استيراد ملف أيام الحضور
يمكنك إدخال أيام الحضور لعدد كبير من الموظفين مرة واحدة من ملف CSV أو Excel، بدل إدخال كل يوم يدويًا أو انتظار حسابها من سجلات أجهزة البصمة. ويحدد كل صف في الملف حالة الموظف في يوم معين: حاضر مع وقت الدخول والخروج، أو إجازة مع نوعها وعددها، أو غائب. يشرح هذا الدليل الفرق بين سجلات الحضور (سجلات البصمة) وأيام الحضور، وتجهيز الملف، وخطوات الاستيراد، وما يحدث بعده، ورسائل الخطأ وحلولها.
محتويات المقال
الفرق بين سجلات الحضور (سجلات البصمة) وأيام الحضور
سجلات الحضور، وتُعرف أيضًا بـسجلات بصمة الحضور أو سجلات البصمة، هي كل بصمة أو تسجيل دخول وخروج للموظف كما حدث، بالتاريخ والوقت فقط. أما أيام الحضور فهي النتيجة اليومية لكل موظف: هل كان حاضرًا أو غائبًا أو في إجازة، ووقت دخوله وخروجه، والتأخير والانصراف المبكر وساعات العمل. وأيام الحضور هي التي تُجمع في دفاتر الحضور وتُستخدم في المرتبات.
| سجلات الحضور (سجلات البصمة) | أيام الحضور | |
|---|---|---|
| ما هي | كل تسجيل دخول أو خروج كما حدث (بصمة). | نتيجة يوم كامل لكل موظف. |
| البيانات | الموظف، والتاريخ والوقت، والمصدر. | الحالة، والدخول والخروج، وبداية ونهاية الوردية، والتأخير، وساعات العمل، والإجازة. |
| عدد السجلات | أكثر من سجل للموظف في اليوم. | يوم واحد للموظف في كل تاريخ (ويومان عند وجود وردية ثانية). |
| مصدرها | جهاز البصمة، أو مشرف، أو ملف، أو ذاتي عند تسجيل الموظف حضوره بنفسه. | تُحسب من سجلات الحضور بزر إحسب الحضور، أو تُضاف يدويًا، أو تُستورد من ملف. |
| الحالات | غير محسوبة، تسجيل دخول، تسجيل خروج، تسجيل دخول مكرر، تسجيل خروج مكرر، غير صالح | حاضر، غائب، إجازة، عطلة، تسجيل دخول فقط، تسجيل خروج فقط |
| تُستخدم في المرتبات؟ | لا، إلا بعد حسابها وتحويلها إلى أيام حضور. | نعم، من خلال دفاتر الحضور. |
| الشاشة | سجلات الحضور | أيام الحضور |
وتظهر حالة غير صالح للسجل إذا كان خارج الوردية، مثل: عطلة نهاية الأسبوع، أو إجازة، أو خارج حدود الوردية، أو لا توجد وردية مُعيَّنة.
مثال
والترتيب في النظام: سجلات الحضور ← إحسب الحضور ← أيام الحضور ← دفاتر الحضور ← المرتبات.
متى تستورد أيام الحضور ومتى تستورد سجلات البصمة؟
| الحالة | استورد |
|---|---|
| لديك ملف بصمات من جهاز غير مربوط بالنظام (موظف + تاريخ ووقت) | استيراد سجلات الحضور من سجلات الحضور ← تسجيل حضوري ← استيراد ملف، ثم إحسب الحضور. |
| لديك نتيجة جاهزة لكل يوم (حاضر/غائب/إجازة مع الدخول والخروج) | استيراد أيام الحضور، ولا تحتاج حساب الحضور. |
| تريد تسجيل إجازات أو غياب لعدد كبير من الموظفين في أيام محددة | استيراد أيام الحضور. |
| تنقل بيانات حضور قديمة من نظام آخر | استيراد أيام الحضور. |
ملف سجلات الحضور يحتوي عمودين فقط: الموظف والتاريخ والوقت، صفًا لكل بصمة. أما ملف أيام الحضور فيحتوي صفًا لكل يوم، كما في الأقسام التالية.
