الحقول الإضافية للموظفين

يعتبر الملف الشخصي للموظفين كافي، حيث تجد كل البيانات التي تحتاجها بواجهة بسيطة مٌرتبة، ومع ذلك خاصية الحقول الإضافية التي تعينك على إضافة بيان محدد إلى ملفات الموظفين بحسب حاجة عملك أيًا كان نوع هذا البيان. 

إليك في خطوات مفصّلة؛ طريقة إنشاء حقل إضافي للموظفين. 

يظهر إليك الآن جزء من الشاشة الافتراضية للموظفين والتي يمكنك الاكتفاء بها إن لم تدعوك الحاجة لإنشاء حقل جديد.

أما إن أردت إضافة حقل ما عليه فيمكنك التوجه إلى “الإعدادات” المنسدلة عن “الموظفين” بالقائمة الرئيسية. ثم اضغط على “حقول إضافية”. 

تظهر لك قائمة بها أنواع مختلفة من الحقول الإضافية، يمكنك اختيار نوع الحقل وكتابة الاسم المناسب للاستخدام الذي تريده من هذا الحقل.

 على سبيل المثال:

 قد يكون الحقل رابط أو حقل نصي للكلمات والحروف أو حقل يحتوي رقم أو قائمة منسدلة بها عدة اختيارات إلى آخره من الإمكانيات، ومع ذلك يمكنك استخدام كل نوع حقل في العديد من الأمور، كأن تستخدم الحقل النصي لكتابة اسم العميل أو اسم الموظف أو عنوان شحن المنتج.

 

كل ما عليك أن تقوم بالضغط على الحقل الذي تريد إرفاقه للفاتورة وتفلته عند جملة “أضف هنا”، ثم تضبط إعدادات الحقل، وتضغط “حفظ” ليظهر لك من حينها عند إضافة ملف موظف.

دعنا نفترض أن نظام العمل لديك يتطلب منك الاحتفاظ باسم المدير المباشر لكل موظف في ملفه الشخصي، كيف تضيف حقل يساعدك على هذا في الملف الشخصي للموظفين؟ 

• اسحب العنصر الخاص بالحقول النصية المكوّنة من سطر واحد وأفلته عند “أضف هنا” واستعد لضبط خصائص الحقل.

الخصائص:

اسم الحقل: المورد.

التعليمات: إن أردت شرح طبيعة الحقل والاحتفاظ بهذا الشرح للإطلاع عليه من قِبلك أو ممن لهم صلاحية الوصول للحقول الإضافية لفهم طبيعة الحقل. 

القيمة المبدئية: يمكنك إضافة قيمة ما تظهر تلقائيًا في الحقل عند إضافة أي ملف شخصي لموظف ، تفيد إن كان هناك قيمة متكررة، كأن تضيف اسم مورد يغلب أن تكون تعاملاتك معه.

الكلمة البديلة: هي الجملة التي تظهر في الحقل بشكل هامشي يرشدك لِمَ يريده منك الحقل، مثل: “اكتب هنا اسم المورد”.

فعّل التعبئة التلقائية إن أردت النظام أن يقترح عليك قيم مشابهة لما تكتبه بناءً على البيانات المُخزنة لديك بالنظام.

مثال:

في حالة تفعيل خاصية التعبئة التلقائية، فعند كتابتك مثلًا  مدير اسمه “علاء حسن”؛ سيتم اقتراح اسم هذا المورد عليك عند كتابتك الحرف الأول من اسمه في المرات التالية في نفس الحقل، فتختاره بسهولة دون الحاجة لكتابة اسمه كاملًا مرة أخرى. 

التحقيق:

تتعلق هذه المجموعة بخصائص الحقل نفسه لا القيم الموجودة داخله، وهي كالتالي:

• مطلوب: يتم تفعيله إن أردت أن يكون هذا الحقل إجباري بحيث لا يمكن حفظ الملف الشخصي دونه.

• عدم السماح بالتكرار: يتم تفعيله إن كانت قيم هذا الحقل فريدة بحيث لا يجوز تكرارها في ملفات موظفين آخرين.

• فلترة باستخدام هذا الحقل: إن أردت أن يتم تفعيل الفلترة باستخدام هذا الحقل، وهي أحد تقنيات البحث المتقدمة لفرز البيانات.

القوالب: 

تتعلق هذه المجموعة بتنسيق الحقل، حيث يمكنك التحكم في:

• حجم الحقل.
• إظهار الحقل في سطر جديد أو في نفس السطر إلى جانب حقول أخرى.
• التحكم في إظهار أو إخفاء الحقل في ملف الموظف.

تظهر لك الحقول بهذا الشكل عليك حفظها لتجدها بعد ذلك في ملفات الموظفين.

تظهر لك الحقول الإضافية في ملفات الموظفين بهذا الشكل بعد الحفظ.