي طلب إجازة في النظام، بصرف النظر عن كونه قيد المعالجة أو محسومًا.
- كونه جزءًا من مسار الموافقة أو غير ذلك لا يؤثر على هذه الصلاحية.
عرض جميع طلبات الإجازة
- يمكن للمستخدم رؤية أي طلب إجازة في النظام، بغض النظر عن مُقدِّمه أو مساره في الموافقة.
عرض طلبات إجازة فريقه
- صلاحية منفصلة تتيح للمستخدم رؤية طلبات الإجازة الخاصة بالموظفين التابعين له مباشرة (فريقه)، بصرف النظر عن كونه موافقًا عليها أم لا.
الموافقون في المستويات الأعلى
- يصل إشعار للموافق في مستوى أعلى فقط عندما يحين دوره فعليًا.
- لكنه يستطيع اتخاذ إجراء على الطلب في أي مرحلة تساوي مستواه أو أقل منه، حتى قبل أن يصله الإشعار الرسمي بدوره.
- يمكن لجميع الموافقين في كل المراحل رؤية الطلب فور تقديمه، بصرف النظر عن دورهم الحالي.
مثال 1 — موافق على المستوى 3 (الأخير) في طلب من 3 مراحل:
- في كل الحالات (0/3، 1/3، 2/3، 3/3): يمكنه العرض واتخاذ الإجراء.
مثال 2 — موافق على المستوى 2 في طلب من 3 مراحل:
- الحالات (0/3، 1/3، 2/3): يمكنه العرض واتخاذ الإجراء.
- الحالة (3/3 — معتمد): يمكنه العرض فقط، لا يمكنه اتخاذ إجراء.
ملاحظات مهمة
- الموافق يفقد إمكانية اتخاذ إجراء جديد بعد تجاوز مستواه، لكنه يحتفظ بإمكانية التراجع ما دام المستوى التالي لم يتصرف بعد.
- صلاحيتا “تعديل/ حذف جميع طلبات الإجازات” و”عرض جميع طلبات الإجازة” مستقلتان تمامًا عن كون المستخدم جزءًا من مسار الموافقة أم لا.
- يجب أن تنعكس قواعد العرض والتعديل هذه بشكل متطابق على تطبيق الموبايل، وليس فقط على الويب.