قبل أن تبدأ
- تأكد أن الموظفين مضافون ونشطون في الموظفين.
- إذا كان الملف يحتوي إجازات، تأكد أن أنواع الإجازات مضافة في أنواع الإجازات، واكتب اسمها في الملف كما هو.
- عيّن الورديات للموظفين ليحسب النظام التأخير والانصراف المبكر من مواعيد الوردية.
- اكتب التاريخ بنفس صيغة التاريخ المضبوطة في حسابك.
- لا تستورد أيامًا داخل دفتر حضور معتمد.
أعمدة الملف
| الحقل | الوصف | إلزامي | يظهر عند |
|---|---|---|---|
| الموظف | اسم الموظف بالكامل كما هو في النظام، أو الرقم التعريفي (الكود) للموظف. | نعم | دائمًا |
| التاريخ | تاريخ اليوم بصيغة التاريخ في حسابك، مثل 12/10/2025. | نعم | دائمًا |
| الحالة | اكتبها بالإنجليزية: present (حاضر)، أو leave (إجازة)، أو absent (غائب). | نعم | دائمًا |
| نوع الإجازة | اسم نوع الإجازة كما هو في أنواع الإجازات. | نعم | الحالة leave |
| عدد الإجازة | 1 ليوم كامل، أو 0.5 لنصف يوم، أو 0.25 لربع يوم. وإذا تركته فارغًا يُحسب 1. | لا | الحالة leave |
| تسجيل الدخول | وقت الدخول بصيغة 24 ساعة، مثل 09:00 أو 09:00:00. | نعم | الحالة present |
| تسجيل الخروج | وقت الخروج بصيغة 24 ساعة، ويجب أن يكون بعد وقت الدخول. | نعم | الحالة present |
🛈
ملاحظة: اضغط تنزيل المثال في صفحة الاستيراد لتحميل ملف بالأعمدة الصحيحة، واكتب بياناتك فيه.
أمثلة لصفوف الملف
| الموظف | التاريخ | الحالة | نوع الإجازة | عدد الإجازة | تسجيل الدخول | تسجيل الخروج | المعنى |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| أحمد محمد | 12/10/2025 | present | 09:00 | 17:00 | حاضر من 9 إلى 5 | ||
| أحمد محمد | 12/11/2025 | leave | إجازة اعتيادية | 1 | إجازة يوم كامل | ||
| EMP-005 | 12/11/2025 | leave | إجازة اعتيادية | 0.5 | نصف يوم إجازة | ||
| EMP-005 | 12/12/2025 | absent | غائب |
اترك الأعمدة غير المطلوبة فارغة؛ فمثلًا لا تكتب وقت دخول أو خروج في صفوف الإجازة والغياب.
خطوات الاستيراد
- افتح أيام الحضور واضغط استيراد، أو افتح استيراد أيام الحضور مباشرة.
- اضغط تنزيل المثال لتحميل ملف المثال، وجهّز ملفك بنفس الأعمدة.
- في ملف CSV / Excel اختر الملف.
- لملفات CSV، اختر المحددات: Comma Separated ( , ) غالبًا، أو Semicolon Separated ( ; )، أو Tab Delimited.
- فعّل استيراد اول صف فقط إذا كان الصف الأول في ملفك بيانات وليس عناوين الأعمدة.
- اضغط الخطوه التاليه.
- في تعيين الحقول اختر لكل الحقل في النظام العمود المقابل له من الحقل المقابل في الملف.
- إذا أردت استيراد الصفوف الصحيحة وتجاوز الصفوف التي بها أخطاء، فعّل تخطى الاخطاء اثناء عملية الاستيراد.
- اضغط استيراد.
تظهر النتيجه: عدد الأيام التي تم استيرادهم بنجاح، وعدد السجلات التي فشل استيرادها مع سبب كل خطأ ورقم السطر.
ماذا يحدث بعد الاستيراد؟
- يُنشأ يوم حضور لكل صف، ويظهر في أيام الحضور.
