دورة الرواتب الشهرية: الحضور، الإجازات، مسير الرواتب، والقيود
يشرح هذا الدليل دورة الرواتب الشهرية كاملة في دفترة: من إعداد الورديات وقواعد الحضور والإجازات، إلى تسجيل الحضور وحساب أيام الحضور ودفاتر الحضور، ثم ربطها بمعادلات بنود الراتب، وإنشاء مسير الرواتب والموافقة والدفع، مع القيود المحاسبية.
سير العمل الشهري المختصر
أولًا: التفعيل
من مدير التطبيقات فعّل: الموارد البشرية، الحضور و الانصراف، المرتبات، ويُفضّل الطلبات لطلبات الموظفين.
ثانيًا: إعداد الحضور (مرة واحدة)
من اعدادات الحضور:
1. تهيئة الحضور
| الإعداد | الخيارات (الافتراضي) | ماذا يفعل |
|---|---|---|
| بداية سنة العمل | يوم وشهر | بداية السنة التي تُحسب عليها أرصدة الإجازات. |
| الحساب التلقائي لسجلات الحضور الذاتية | تشغيل / إيقاف | حساب الحضور تلقائيًا عند تسجيل الموظف حضوره بنفسه. |
| تسجيل الحضور أثناء الإجازة المعتمدة | تشغيل / إيقاف | عند الإيقاف يُحسب يوم الإجازة المعتمدة إجازة وتُهمل بصماته. |
| السماح بتقديم طلب الإجازة لتواريخ سابقة | تشغيل / إيقاف | — |
| الموافقون الافتراضيون | المديرين المباشرين / مديري الأقسام / الموظفين | من يوافق على الطلبات إن لم توجد إعدادات الموافقة مخصصة. |
2. الورديات
من الورديات أنشئ الوردية: حدد الاسم، النوع (أساسي / متقدم)، وأيام العمل، ولكل يوم: بداية الوردية ونهاية الوردية، ونطاق تسجيل الدخول والخروج، وفترة سماح التأخير، وطريقة حساب التأخير. ثم عيّنها للموظفين.
مثال
3. قواعد الحضور
من قواعد الحضور أنشئ قواعد تُقيّم على كل يوم حضور بـالشرط والصيغة الحسابية (مثل: إذا التأخير > 30 دقيقة فالقيمة = 1)، واربطها بالورديات. تظهر نتائجها في دفتر الحضور (عدد مرات التطبيق ومجموع القيم) وتُستخدم في معادلات الراتب للخصومات أو الإضافي.
🛈
ملاحظة: القاعدة تُطبق فقط على أيام الورديات المرتبطة بها. لا يوجد عمود “عمل إضافي” جاهز؛ الإضافي وساعات النقص تُحسب من خلال قواعد الحضور.
4. الإجازات والعطلات
- نوع الإجازات: لكل نوع الحد الأقصى للأيام خلال العام، والحد الأقصى للأيام المتوالية القابلة للتطبيق، وقابلة للتطبيق بعد (أيام من التعيين)، ويحتاج إذن.
- سياسة الإجازات: رتّب أنواع الإجازات وعيّن السياسة للموظفين. الترتيب مهم: يوم الغياب يتحول تلقائيًا لأول نوع إجازة في السياسة يحقق الشروط (الرصيد، المدة، الإذن)، وإلا يبقى غائب.
- قوائم العطلات: العطلات الرسمية وعيّنها للموظفين.
مثال على ترتيب السياسة
5. طرق تسجيل الحضور
- أجهزة تسجيل الحضور: أجهزة ZKTeco بالسحب أو الإرسال المباشر مع ربط الموظف بالجهاز.
- تسجيل حضوري من الموقع أو التطبيق، وتسجيل حضور الموظفين بواسطة مشرف.
- استيراد ملف سجلات الحضور.
- محددات الحضور: تقييد التسجيل بعنوان IP أو موقع GPS أو الكاميرا.
ثالثًا: دورة الشهر بالكامل
1. سجلات الحضور اليومية
تظهر كل البصمات في سجلات الحضور.
2. طلبات الإجازة والأذونات
يقدم الموظف طلبًا من طلبات الإجازة: إجازة، تأخير، مبكر، أو 1/2 يوم. الحالات: تحت المراجعة ← تمت الموافقة أو تم الرفض، ويمكن تطبيق مستويات موافقة حسب إعدادات الموافقة.
- الموافقة النهائية تنشئ إذن حضور تلقائيًا (أو أضفه يدويًا من أذونات الإجازة).
- إذن التأخير يحل محل فترة السماح في حساب التأخير.
- الموافقة لا تعيد حساب الحضور تلقائيًا؛ أعد حساب الأيام أو أنشئ دفتر الحضور بعدها.
3. حساب أيام الحضور
من أيام الحضور اضغط إحسب الحضور وحدد الفترة والموظفين (أو القواعد: فرع، قسم، وردية). لكل يوم يحدد النظام الحالة: حاضر، غائب، تسجيل دخول فقط، تسجيل خروج فقط، إجازة، عطلة، مع دقائق التأخير والانصراف المبكر وساعات العمل الفعلية، وقيم قواعد الحضور. يمكن تعديل يوم يدويًا.
