إضافة مسار مهام (يدويًا أو من قالب)
تتيح هذه الشاشة لمسؤول النظام أو مسؤول الموارد البشرية بإضافة مسار مهام جديد لموظف معيّن، بحيث يتم إنشاء مجموعة المهام المطلوبة وتعيينها تلقائيًا لهذا الموظف، سواء عبر قالب مهام جاهز أو عبر إنشاء المهام يدويًا.
قبل البدء
- يجب أن يمتلك المستخدم صلاحية “إدارة مسارات المهام”.
- إذا رغبت باستخدام قالب مهام جاهز، يجب أن يكون القالب المطلوب موجودًا مسبقًا ضمن شاشة “قوالب المهام” من “الإعدادات” الخاصة بالمهام. للمزيد، راجع مقالة إنشاء قالب مهام أولاً.
كيفية الوصول إلى الشاشة
- من القائمة الرئيسية، اضغط على “إدارة المهام”.
- انتقل إلى “مسارات المهام“.
- في شاشة مسارات المهام، اضغط على زر“إضافة مسارات مهام” أعلى الشاشة.
خطوات إضافة مسار مهام
أولًا: تعبئة بيانات المسار الأساسية
- في قسم “معلومات مسار المهام”، قُم بتعبئة التالي:
- الموظف: حدد الموظف المطلوب إضافة مسار المهام له.
- كود المسار: أدخل الكود الخاص بمسار المهام.
- القالب: حدد قالب مهام جاهز، أو اتركه فارغًا لإنشاء المهام يدويًا.
ثانيًا: إضافة المهام
الحالة الأولى — عند اختيار قالب مهام:
- عند تحديد قالب، يقوم النظام تلقائيًا بتحميل جميع المهام المعرَّفة داخل هذا القالب، ويعرضها في جدول المهام في الأسفل يتضمن الأعمدة التالية:
- عنوان المهمة.
- الوصف.
- النوع.
- الأولوية.
- المكلف.
- تاريخ الاستحقاق (عدد الأيام).
- القسم المستهدف.
- كود السجل.
الحالة الثانية — عند عدم اختيار قالب (بناء المهام يدويًا):
- إذا تُرك حقل “القالب” فارغًا، يجب عليك تعبئة بيانات كل مهمة يدويًا كالتالي:
- الضغط على “إضافة مهمة” لإضافة سطر مهمة جديد.
- تعبئة بيانات كل مهمة:
- عنوان المهمة (إلزامي).
- الوصف (اختياري).
- الوحدة (اختياري).
- الأولوية: اختر من (منخفضة/متوسطة/مرتفعة) (إلزامي).
- المكلف بالمهمة (إلزامي).
- تاريخ الاستحقاق (اختياري).
- القسم المستهدف (اختياري).
- كود السجل (اختياري).
- كرّر الخطوة السابقة لإضافة كل مهمة مطلوبة ضمن المسار.
ثالثًا: التعامل مع القوالب مباشرة من نفس الشاشة
يمكنك تحديث قالب موجود أو حفظ تشكيلة المهام الحالية كقالب جديد، دون مغادرة شاشة إضافة المسار:
- تحديث القالب: يظهر هذا الزر فقط عند اختيار قالب مسبقًا. عند الضغط عليه، يقوم النظام بتحديث القالب المُختار بقائمة المهام الحالية المعروضة (بما يشمل ترتيب المهام وعناوينها وأوصافها ونوعها وأولوياتها والمكلف الافتراضي).
- حفظ كقالب جديد: متاح دائمًا بغض النظر عن اختيار قالب من عدمه. عند الضغط عليه، تظهر نافذة “حفظ قالب مهام” وتتضمن الحقول التالية:
- عنوان القالب (إلزامي).
- كود القالب (إلزامي، فريد).
- الوصف (اختياري).
- زرا “حفظ” و”إلغاء”.
رابعًا: إضافة المسار
- بعد تحديد المهام المطلوبة (مهمة واحدة على الأقل)، اضغط على زر “حفظ”.
- بعد نجاح العملية، يتم إنشاء المهام المُحدَّدة وتعيينها للموظف المختار، وتظهر جميعها ضمن قسم إدارة المهام.
آلية عمل النظام
- عند اختيار قالب مهام، تُحمَّل مهامه تلقائيًا، ويُحسب تاريخ استحقاق كل مهمة بجمع تاريخ الإنشاء مع عدد أيام الاستحقاق المحددة لها ضمن القالب.
- عند عدم اختيار قالب، يمكن للمستخدم إضافة مسار مهام يدويًا لإتاحة المرونة في السيناريوهات الفريدة التي لا يتوفر لها قالب معد مسبقًا.
- عند الضغط على “حفظ”:
- يتحقق النظام من صحة بيانات المهام المدخلة.
- يُنشئ سجل مسار مهام جديد.
- يُنشئ المهام المرتبطة ويُعيّنها تلقائيًا للموظف المحدد.
- تُنشأ كل مهمة بالحالة الافتراضية “قيد الانتظار”، مع تسجيل المكلف واسم القالب المستخدم (إن وُجد).
- يتم ذكر أن المهمة المُنشأة أُنشئت عبر مسار مهام في سجل النشاط.
- زر “تحديث القالب” يُحدّث بيانات القالب الأصلي بالكامل بناءً على تشكيلة المهام المعروضة حاليًا بالشاشة، ولا يؤثر على مسارات مهام أخرى استُخدم فيها القالب سابقًا.
- زر “حفظ كقالب جديد” لا يُعدّل على القالب الأصلي (إن وُجد)، بل يُنشئ قالبًا مستقلًا جديدًا بنفس تشكيلة المهام الحالية.
قواعد التحقق
- الموظف (إلزامي): عند عدم تحديده تظهر رسالة “يرجى اختيار موظف”.
- المهام (يجب تحديد مهمة واحدة على الأقل قبل الإضافة): عند عدم وجود أي مهمة تظهر رسالة “يجب إضافة مهمة واحدة على الأقل”.
- في نافذة “حفظ كقالب جديد”:
- يجب إدخال كود القالب حيث أنه إلزامي، عند تركه فارغًا، تظهر رسالة خطأ مشيرة بأنه مطلوب.
- عند إدخال كود مستخدم مسبقًا وصلاحية “غير مكرر” في شاشة “إعدادات الترقيم المتسلسل” كانت مُفعلة، ستظهر رسالة أسفل الحقل كالتالي “هذا الحقل يجب أن يكون فريدًا”.
- يجب إدخال عنوان للقالب حيث أنه إلزامي، عند تركه فارغًا، تظهر رسالة خطأ مشيرة بأنه مطلوب.