- لأيام حاضر: يحسب النظام بداية ونهاية الوردية من وردية الموظف في هذا اليوم، ثم يحسب التأخير والانصراف المبكر وساعات العمل. وإذا لم تكن للموظف وردية، يُعتبر وقت الدخول والخروج هو بداية ونهاية اليوم.
- إذا كانت للموظف وردية ثانية، يُسجَّل اليوم على الوردية التي يقع وقت الدخول داخلها.
- إذا كان للموظف يوم حضور في نفس التاريخ، يُستبدل ببيانات الملف.
- تُحفظ الأيام المستوردة كأيام حضور يدوية؛ فلا تتغير عند الضغط على إحسب الحضور لنفس الفترة، إلا إذا فعّلت تجاهل التعديل في ايام حضور اليدوية.
- لا يُنشئ الاستيراد سجلات بصمة في سجلات الحضور.
- لاستخدام الأيام في المرتبات، أنشئ أو حدّث دفتر الحضور للفترة من دفاتر الحضور.
⚠
تنبيه: إذا فعّلت تجاهل التعديل في ايام حضور اليدوية عند حساب الحضور، تُحسب الأيام المستوردة من جديد من سجلات الحضور، وقد تتحول إلى غائب إذا لم توجد سجلات للموظف.
ملاحظات مهمة
- لا يمكن استيراد يوم موجود في دفتر حضور معتمد. ألغِ اعتماد الدفتر أولًا إذا أردت تعديل أيامه.
- الحالات المتاحة في الاستيراد هي present / leave / absent فقط. وأيام العطلات تُحسب من إحسب الحضور.
- لا يمكن الجمع بين وقت دخول أو خروج وعدد إجازة في نفس الصف. ولتسجيل حضور جزئي مع إجازة جزئية، عدّل اليوم من أيام الحضور بعد الاستيراد.
- لتعديل يوم واحد بعد الاستيراد، افتحه من أيام الحضور واضغط تعديل.
رسائل الخطأ وحلولها
تظهر كل رسالة مع رقم السطر، بصيغة: (الرسالة) فى السطر #(رقم السطر).
| الرسالة التي تظهر | السبب | الحل |
|---|---|---|
| يجب عليك إدخال موظف قد تم إضافته مسبقًا إلى النظام | الموظف فارغ، أو اسمه أو كوده غير موجود. | اكتب اسم الموظف بالكامل أو كوده كما في الموظفين. |
| لقد أدخلت موظفًا غير نشط | الموظف موقوف. | فعّل الموظف أو احذف الصف. |
| التارخ مطلوب | عمود التاريخ فارغ. | أدخل التاريخ. |
| You Import Date With Invalid Format: right formate is ( صيغة التاريخ ) | التاريخ بصيغة مختلفة عن صيغة حسابك. | اكتب التاريخ بالصيغة الظاهرة في الرسالة. وفي Excel اجعل العمود نصًا حتى لا تتغير الصيغة. |
| يجب عليك إدخال واحدة من الحالات التالية ‘حاضر، إجازة، أو غائب’ | الحالة مكتوبة بشكل خاطئ أو بالعربية. | اكتب present أو leave أو absent. |
| يجب عليك إدخال نوع إجازة قد تم إضافته مسبقًا إلى النظام | الحالة leave ونوع الإجازة فارغ أو غير موجود. | اكتب اسم نوع الإجازة كما في أنواع الإجازات. |
| لقد أدخلت نوع إجازة غير نشط | نوع الإجازة محذوف. | استخدم نوع إجازة متاحًا. |
| القيمة المُختارة غير صحيحة. (في عمود عدد الإجازة) | عدد الإجازة غير 1 أو 0.5 أو 0.25. | اكتب 1 أو 0.5 أو 0.25. |
| لا يمكنك ترك خانة تسجيل الدخول فارغة حيث إن الحالة لليوم تم تحديدها على أنها حاضر | الحالة present بدون وقت دخول. | أدخل وقت الدخول. |
