دورة الرواتب والقيود المحاسبية: متى تُستحق الرواتب ومتى تُدفع
يشرح هذا الدليل دورة الرواتب في دفترة من البداية للنهاية: من إعداد بنود الراتب والعقود، إلى إنشاء مسير الرواتب وقسائم الرواتب، ثم الموافقة عليها ودفعها، مع كل القيود المحاسبية التي ينشئها النظام تلقائيًا، ومتى يُثبت مصروف الرواتب كمستحق ومتى يُسدد.
🛈
ملاحظة: لا تحتاج إلى إنشاء قيود يدوية لاستحقاق الرواتب أو صرفها عند استخدام تطبيق المرتبات؛ النظام ينشئها تلقائيًا. القيود اليدوية للمصروفات المستحقة مناسبة للمصروفات الأخرى مثل الكهرباء والإيجار.
الخلاصة: متى يُثبت الراتب ومتى يُدفع؟
| المرحلة | ماذا يحدث محاسبيًا | تاريخ القيد |
|---|---|---|
| إنشاء مسير الرواتب وقسائم الرواتب | لا يوجد قيد | — |
| الموافقة على قسيمة الراتب | يُثبت مصروف الرواتب ويُسجل صافي الراتب كالتزام في الأجور المستحقة (الراتب أصبح مستحقًا) | تاريخ التسجيل الخاص بمسير الرواتب |
| الفترة بين الموافقة والدفع | الراتب مستحق وغير مدفوع، ويظهر رصيدًا دائنًا في الأجور المستحقة | — |
| الدفع | يُسدد الالتزام: يُخصم من الأجور المستحقة ومن الخزينة أو البنك | تاريخ الدفع |
سير العمل المختصر
أولًا: الحسابات المستخدمة في الرواتب
ينشئ النظام هذه الحسابات تلقائيًا عند أول استخدام، ويمكنك رؤيتها في دليل الحسابات:
| الحساب | مكانه في دليل الحسابات | دوره |
|---|---|---|
| الرواتب والأجور | المصروفات | الحساب الافتراضي لمصروف الرواتب لأي بند مستحق ليس له حساب خاص. |
| الأجور المستحقة | الخصوم المتداولة | حساب الرواتب المستحقة غير المدفوعة (صافي رواتب الموظفين بعد الموافقة وحتى الدفع). |
| السلف | الأصول المتداولة | مبالغ السلف المصروفة للموظفين وما تم تحصيله منها. |
| حسابات بنود الراتب | حسب اختيارك | إذا حددت الحساب الافتراضي لبند الراتب (مثل بدل السكن أو التأمينات) يُستخدم بدلًا من الحساب العام. |
| حساب المرتب لكل موظف | حسب اختيارك | عند اختيار توجيه الحسابات تعيين لكل موظف يُستخدم بدلًا من الأجور المستحقة. |
توجيه حسابات الموظفين
من توجيه الحسابات – مرتب الموظف اختر نوع توجيه حسابات الموظفين:
- آلي (الافتراضي): صافي رواتب كل الموظفين يُسجل في حساب واحد هو الأجور المستحقة.
- تعيين لكل موظف: تختار حساب المرتب في ملف كل موظف (يتطلب تفعيل الحسابات العامة)، فيظهر مستحق كل موظف في حساب مستقل. الموظف بدون حساب يُسجل في الأجور المستحقة.
⚠
تنبيه: لا تغيّر نوع التوجيه أو حساب المرتب للموظف بين الموافقة على القسيمة ودفعها؛ لأن قيد الاستحقاق يُسجل في الحساب القديم وقيد الدفع في الحساب الجديد، فيبقى رصيد معلق.
ثانيًا: إعداد بنود الراتب
من بنود الراتب أنشئ بنود الراتب:
| النوع | أمثلة | الحساب |
|---|---|---|
| مستحق | الراتب الأساسي، بدل السكن، بدل المواصلات، العمولات | في قسم تفاصيل الحسابات اختر الحساب الافتراضي (حساب مصروف). إن تركته فارغًا يُستخدم الرواتب والأجور. |
| مستقطع | التأمينات الاجتماعية، ضريبة الدخل، الجزاءات، الغياب | اختر حساب التزام للمبالغ التي ستوردها لجهة أخرى (مثل “تأمينات اجتماعية مستحقة”). إن تركته فارغًا يُخصم من الرواتب والأجور مباشرة. |
⚠
تنبيه: لبنود الاستقطاع التي ستُدفع لجهة أخرى (التأمينات، الضرائب) حدد حساب التزام في الحساب الافتراضي؛ وإلا ستُخصم من مصروف الرواتب ولن تظهر كالتزام مستحق للجهة.
🛈
ملاحظة: البند المحدد كـقيمة مرجعية فقط يظهر في القسيمة للعرض فقط ولا يدخل في القيد ولا في الدفع.
ثالثًا: قوالب الرواتب والعقود
أنشئ قوالب الرواتب تجمع البنود وقيمها أو معادلاتها، ثم أنشئ العقود لكل موظف واربطه بالقالب. القسائم تُحسب من العقد النشط للموظف.
