نظام الورديات في برنامج دفترة
في الطبيعي يعمل الموظفون كلهم في وردية عمل واحدة لها مواعيد حضور وانصراف محددة وثابتة، ويمكن كذلك مع الرغبة في تقديم مستوى خدمة أعلى والتواجد طوال الوقت للعملاء، أو السعي لزيادة الإنتاجية دونما اللجوء للتوسع المكاني ومضاعفة خطوط الإنتاج؛ أن تكون هناك ورديات متتالية والتي يشغل العمل فيها مساحة زمنية أكبر، تصل إلى دوامات متتابعة طوال اليوم. ويقدم لك نظام الورديات من دفترة كل ما يحتاجه قسم إدارة الموارد البشرية لتطبيق الورديات، سواء كانت وردية واحدة أو أكثر من وردية على مدار اليوم، ويجيب هذا المقال عن أسئلة مثل:
- كيف أضيف وردية إلى دفترة؟
- ما الفرق بين الوردية الأساسية والمتقدمة؟
- ما هي الوردية المخصصة؟
- كيف أضيف وردية مخصصة؟
- كيف أعين الوردية إلى موظف محدد؟
وقبل البدء في التعرف على نظام الورديات في دفترة، تأكد من تفعيل تطبيق الحضور، المختص عن الورديات من خلال الضغط على “الإعدادات” بالقائمة الرئيسية، واختيار “إدارة التطبيقات”.
ما الفرق بين الوردية الأساسية والمتقدمة؟
هناك نوعان للوردية في برنامج دفترة يمكنك استخدام أحدهما:
- الوردية الأساسية:
وفيها يتم تحديد أيام الوردية، وكلهم لهم ميعاد حضور وانصراف ثابت، لا يتغير بتغير اليوم. بمعنى أنه لو كان ميعاد بدء العمل من الـ 9 صباحًا إلى الـ 5 مساءً من الأحد للخميس، سيكون الميعاد هو نفسه يوميًا.
- الوردية المتقدمة:
وهنا يتم تحديد الأيام المخصص لها الوردية، وبناءًً عليه تحديد ميعاد لكل يوم من أيام الوردية. فمثلًا من الممكن أن يكون ميعاد الوردية المتقدمة ليوم الأحد من 8 صباحًا إلى 4 مساءً، وميعاد يوم الأثنين لنفس الوردية من 9 صباحًا إلى 5 مساءًً.
كيفية إضافة وردية
المعلومات التي تحتاجها لإتمام إنشاء وردية بسيطة للغاية، كل ما عليك فعله أن تتوجه إلى قسم “إدارة الورديات” المنسدل عن “الحضور” بالقائمة الرئيسية، لتظهر لك الورديات السابقة كلها، ويتاح لك إضافة وردية جديدة من خلال الضغط على زر “أضف وردية”.
بعد ذلك أضف اسم الوردية في الحقل الخاص بالاسم، واختر نوع الوردية سواء كانت أساسية أو متقدمة، واختر الأيام التي سيجرى تطبيق الوردية عليها، ودع أيام الأجازات بلا تفعيل.
إن كانت الوردية أساسية ستحدد قواعد الحضور (مواعيد الوردية) مرة واحدة فقط لكل الأيام، أما لو كانت وردية متقدمة ستقوم بتحديد قواعد حضور كل يوم وحده.
بالنسبة إلى بيانات قواعد حضور الوردية:
بداية الوردية: ميعاد بدء الوردية.
نهاية الوردية: ميعاد انتهاء الوردية.
بداية ميعاد الحضور: أول ميعاد يمكن أن يحضر الموظف فيه وتحتسب له ساعات العمل، قد تُحدد بنفس ميعاد بداية الوردية أو قبلها، بحسب لوائحك.
على سبيل المثال:
إن كان ميعاد بداية الوردية 8 صباحًا
- يمكن أن يكون ميعاد الحضور كذلك في الـ 8 صباحًا فلا يمكن احتساب حضور الموظف إلا مع بداية الوردية.
- أو في الـ 7.45 صباحًا مثلًا بحيث يمكن أن يحتسب حضور الموظف وإن جاء مبكرًا بربع ساعة أو أقل عن ميعاد الوردية.
نهاية ميعاد الحضور: أقصى ميعاد يمكن أن يحضر فيه الموظف إلى الوردية، ويحتسب له اليوم حضور.
على سبيل المثال:
إن كان ميعاد بداية الوردية في الـ 8 صباحًا
- فإما أن يحدد ميعاد نهاية الحضور بالرابعة فلا يتم احتساب حضور أي موظف يأتي متأخرًا.
- أو أن يكون ميعاد نهاية الحضور في الـ 9 صباحًا، مما يعني إمكانية الحضور ساعة متأخرًا أو أقل ومع ذلك يحتسب الموظف حاضرًا.
بداية ميعاد الانصراف: بدء الساعة التي يمكن أن يغادر فيها الموظف الوردية، وقد يسبق ميعاد الانصراف ميعاد نهاية الوردية لو سمحت لموظفيك بهذا.
