كيف يحدد النظام إنشاء موظف جديد أو تحديث موظف قائم؟
عند استيراد الموظفين من ملف، يعتمد النظام على عمود Employee Code (الكود) فقط لتحديد ما يحدث لكل صف في الملف:
| قيمة الكود في الصف | ما يحدث |
|---|---|
| كود موجود في النظام | تحديث بيانات الموظف صاحب هذا الكود. |
| كود غير موجود في النظام | إنشاء موظف جديد. |
| الخانة فارغة | إنشاء موظف جديد، ويُولِّد النظام كوده تلقائيًا. |
لا يعتمد النظام على رقم الهوية أو البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف لتحديد الإنشاء أو التحديث؛ فإذا أردت تحديث موظف قائم، اكتب كوده في الملف كما يظهر في النظام تمامًا، لأن أي اختلاف في الكود يؤدي إلى إنشاء موظف جديد بدلًا من تحديث الموظف القائم.
🛈
ملاحظات:
- عند التحديث، يمكن تعديل كل الحقول ما عدا الحالة؛ إذ لا يوجد عمود للحالة في ملف الاستيراد، ويُنشأ الموظفون الجدد بحالة نشطة.
- إذا تكرر الكود نفسه داخل الملف، يُستورد الصف الأول ويفشل استيراد الصفوف التالية.
- عند التحديث، إذا كان رقم الهوية في الصف مسجلًا لموظف آخر، يفشل الصف برسالة رقم الهوية مسجل لموظف آخر. وعند الإنشاء، إذا كان رقم الهوية موجودًا في النظام، يفشل الصف برسالة رقم الهوية موجود بالفعل في النظام.
- صفوف الإنشاء فقط تُحتسب من الخانات المتاحة للموظفين والمستخدمين في اشتراكك، أما صفوف التحديث فلا تُحتسب.
- يُسجَّل في سجل النشاطات تم إنشاء الموظف (استيراد) أو تم تحديث الموظف (استيراد) حسب العملية.