رابعًا: إنشاء مسير الرواتب
- من مسير الرواتب أضف مسيرًا جديدًا.
- حدد تاريخ التسجيل (هو تاريخ قيد الاستحقاق)، وتاريخ بداية ونهاية الفترة، والعملة، والموظفين، ويمكنك تفعيل التحقق من الحضور.
- احفظ؛ تُنشأ قسائم الرواتب في الخلفية بحالة تم إصداره.
- راجع كل قسيمة وعدّلها إن لزم (التعديل متاح فقط قبل الموافقة).
🛈
ملاحظة: لا يُنشأ أي قيد في هذه المرحلة. لا يمكن إنشاء قسيمتين لنفس الموظف في فترتين متداخلتين.
خامسًا: الموافقة على القسائم — قيد استحقاق الرواتب
اضغط الموافقة في صفحة القسيمة، أو موافقه الكل في صفحة المسير (صلاحية الموافقة على القسائم). عند الموافقة:
- تتحول حالة القسيمة إلى تمت الموافقة.
- تُعتبر أقساط السلف المرتبطة بالقسيمة مدفوعة.
- يُنشأ أو يُحدّث قيد واحد لكل مسير رواتب يجمع كل القسائم الموافق عليها والمدفوعة فيه، بتاريخ تاريخ التسجيل.
شكل قيد الاستحقاق
| البند | الطرف | الحساب |
|---|---|---|
| كل بند مستحق (أساسي، بدلات…) | مدين | الحساب الافتراضي للبند، أو الرواتب والأجور |
| كل بند مستقطع | دائن | الحساب الافتراضي للبند، أو الرواتب والأجور |
| قسط سلفة مستقطع من الراتب | دائن | السلف |
| صافي الراتب | دائن | الأجور المستحقة (أو حساب المرتب للموظف) |
مثال: قسيمة راتب موظف لشهر مارس
- الراتب الأساسي 5,000 وبدل السكن 1,000 (بدون حساب خاص).
- استقطاع تأمينات 450 على حساب “تأمينات اجتماعية مستحقة”.
- قسط سلفة 500.
- صافي الراتب = 6,000 − 450 − 500 = 5,050.
قيد الاستحقاق عند الموافقة (بتاريخ تسجيل المسير 31 مارس):
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| الرواتب والأجور | 6,000 | — |
| تأمينات اجتماعية مستحقة | — | 450 |
| السلف | — | 500 |
| الأجور المستحقة | — | 5,050 |
🛈
ملاحظة: إذا كان المسير يضم أكثر من موظف، تُجمع المبالغ في نفس القيد لكل حساب، فمثلًا يظهر سطر واحد للأجور المستحقة بمجموع صافي رواتب كل الموظفين (في التوجيه الآلي).
إلغاء الموافقة
زر إلغاء الموافقة يعيد القسيمة إلى تم إصداره، ويعيد أقساط السلف غير مدفوعة، ويُعاد بناء قيد المسير بدونها. إذا أُلغيت الموافقة على كل القسائم يُحذف القيد. لا يمكن إلغاء الموافقة على قسيمة مدفوعة إلا بعد حذف الدفعة.
سادسًا: الرواتب المستحقة غير المدفوعة
بعد الموافقة وقبل الدفع يكون الراتب مستحقًا: المصروف مُثبت في شهره، والالتزام ظاهر في الأجور المستحقة ضمن الخصوم المتداولة. لمعرفة الرواتب المستحقة غير المدفوعة:
- افتح حساب الأجور المستحقة في دفتر الأستاذ؛ رصيده الدائن = الرواتب المستحقة التي لم تُدفع.
- أو افتح مسير الرواتب وراجع المسيرات بحالة تمت الموافقة.
سابعًا: دفع الرواتب — قيد السداد
- افتح المسير واضغط إدفع (يظهر عند وجود قسائم موافق عليها ولديك صلاحية دفع القسائم).
- اختر خزينة / حساب بنكي وتاريخ الدفع.
- اختر دفع كل قسائم الرواتب الموافق عليها أو دفع قسائم الرواتب المختارة لدفع موظفين محددين.
- احفظ.
ينشئ النظام مصروفًا (سند صرف) مرتبطًا بالدفعة بتاريخ الدفع، وتتحول القسائم إلى مدفوع. يتحول المسير إلى مدفوع فقط عند دفع كل قسائمه.
قيد السداد (المثال السابق، تاريخ الدفع 5 أبريل):
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| الأجور المستحقة | 5,050 | — |
| الخزينة / البنك | — | 5,050 |
بعد هذا القيد يصبح رصيد الأجور المستحقة لهذا الموظف صفرًا. أما التأمينات المستقطعة (450) فتبقى التزامًا حتى توريدها للجهة بقيد أو سند صرف من حساب “تأمينات اجتماعية مستحقة”.
- لا يوجد دفع جزئي لقسيمة واحدة؛ كل قسيمة تُدفع بصافيها كاملًا. الدفع الجزئي يعني دفع بعض القسائم فقط.