على سبيل المثال:
إن كان ميعاد نهاية الوردية في الـ 4 مساءًً
- فإما أن يحدد ميعاد بداية المغادرة بالرابعة فلا يتم احتساب حضور أي موظف يغادر مبكرًا.
- أو أن يكون ميعاد بداية المغادرة في الثالثة، مما يعني إمكانية المغادرة ساعة مبكرًا أو أقل ومع ذلك يحتسب الموظف حاضرًا.
نهاية ميعاد الانصراف: أقصى ميعاد يمكن للموظفين المغادرة فيه، وغالبًا ما يكون ميعاد حرج، حيث ستليه وردية أخرى لها موعد بداية واجب البدء فيه.
على سبيل المثال:
إن كان ميعاد نهاية الوردية في الـ 4 مساءًً
- فإما أن يحدد ميعاد نهاية الانصراف بالرابعة فلا يتم احتساب حضور أي موظف يغادر متأخرًا.
- أو أن يكون ميعاد نهاية الحضور في الخامسة، مما يعني إمكانية المغادرة ساعة متأخرًا أو أقل ومع ذلك يحتسب الموظف حاضرًا.
وقت التأخير: المدة الزمنية المتاح للموظف التأخير خلالها دون تطبيق الجزاءات.
حساب التأخير من بداية الوردية: عند تفعيلها يحتسب وقت التأخير المسموح من بداية الوردية، وعند عدم تفعيلها يحتسب التأخير على بداية ميعاد الحضور المحدد من قبلك لا ميعاد الوردية.
على سبيل المثال:
إن كان ميعاد التأخير المتاح لحضور الموظف 15 دقيقة
- فإما أن يحتسب التأخير منذ ميعاد بداية الوردية أي في الـ 8 صباحًا، مما يعني أن الموظف الآتي في الـ 8.10 صباحًا حضور.
- أو أن يحتسب بداية من ميعاد بداية الحضور والذي هو في الـ 7.45 ليكون أقصى موعد للحضور في الـ 8 صباحًا.
ما هي الوردية المخصصة؟
الوردية المخصصة هي وردية مؤقتة لفترة زمنية عارضة؛ كتخصيص مواعيد عمل تخص شهر رمضان المبارك، أو مقتصرة على موظف بعينه أو قسم في الشركة، ولا تسري على الجميع، أو لا تسري طوال الوقت.
كيفية إضافة وردية مخصصة
من الورديات المخصصة الموجودة بقسم الحضور في القائمة الرئيسية في دفترة، قم بالضغط على زر أضف ورديات مخصصة:
وبعد تحديد معلومات الوردية، يمكنك التحكم في نوعية التخصيص المراد إلحاقها بهذه الوردية وقد تكون:
- اختيار ميعاد معين تكون الوردية سارية خلاله فقط، من خلال تحديد التاريخ.
- اختيار موظف معين عن طريق تفعيل هذا الاختيار، وكتابة اسم أو كود الموظف المراد تخصيص وردية له.
- اختيار قسم أو مسمى وظيفي أو موظفي وردية معينة لسريان الوردية المخصصة عليهم.
لتتبقى لك بيانات مثل:
- الوردية المعينة: وفيها ترفق وردية قمت بإنشائها بالطريقة العادية وحددت فيها مواعيد الحضور والانصراف والأيام، لتتم معاملتها كقالب للوردية المخصصة، أي أن المواعيد يتم تعيينها في صورة وردية عادية، ويتم إرفاق هذه المواعيد في الوردية المخصصة.
- نوع الوردية: ويقصد بها أولوية سريان الوردية المخصصة على الورديات الأخرى، فإن كانت أساسية، ستلغي العمل بالمواعيد المعتادة للفترة التي حددتها أو للموظف الذي خصصته بها، وإن كانت فرعية، ستكون في وضع عدم التفعيل وعليك جعلها أساسية لتفعيلها.
كيفية تعيين الوردية في ملف الموظف
تعيين الوردية للموظف يعني إلزامه بمواعيد الحضور والانصراف الخاصة بهذه الوردية، وهو أمر قابل للتغيير في حال تبدلت وردية الموظف، ويكون من الملف الشخصي له، بالطريقة التالية:
بداية اختر إدارة الموظفين من قسم الموظفين بالقائمة الرئيسية في دفترة، واضغط على السهم بجانب زر إضافة جديد، واختر موظف، هذا في حالة الرغبة في تعيين الوردية لموظف جديد، أو اضغط على الملف الشخصي المراد تعيين وردية له إن كان موظفًا موجودًا بالفعل.
إن اخترت الملف الشخصي لموظف سابق، اضغط على زر تعديل، لإضافة البيانات الخاصة بالوردية
وانتقل إلى القسم الخاص بمعلومات الحضور، وحدد الوردية التي تريد تعيينها له، ثم احفظ البيانات، وهو ما يترتب عليه التزام البرنامج باحتساب الحضور والغياب والإجازات لهذا الموظف طبقًا للوردية المعينة له.
