ضبط وتهيئة إدارة أدوار الموظفين

تتحكم الأدوار الوظيفية في ما يستطيع كل مستخدم رؤيته وفعله في دفترة. تنشئ الدور من إدارة أدوار الموظفين، وتختار صلاحياته من قائمة مقسمة حسب التطبيقات، ثم تربطه بالمستخدمين. إلى جانب صلاحيات الدور، توجد صلاحيات على مستوى المستودعات والخزائن والحسابات، وصلاحيات ديناميكية لأنواع الطلبات ودورات العمل. يشرح هذا الدليل إنشاء الدور، وقواعد عمل الصلاحيات، والفرق بين صلاحيات “الكل” و”الخاصة به”، مع جدول بكل صلاحية وما تتيحه.

قبل البدء

• تحتاج إلى صلاحية إضافة دور وظيفي جديد لإنشاء الأدوار، وتعديل الدور الوظيفي لتعديلها. مالك الحساب يملك كل الصلاحيات دائمًا.
• مالك الحساب لا يُربط بدور ولا يمكن تقييد صلاحياته.

خطوات إنشاء دور وظيفي

1. افتح إدارة أدوار الموظفين واضغط إضافة دور وظيفي.
2. اكتب الدور الوظيفي (اسم فريد لا يتكرر).
3. اختر نوع الدور: مستخدم لمن يدخل النظام ويعمل عليه، أو موظف لمن يستخدم الخدمة الذاتية فقط (الحضور والإجازات والطلبات وقسائم الراتب). يظهر نوع موظف مع تطبيق الموارد البشرية.
4. فعّل مدير (أدمن) لإعطاء الدور كل الصلاحيات، أو اختر الصلاحيات من التبويبات (المبيعات، إدارة علاقات العملاء، الموارد البشرية، المخزون والمشتريات، التشغيل، الحسابات…). في كل تطبيق يوجد اختر الكل وعدّاد الصلاحيات النشطة.
5. اضغط حفظ أو حفظ وإضافة جديد.
6. اربط الدور بالمستخدمين من بيانات كل موظف في إدارة الموظفين.

لإنشاء دور مشابه لدور موجود، استخدم النسخ؛ تُنسخ الصلاحيات ويبقى الاسم فارغًا.

آلية عمل الصلاحيات

• مدير (أدمن): يمر من كل فحوصات الصلاحيات، ويرى كل المستودعات والخزائن والحسابات. لا يُطبَّق على دور من نوع موظف.
• نوع موظف: يحتفظ فقط بصلاحيات الخدمة الذاتية (الحضور، الإجازات، الطلبات، قسيمة الراتب، الورديات، العقود الخاصة به، الخارطة التنظيمية)، ويحذف النظام غيرها عند الحفظ.
• الصلاحيات المضمَّنة: اختيار بعض الصلاحيات يختار صلاحيات مرتبطة بها تلقائيًا؛ مثل إضافة فواتير لكل العملاء تشمل عرض جميع العملاء وإضافة الفواتير لعملائه، وإنشاء مسير الراتب تشمل عرضه، وحذف القيود تشمل عرض القيود وإضافتها.
• تعديل الدور: يُسجَّل خروج كل المستخدمين الذين لهم هذا الدور فورًا، وتُطبَّق الصلاحيات الجديدة عند دخولهم مرة أخرى. يحدث نفس الشيء عند تغيير دور المستخدم أو فروعه أو كلمة مروره.
• حذف الدور: غير ممكن إذا كان مرتبطًا بأي موظف.
• الصفحات المحظورة: من إعدادات الدور يمكنك حظر روابط صفحات محددة على الدور، فتختفي من القوائم ولا يمكن فتحها.

صلاحيات “الكل” و”الخاصة به”

أغلب الوحدات تأتي بصلاحيات مزدوجة:

صلاحيات على مستوى المستودعات والخزائن والحسابات

بالإضافة إلى صلاحيات الدور، تحدد في صفحة كل مستودع أو خزينة أو حساب من يستطيع استخدامه (المستودعات، الخزائن، دليل الحسابات):

تُعطى كل صلاحية إلى: الكل، أو موظف محدد، أو دور وظيفي محدد، أو فرع محدد. يرى المستخدم كل ما أُعطي له أو لدوره أو لفرعه أو للكل. المالك ومن له دور مدير يرون كل العناصر.

الصلاحيات الديناميكية (الطلبات ودورات العمل)

لكل نوع طلب (في تطبيق الطلبات) ولكل نوع دورة عمل، تحدد من يستطيع الإضافة والعرض والموافقة: الكل، لا أحد، دور وظيفي محدد، موظف محدد، فرع محدد، قسم، أو مسمى وظيفي. هذا يعمل فوق صلاحيات الدور؛ يجب أن يملك المستخدم صلاحية الطلبات في دوره أولًا.

جدول الصلاحيات

العملاء

المتابعة (الملاحظات والمرفقات والمواعيد)

المبيعات

نقاط البيع

المنتجات والمخزون

المشتريات والموردون

المصروفات والإيرادات والخزائن والشيكات

الحسابات العامة

الإعدادات والعام

الموظفون والأدوار

تتبع الوقت والمشاريع

أوامر الشغل ودورات العمل

الموارد البشرية والحضور

الرواتب

الطلبات

الأرصدة والعضويات والولاء والعمولات

الإيجارات والحجوزات

التصنيع

المهام

الإنشاءات

أسئلة شائعة

• عدّلت دورًا فخرج المستخدمون من النظام. لماذا؟ هذا متعمد؛ تعديل الدور يسجّل خروج كل من يحمله لتطبيق الصلاحيات الجديدة فورًا.
• لماذا لا يرى الموظف مستودعًا أو خزينة رغم صلاحياته؟ لأن صلاحية المستودع أو الخزينة نفسها لا تشمله؛ أضفه من صفحة المستودع أو الخزينة.
• لماذا لا تظهر صلاحية معينة في شاشة الدور؟ لأن تطبيقها غير مفعّل، أو إعدادها مغلق (مثل أوامر البيع أو عرض ربح الفاتورة).
• ما الفرق بين الخاصة به والكل؟ الخاصة به على ما أنشأه أو المعيّن له فقط؛ الكل على كل السجلات.
• لماذا لا أستطيع حذف دور؟ لأنه مرتبط بموظفين؛ غيّر دورهم أولًا.
• لماذا لا أستطيع إعطاء دور الموظف صلاحيات المبيعات؟ لأن نوعه موظف؛ غيّره إلى مستخدم.
• كيف أمنع مستخدمًا من فتح صفحة معينة؟ أضف رابطها في الصفحات المحظورة للدور.