- يجب أن تكون عملة الخزينة نفس عملة المسير.
- سند الصرف الناتج لا يمكن تعديله أو حذفه من شاشة المصروفات؛ لإلغاء الدفع احذف الدفعة من المسير، فتعود القسائم إلى تمت الموافقة ويُحذف قيد السداد ويبقى قيد الاستحقاق.
ثامنًا: قيود السلف
| العملية | متى | القيد |
|---|---|---|
| صرف السلفة للموظف | عند حفظ السلفة، بتاريخ تاريخ التقديم | مدين: السلف / دائن: الخزينة المختارة (يُنشأ كسند صرف). |
| سداد القسط من الراتب | عند الموافقة على القسيمة | ضمن قيد المسير: دائن السلف (لا يوجد قيد منفصل). |
| سداد القسط يدويًا خارج الراتب | عند الدفع، بتاريخ الدفع | مدين: حساب الدفع المختار / دائن: السلف. |
مثال
🛈
ملاحظة: يُضاف القسط تلقائيًا للقسيمة إذا كان تاريخ استحقاقه قبل أو يساوي نهاية فترة القسيمة وبنفس العملة. لا يمكن حذف سلفة عليها قسط مدفوع.
تاسعًا: القيود الناتجة عن دورة الرواتب
| القيد | ينشأ عند | التاريخ | يُحذف أو يتغير عند |
|---|---|---|---|
| قيد مسير الرواتب (الاستحقاق) | الموافقة على القسائم | تاريخ التسجيل | إلغاء الموافقة (يُعاد بناؤه، ويُحذف إذا لم تبقَ قسائم موافق عليها) |
| سند صرف دفع الرواتب (السداد) | دفع القسائم | تاريخ الدفع | حذف الدفعة |
| سند صرف السلفة | إضافة السلفة | تاريخ التقديم | تعديل أو حذف السلفة |
| قيد سداد قسط يدوي | دفع القسط يدويًا | تاريخ الدفع | إلغاء دفع القسط |
🛈
ملاحظة: القيود الآلية لا يمكن تعديلها من شاشة القيود: «لا يمكن تعديل قيم القيود الآلية التي أنشأت من حركات أخرى على النظام، ولكن يمكنك تعديل مصدر القيد»، استخدم زر عرض المصدر لفتح المسير أو الدفعة.
القيود والرسائل المهمة
| الرسالة | السبب |
|---|---|
| «لا يمكنك التعديل في قسيمه الراتب لأنها في حالة معتمدة أو مدفوعة» | لا يمكن تعديل قسيمة بعد الموافقة؛ ألغِ الموافقة أولًا. |
| «لا يمكنك حذف قسيمة راتب مدفوعة أو موافق عليها» | ألغِ الدفع ثم الموافقة قبل الحذف. |
| «لا يمكنك حذف مسير الراتب حيث أنها تحتوي على قسائم رواتب مدفوعة أو موافق عليها» | — |
| «لا يمكنك إنشاء أو موافقة أو عدم موافقة أو دفع قسيمة راتب في فترة زمنية مغلقة» | تاريخ التسجيل أو تاريخ الدفع في فترة مقفلة. |
| «لا يوجد قسائم رواتب موافق عليها» | لا توجد قسائم جاهزة للدفع. |
| «العملة المختارة للبنك تختلف عن عملة الدفع» | اختر خزينة بنفس عملة المسير. |
| «لا يمكن حذف السلفة طالما كان هناك قسط واحد مدفوع أو أكثر» | — |
التقارير
- تقرير المرتبات حسب الموظف، شهري، سنوي، حسب القسم، حسب الفرع.
- تقرير سلف الموظفين.
- دفتر الأستاذ لحساب الأجور المستحقة لمتابعة المستحق والمدفوع، وميزان المراجعة.
أسئلة شائعة
متى يظهر مصروف الرواتب في قائمة الدخل؟
عند الموافقة على القسائم، في تاريخ تسجيل المسير، وليس عند الدفع.
هل أحتاج لعمل قيد يدوي للرواتب المستحقة؟
لا، الموافقة على القسائم تنشئ قيد الاستحقاق، والدفع ينشئ قيد السداد.
لماذا لا يوجد قيد بعد إنشاء المسير؟
القيد يُنشأ عند الموافقة فقط.
كيف أعرف الرواتب المستحقة التي لم تُدفع؟
من رصيد حساب الأجور المستحقة، أو المسيرات بحالة تمت الموافقة.
أين تذهب التأمينات المستقطعة من الموظف؟
إلى الحساب الافتراضي لبند الاستقطاع؛ حدد له حساب التزام حتى تظهر كمستحق للجهة.
هل يمكن دفع جزء من راتب موظف؟
لا، القسيمة تُدفع بالكامل؛ يمكنك دفع قسائم بعض الموظفين فقط.
لماذا يبقى رصيد في الأجور المستحقة بعد دفع كل الرواتب؟
غالبًا تغيّر توجيه الحسابات أو حساب مرتب الموظف بين الموافقة والدفع، أو أن هناك قسائم موافق عليها لم تُدفع بعد.