| لا يمكنك ترك خانة تسجيل الخروج فارغة حيث إن الحالة لليوم تم تحديدها على أنها حاضر | الحالة present بدون وقت خروج. | أدخل وقت الخروج. |
| يجب عليك إزالة خانة تسجيل الدخول عندما تكون حالة يوم الحضور محددة على ‘إجازة’ أو ‘غائب’ | وقت دخول في صف إجازة أو غياب. | احذف وقت الدخول. |
| يجب عليك إزالة خانة تسجيل الخروج عندما تكون حالة يوم الحضور محددة على ‘إجازة’ أو ‘غائب’ | وقت خروج في صف إجازة أو غياب. | احذف وقت الخروج. |
| يجب عليك إزالة تسجيل الدخول حيث قد قمت بالفعل بإدخال عدد الإجازات لليوم الحضور | وقت دخول وعدد إجازة في نفس الصف. | احذف أحدهما. |
| يجب عليك إزالة تسجيل الخروج حيث قد قمت بالفعل بإدخال عدد الإجازات لليوم الحضور | وقت خروج وعدد إجازة في نفس الصف. | احذف أحدهما. |
| تنسيق توقيت تسجل الدخول خاطئ / تنسيق توقيت تسجل الخروج خاطئ | الوقت بصيغة غير صحيحة، مثل 9 AM. | اكتب الوقت بصيغة 24 ساعة، مثل 09:00 أو 17:30. |
| Sign out must be greater than Sign In | وقت الخروج قبل وقت الدخول. | صحّح الوقتين. وللورديات الليلية التي تنتهي في اليوم التالي، عدّل اليوم من أيام الحضور. |
| لا يمكنك استيراد يوم الحضور في هذا الصف، حيث إنه مُدرج بالفعل في ورقة الحضور المعتمدة | اليوم ضمن دفتر حضور معتمد. | احذف الصف، أو ألغِ اعتماد الدفتر من دفاتر الحضور ثم أعد الاستيراد. |
أسئلة شائعة
ما الفرق بين سجلات البصمة وأيام الحضور؟
سجلات البصمة (سجلات الحضور) هي البصمات كما حدثت، وأيام الحضور هي نتيجة كل يوم (حاضر، غائب، إجازة) بعد حسابها، وهي التي تدخل في المرتبات. راجع الفرق بين سجلات الحضور (سجلات البصمة) وأيام الحضور.
أين أجد سجلات البصمة؟
من القائمة الرئيسية: الحضور ← سجلات الحضور. وتظهر فيها كل بصمة بالموظف والتاريخ والوقت والمصدر وحالتها. ولجلب البصمات من الجهاز اضغط تسجيل حضوري ← اسحب من الجهاز، أو استيراد ملف لاستيرادها من ملف.
عندي ملف بصمات من الجهاز، هل أستورده هنا؟
لا، استورده من استيراد سجلات الحضور، ثم اضغط إحسب الحضور لتحويله إلى أيام حضور.
استوردت أيام الحضور ثم حسبت الحضور، هل تتغير؟
لا، الأيام المستوردة يدوية ولا تتغير، إلا إذا فعّلت تجاهل التعديل في ايام حضور اليدوية.
استوردت يومًا موجودًا بالفعل، ماذا يحدث؟
يُستبدل اليوم الموجود ببيانات الملف، ما لم يكن ضمن دفتر حضور معتمد.
هل يمكن كتابة الحالة بالعربية؟
لا، اكتبها بالإنجليزية: present أو leave أو absent.
كيف أسجل نصف يوم إجازة؟
اكتب الحالة leave، ونوع الإجازة، وعدد الإجازة 0.5، واترك الدخول والخروج فارغين.
هل يمكن استيراد ملف Excel؟
نعم، الملفات المسموحة هي csv وxls وxlsx.
لماذا لا يظهر زر استيراد في أيام الحضور؟
لأنك لا تملك صلاحية احتساب الحضور اليومي.
هل تُخصم الإجازة المستوردة من رصيد إجازات الموظف؟
نعم، تُحسب الإجازات المسجلة في أيام الحضور ضمن الإجازات المستخدمة للموظف حسب نوع الإجازة، بما فيها الأيام المستوردة.