كيفية إعداد مسار الموافقة المتعددة وصلاحية الموافقة للموظفين

تتيح لك دفترة إعداد مسار موافقة متعدد المراحل لطلبات الإجازات، بحيث يمر الطلب على أكثر من مستوى موافقة بالتسلسل، مع منع تكرار طلب الموافقة من نفس الشخص إذا ظهر في أكثر من مستوى. في هذه المقالة نوضح خطوات إعداد المسار وكيفية عمله عمليًا.

الخطوة 1: الانتقال إلى إعدادات الموافقة

من القائمة الرئيسية اضغط على “الحضور” ثم “إعدادات”، ثم اضغط على “إعدادات الموافقة” لعرض قائمة إعدادات الموافقة المتاحة.

الخطوة 2: إنشاء أو تعديل إعداد موافقة

من قائمة إعدادات الموافقة، اضغط “إضافة” لإنشاء إعداد جديد، أو افتح إعداد موافقة موجودًا لتعديله. تفتح شاشة الإعداد على قسمين:

• الإعدادات الأساسية: نوع الإعدادات (إجازات / طلبات)، اسم الإعدادات، الحالة، الأقسام، الفروع، النوع، ونوع الإجازة المرتبط بإعداد الموافقة.
• إعدادات الموافقة: وهي القسم المتعلق بمسار الموافقة نفسه، ونوضحها في الخطوات التالية.

الخطوة 3: تحديد نوع الموافقة وإضافة مستويات الموافقة

من داخل بطاقة “إعدادات الموافقة”، أكمل الإعداد على ثلاث خطوات فرعية:

أولًا: اختيار نوع الموافقة

• موافقة فردية: مستوى واحد فقط للموافقة.
• موافقة متعددة المراحل: يمر الطلب على أكثر من مستوى بالتسلسل — وهي القيمة التي تحتاجها لتفعيل هذا المسار.

ثانيًا: تفعيل مصادر الموافقون المتاحة

فعّل المصادر التي ستكون متاحة للاختيار داخل مستويات الموافقة:

• المدير المباشر — مفعّل افتراضيًا.
• مديرون الأقسام.
• الموظفون — يتيح اختيار أي موظف محدد بالاسم كموافق يدويًا، بلا قيود على نوعه أو حالته أو دوره.

ثالثًا: بناء مستويات الموافقة

من جدول “ملخص مراحل الموافقة”:

• تفعيل “السماح للمستويات الأعلى بالموافقة مبكرًا”: يظهر هذا الخيار أعلى جدول “ملخص مراحل الموافقة” مباشرة، ومعه أيقونة مساعدة (؟) لشرح وظيفته. فعّله إذا كنت تريد أن يتخذ الموافقون بالمستويات الأعلى إجراءً قبل انتهاء الموافقات بالمستويات الأدنى؛ عند الموافقة من مستوى أعلى، تُتجاوز المستويات الأدنى تلقائيًا ويُعتبر الطلب معتمدًا، وعند الرفض من مستوى أعلى، يُرفض الطلب مباشرة دون انتظار المستويات الأدنى.
• عند اختيار “موافقة متعددة المراحل”، يظهر تلقائيًا “مستوى الموافقة 1″ و”مستوى الموافقة 2” كمستويين إلزاميين وثابتين (لا يمكن حذفهما — يظهر بجانب كل منهما أيقونة قفل)، كونهما الحد الأدنى لتفعيل هذا النوع من الموافقة.
• من حقل “الموافقون” في كل صف، اختر واحدًا أو أكثر من: المدير المباشر، مديرو الأقسام، أو موظفين محددين بالاسم (بحسب المصادر التي فعّلتها في الخطوة السابقة).
• إذا اخترت أكثر من موافق في المستوى نفسه، يكفي أن يوافق أي واحد منهم فقط لإنهاء هذا المستوى.
• لإضافة مستوى ثالث أو أكثر، اضغط زر “إضافة” أسفل الجدول — يظهر تلقائيًا باسم “مستوى الموافقة 3” وهكذا، مع إمكانية حذفه عبر أيقونة سلة المهملات (بعكس المستويين 1 و2 الثابتين).
• كرّر الإضافة لكل مستوى موافقة إضافي مطلوب.

الخطوة 4: حفظ إعداد الموافقة

اضغط “حفظ” لتفعيل إعداد الموافقة وتطبيقه على طلبات الإجازات المرتبطة بالأقسام والفروع والأنواع المحددة في الإعدادات الأساسية.

الخطوة 5: تقديم الموظف للطلب

عند تقديم الموظف لطلب إجازة، يبدأ الطلب بحالة “قيد المراجعة (0/عدد المستويات)”، ويُرسل إشعار (تنبيه فوري على الجوال + بريد إلكتروني) لكل الموافقين في المستوى الأول.

الخطوة 6: تحديث الحالة مع كل موافقة

مع كل موافقة على أحد المستويات، تتحدث حالة الطلب تلقائيًا (مثل “تم الحصول على الموافقة الأولى (1/3)”)، ويُرسل إشعار للموظف بالتحديث، وإشعار للموافقين في المستوى التالي.

الخطوة 7: تجاوز المستويات المكررة تلقائيًا

إذا كان نفس الشخص موافقًا في أكثر من مستوى (مثل كونه المدير المباشر وأيضًا مدير القسم لنفس الموظف)، تكفي موافقته مرة واحدة فقط، ويتجاوز النظام تلقائيًا أي مستوى لاحق يحتوي على هذا الشخص وحده أو ضمن مجموعة.

الخطوة 8: إنهاء الطلب

عند اكتمال آخر مستوى موافقة (أو عند تفعيل الموافقة المبكرة من مستوى أعلى)، يتحول الطلب إلى حالة “تمت الموافقة”، ويصل إشعار نهائي للموظف باسم الموافق الذي أنهى الطلب. أي رفض في أي مستوى يوقف المسار فورًا وتصل إشعارات الرفض دون إرسال الطلب للمستوى التالي.

الخطوة 9: مراجعة سجل النشاط

من تفاصيل طلب الإجازة، افتح سجل النشاط لمراجعة كل إجراء بالتفصيل: من قدّم الطلب، من وافق أو رفض على كل مستوى، توقيت كل إجراء، وأي تراجع عن موافقة سابقة.