4. دفتر الحضور
من دفاتر الحضور اضغط إنشاء دفتر حضور للشهر. يعيد النظام حساب أيام الفترة ويجمعها:
| المجموع | المعنى |
|---|---|
| أيام العمل | الأيام المفترض العمل فيها |
| أيام الحضور | الأيام الفعلية |
| أيام الغياب | الغياب بدون إجازة |
| الإجازات | حسب كل نوع مع الرصيد قبل وبعد |
| التأخير / الانصراف المبكر | العدد والدقائق |
| قواعد الحضور | عدد المرات ومجموع القيم لكل قاعدة |
الحالات: تحت المراجعة وتمت الموافقة. لا يمكن إنشاء دفترين متداخلين لنفس الموظف، ولا تعديل أيام داخل دفتر معتمد.
رابعًا: ربط الحضور ببنود الراتب
في بنود الراتب استخدم متغيرات دفتر الحضور في معادلات البنود، مثل:
| المتغير | القيمة |
|---|---|
| {{$attendance_sheet.absence_days}} | أيام الغياب |
| {{$attendance_sheet.total_delay_amount}} | إجمالي دقائق التأخير |
| {{$attendance_sheet.present_days}} | أيام الحضور |
| {{$attendance_sheet.working_days}} | أيام العمل |
| {{$attendance_sheet_flag_رقم القاعدة.total_value}} | مجموع قيمة قاعدة حضور |
مثال: خصم الغياب
خامسًا: مسير الرواتب
- من مسير الرواتب أنشئ مسيرًا: تاريخ التسجيل وفترة الشهر والموظفين، واترك التحقق من الحضور مفعّلًا.
- لكل موظف: إن لم يوجد دفتر حضور يُنشأ تلقائيًا للفترة؛ وإن وُجد يجب أن تطابق تواريخه فترة المسير تمامًا.
- تُحسب القسائم من العقد وبنود الراتب ودفتر الحضور وأقساط السلف، ويُعتمد دفتر الحضور تلقائيًا.
- راجع القسائم وعدّلها قبل الموافقة.
⚠
تنبيه: إذا كان للموظف دفتر حضور بتواريخ مختلفة عن فترة المسير تظهر: «لا يمكنك إنشاء قسيمة الراتب إلى %s #%s نظرًا لوجود دفتر حضور #%s يتداخل بالفعل مع نفس الفترة المحددة». احذف الدفتر أو اجعل فترته مطابقة.
سادسًا: الموافقة والدفع والقيود
| المرحلة | القيد | التاريخ |
|---|---|---|
| الموافقة على القسائم | مدين: الرواتب والأجور (أو حساب كل بند مستحق) / دائن: حسابات الاستقطاعات، السلف، والأجور المستحقة بصافي الرواتب | تاريخ التسجيل |
| إدفع | مدين: الأجور المستحقة / دائن: الخزينة أو البنك | تاريخ الدفع |
مثال كامل لموظف
أساسي 5,000 + سكن 1,000، خصم غياب 400 (حساب افتراضي)، تأمينات 450 (حساب “تأمينات مستحقة”)، قسط سلفة 500. الصافي = 6,000 − 400 − 450 − 500 = 4,650.
عند الموافقة:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| الرواتب والأجور (6,000 − 400) | 5,600 | — |
| تأمينات مستحقة | — | 450 |
| السلف | — | 500 |
| الأجور المستحقة | — | 4,650 |
عند الدفع:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| الأجور المستحقة | 4,650 | — |
| الخزينة | — | 4,650 |
🛈
ملاحظة: خصم الغياب بدون حساب خاص يُطرح من مصروف الرواتب والأجور. التفاصيل الكاملة للقيود وتوجيه الحسابات في دليل دورة الرواتب والقيود المحاسبية، ومن توجيه حسابات الموظفين.
سابعًا: التقارير
- ملخص تقرير الحضور (حسب الموظف / الشهر / القسم…)، تقرير الحضور تفصيلي، تقرير رصيد إجازات الموظفين، تقرير ورديات الحضور، تقرير دفاتر الحضور، ملخص قواعد الحضور.
- تقرير المرتبات (حسب الموظف / شهري / القسم / الفرع) وتقرير سلف الموظفين.
قيود ورسائل مهمة
- «لا يمكنك إلغاء الموافقة على دفتر حضور مرتبط بقسيمة راتب»
- «لا يمكنك حذف دفتر الحضور لأنه مصدق عليه»
- «لا يمكنك التراجع عن طلب الإجازة نظرًا لوجود إذن حضور مرتبط قد تم احتسابه بالفعل في سجل الحضور»
- «لا يمكنك إنشاء أو موافقة أو عدم موافقة أو دفع قسيمة راتب في فترة زمنية مغلقة»
- نطاق حساب الحضور أو الدفتر لا يتجاوز 3 أشهر للأمام.
أسئلة شائعة
وافقت على إجازة لكن اليوم ما زال غيابًا؟
أعد حساب أيام الحضور لهذه الفترة؛ الموافقة لا تعيد الحساب تلقائيًا.
كيف أحسب العمل الإضافي؟
أنشئ قاعدة حضور تحسب الساعات الزائدة، واستخدم قيمتها في بند راتب مستحق.
لماذا تحول الغياب إلى إجازة؟
لأن سياسة الإجازات تحول الغياب تلقائيًا لأول نوع إجازة متاح بالرصيد ولا يحتاج إذنًا.
هل يجب اعتماد دفتر الحضور قبل المسير؟
لا، المسير يعتمده تلقائيًا، لكن راجعه قبل إنشاء المسير.