إشعارات طلبات الإجازة (الموبايل والبريد الإلكتروني)

يرسل النظام إشعارات تلقائية عبر البريد الإلكتروني وتطبيق الموبايل لكل من الموظف مقدّم طلب الإجازة والمعتمدين المعنيين بالموافقة عليه، لإبقاء الجميع على اطّلاع بلحظة تقدّم الطلب عبر مستويات الاعتماد المختلفة.

قبل البدء

• هذه الميزة إشعارات تلقائية تصل للمستخدمين حسب دورهم في طلب الإجازة (موظف مقدّم الطلب أو معتمد)، ولا تتطلب إعدادًا يدويًا من المستخدم لتفعيلها.
• لغة إشعار الموبايل تُحدَّد حسب لغة تطبيق الموبايل نفسه وقت وصول الإشعار، وليس حسب لغة نظام تشغيل الجهاز.

الخطوات

للبريد الإلكتروني: تصل الإشعارات مباشرة إلى البريد الإلكتروني المسجل للمستخدم، وتحتوي كل رسالة على رابط مباشر ينقلك إلى الطلب داخل النظام.

لإشعارات الموبايل: تصل كإشعار فوري على تطبيق الموبايل؛ اضغط على الإشعار للانتقال مباشرة إلى تفاصيل طلب الإجازة داخل التطبيق.

آلية عمل النظام

بالنسبة للموظف مقدّم الطلب:

• عبر البريد الإلكتروني، في كل مرة تتم فيها الموافقة على مستوى من مستويات الاعتماد، يصل بريد إلكتروني يحمل نفس نص إشعار البوابة مع رابط مباشر للطلب. مثال لطلب يتطلب ثلاثة مستويات موافقة:
  • عند الموافقة الأولى: “طلب إجازتك تم تحديثه (تم الحصول على الموافقة الأولى (1/3)).”
  • عند الموافقة الثانية: “طلب إجازتك تم تحديثه (تم الحصول على الموافقة الثانية (2/3)).”
  • عند الموافقة النهائية: “تمت الموافقة الكاملة على طلب إجازتك (3/3).”
  • عند الرفض في أي مستوى، يصل نفس إشعار الرفض المعتمد مسبقًا في النظام.
• عبر إشعارات الموبايل، تصل رسالة مشابهة، لكنها تتضمن تاريخ الإجازة نفسه ضمن النص:
  • ليوم واحد: “طلب إجازتك المؤرخ يوم [اليوم]، [التاريخ] تم تحديثه – تم الحصول على الموافقة الأولى (1/3).”
  • لعدة أيام: “طلب إجازتك من يوم [يوم البداية]، [تاريخ البداية]، إلى يوم [يوم النهاية]، [تاريخ النهاية] تم تحديثه – تم الحصول على الموافقة الأولى (1/3).”
  • عند الموافقة النهائية: “طلب إجازتك [بتفاصيل التاريخ] تمت الموافقة عليه من قبل [اسم المعتمد].”
  • عند الرفض: “طلب إجازتك [بتفاصيل التاريخ] تم رفضه من قبل [اسم المعتمد].”

بالنسبة للمعتمدين:

• عند تقديم طلب جديد، يصل إشعار (بريد إلكتروني وموبايل) لمعتمدي المستوى الأول تحديدًا؛ مثال على الموبايل ليوم واحد: “[اسم الموظف] طلب إجازة جديدة يوم [اليوم]، [التاريخ].” ولعدة أيام: “[اسم الموظف] طلب إجازة جديدة من يوم [يوم البداية]، [تاريخ البداية] إلى يوم [يوم النهاية]، [تاريخ النهاية].”
• بمجرد موافقة أحد معتمدي المستوى الحالي، يصل إشعار لمعتمدي المستوى التالي يفيد أن هناك طلبًا بانتظار إجراءهم.
• إذا كان هناك أكثر من معتمد ضمن المستوى نفسه، يصل الإشعار لجميعهم معًا؛ وبمجرد اتخاذ أحدهم إجراءً، يصل تحديث للباقين بذلك.
• إذا حذف الموظف طلبه، يصل إشعار للمعتمد الذي كان من المفترض أن يتخذ الإجراء عليه، بنفس صيغة إشعار الطلب الجديد لكن باستبدال “طلب” بـ “قام بحذف طلب الإجازة”؛ وبالمثل عند تعديل الطلب يُستبدل بـ “قام بتعديل طلب الإجازة”.

قواعد التحقق

• تُرسَل الإشعارات فقط لمعتمدي المستوى الحالي النشط في سلسلة الموافقة، وليس لكل المعتمدين في كل المستويات دفعة واحدة.
• إذا كان أحد المعتمدين في مستوى معيّن غير متاح، يتخطاه النظام تلقائيًا عند إرسال الإشعارات.
• لغة إشعار الموبايل تتبع لغة تطبيق الموبايل نفسه، وليست ثابتة أو مرتبطة بلغة نظام تشغيل الجهاز.
• يحتوي كل إشعار بريد إلكتروني على رابط مباشر ينقل المستخدم إلى الطلب داخل النظام.