استيراد أصول الموظفين من ملف اكسيل
تتيح هذه الميزة إنشاء أو تحديث أصول الموظفين دفعة واحدة عبر رفع ملف CSV أو إكسيل، بدلًا من إضافتها أو تعديلها فردًا فردًا، مع تطبيق نفس قواعد العمل المتبعة عند الإضافة والتعديل اليدوي.
قبل البدء
- تأكد أولًا من تفعيل تطبيق الموظفين من خلال إدارة التطبيقات عن طريق التوجه إلى الإعدادات من القائمة الرئيسية.
- تتطلب هذه الميزة توافر صلاحيتي إضافة أصول الموظفين وتعديل أصول الموظفين.
الخطوات
- من القائمة الرئيسية، اضغط على الموظفين.
- اختر أصول الموظفين.
- اضغط على أيقونة الاستيراد (رمز سحابة الرفع) بجانب زر إضافة أصل موظف.
- تفتح شاشة خيارات الاستيراد، وتضم:
- ملف CSV / Excel (إلزامي): اضغط على اختيار ملف لرفع ملفك.
- المحددات (إلزامي): اختر نوع الفاصل المستخدم في الملف من القائمة المنسدلة.
- فعّل استيراد أول صف إذا كان الصف الأول في ملفك يحتوي على بيانات فعلية وليس عناوين أعمدة فقط.
- اضغط على تنزيل المثال لتحميل نموذج جاهز يوضح شكل الأعمدة المطلوبة، إذا احتجت ذلك.
- اضغط على الخطوة التالية.
- بعد الانتقال إلى شاشة تعيين الحقول:
- لكل حقل من حقول النظام، اختر العمود المقابل له من ملفك عبر القائمة المنسدلة. الحقول الإلزامية (الاسم، مستخدم بواسطة، موقع فعلي) مُعلَّمة بعلامة (*) ويجب مطابقتها لإتمام الاستيراد؛ باقي الحقول اختيارية.
- فعّل خيار تحديث البيانات الحالية بالبيانات الجديدة إذا رغبت في تحديث الأصول الموجودة مسبقًا، إلى جانب إنشاء الأصول الجديدة، ضمن نفس عملية الاستيراد.
- فعّل خيار تخطى الأخطاء أثناء عملية الاستيراد إذا رغبت في استيراد الصفوف الصحيحة وتجاوز الصفوف التي بها أخطاء بدلًا من إيقاف العملية بالكامل.
- اضغط على استيراد.
بعد اكتمال المعالجة، تنتقل إلى شاشة النتيجة التي تعرض عدد السجلات التي تم استيرادها بنجاح، وعدد السجلات التي تم تعديلها بنجاح، وعدد السجلات التي فشل استيرادها، مع تفاصيل كل خطأ حدث وفي أي سطر من الملف.
آلية عمل النظام
- يتبع هذا الاستيراد نفس أداة الاستيراد العامة المستخدمة في ميزات أخرى بالنظام (مثل استيراد سجلات الحضور)، ولذلك يتطلب تحديد “المحددات” الخاصة بالملف كأي عملية استيراد CSV عامة في دفترة.
- الحقول الإلزامية التي يجب مطابقتها هي: الاسم، مستخدم بواسطة، وموقع فعلي فقط؛ باقي الحقول (الكود، نوع الأصل، الرقم التسلسلي، الباركود، تاريخ انتهاء الضمان، مخزن، موظف، تاريخ التعيين، تاريخ الإرجاع المتوقع، الوصف، المواصفات الفنية) اختيارية.
- عند تفعيل خيار تحديث البيانات الحالية بالبيانات الجديدة، تُحدَّث الأصول الموجودة مسبقًا وتُنشأ الأصول الجديدة معًا في نفس عملية الاستيراد؛ يتم التعرف على السجلات الموجودة بالأولوية التالية: كود الأصل أولًا، فالرقم التسلسلي، فالباركود.
- تُطبَّق على عملية الاستيراد نفس قواعد العمل الخاصة بأصول الموظفين والأصول المحاسبية المطبقة في شاشتي إضافة وتعديل أصل الموظف يدويًا.
- تُسجَّل جميع عمليات الإنشاء والتحديث الناجحة في سجل النشاطات.
- تعرض شاشة النتيجة ثلاثة عدادات منفصلة: عدد السجلات المستوردة بنجاح، عدد السجلات المُعدَّلة بنجاح، وعدد السجلات التي فشل استيرادها؛ ويظهر أسفل ذلك تفصيل نصي لكل خطأ حدث، محددًا اسم الحقل ورقم السطر في الملف.
قواعد التحقق
- لا يمكن المتابعة للخطوة التالية دون رفع ملف واختيار المحددات المناسبة له.
- يجب مطابقة الحقول الإلزامية الثلاثة (الاسم، مستخدم بواسطة، موقع فعلي) قبل إتمام الاستيراد.
- عند وجود خطأ في أحد الحقول لأي سطر (مثل تاريخ غير صحيح، أو حقل مرتبط غير موجود، أو قيمة مختارة غير صحيحة)، يظهر هذا السطر ضمن السجلات التي فشل استيرادها، مع بيان اسم الحقل ونوع الخطأ ورقم السطر تحديدًا.