استيراد ملف الموظفين عن طريق ملف اكسيل وربط الأعمدة مع النظام

يمكنك إضافة عدد كبير من الموظفين دفعة واحدة، أو تحديث بيانات موظفين حاليين، عن طريق استيراد ملف الموظفين من ملف إكسيل بصيغة CSV، ثم ربط أعمدة الملف بحقول النظام. يشمل الاستيراد البيانات الأساسية للموظف، وبيانات الوظيفة والحضور، والحقول الإضافية التي أضفتها للموظفين.

قبل البدء

• أن لديك صلاحيتي إضافة موظف جديد وتعديل وحذف موظف معًا؛ إذا نقصت إحداهما لا يظهر لك زر استيراد.
• أن الفروع والأدوار وسياسات الإجازات والورديات وقوائم العطلات التي ستكتبها في الملف موجودة بالفعل في النظام.
• أن لديك عددًا كافيًا من الموظفين والمستخدمين المتاحين في باقتك للموظفين الجدد في الملف.

خطوات استيراد الموظفين

أولًا: خيارات الاستيراد

1. من القائمة الجانبية، اضغط على الموظفين، ثم إدارة الموظفين، ثم اضغط على زر استيراد أعلى صفحة قائمة الموظفين، فتظهر صفحة خيارات الاستيراد.
2. اضغط على تنزيل المثال أعلى الصفحة بجوار زر الخطوه التاليه، فيُنزَّل ملف المثال على جهازك.
3. افتح الملف على جهازك باستخدام Excel أو أي برنامج جداول، واملأه ببيانات الموظفين، ثم احفظه بصيغة CSV. وراعِ ما يلي:
   • اترك عناوين الأعمدة كما هي باللغة الإنجليزية، حتى لو كان حسابك باللغة العربية؛ يتعرف عليها النظام ويربطها بالحقول تلقائيًا.
   • اكتب في عمود Type نوع الموظف: Employee للموظف، أو User للمستخدم.
   • اكتب Yes أو No في أعمدة الاختيار، مثل Can Access System وSend Credentials to Employee Email.
   • اكتب التواريخ بنفس تنسيق التاريخ المحدد في حسابك.
   • اكتب أسماء الفروع كما هي في النظام، وافصل بين الفروع في عمود Accessible Branches بفاصلة.
   • اكتب في عمود Direct Manager Code كود المدير المباشر، وليس اسمه.
4. ارجع إلى صفحة خيارات الاستيراد، وارفع الملف.
5. اختر الفاصل المستخدم بين الأعمدة في الملف من المحددات.
6. حدد خيار استيراد اول صف فقط إذا لم يكن الصف الأول في الملف صف عناوين.
7. اضغط على الخطوه التاليه.

ثانيًا: تعيين الحقول

8. راجع جدول الربط: يظهر في عمود الحقل في النظام حقول الموظف، وفي عمود الحقل المقابل في الملف العمود الذي ربطه النظام تلقائيًا.
9. لتغيير الربط، اختر العمود الصحيح من القائمة أختر العمود، ويمكنك البحث داخل القائمة.
10. تأكد من ربط الحقول المطلوبة، وهي المميزة بعلامة *. تظهر الحقول الإضافية في آخر القائمة.
11. لاستيراد الصفوف الصحيحة وتجاوز الصفوف التي بها أخطاء، حدد خيار تخطى الاخطاء اثناء عملية الاستيراد.
12. اضغط على استيراد.

ثالثًا: النتيجة

تظهر صفحة النتيجه، وفيها عدد الموظفين الذين تم استيرادهم بنجاح، وعدد الموظفين الذين تم تعديلهم بنجاح، وعدد الصفوف التي فشل استيرادها، مع رقم كل صف وسبب فشله.

إضافة موظفين جدد أم تحديث موظفين حاليين

يعتمد النظام على كود الموظف فقط لتحديد ما إذا كان الصف موظفًا جديدًا أم تحديثًا لموظف حالي:

كود الموظف في الملف	ما يحدث
فارغ	يُضاف موظف جديد، ويُنشئ النظام له كودًا تلقائيًا.
غير موجود في النظام	يُضاف موظف جديد بهذا الكود.
موجود في النظام	تُحدَّث بيانات الموظف صاحب هذا الكود.

الحقول المطلوبة

تختلف الحقول المطلوبة عند إضافة موظف جديد حسب النوع المكتوب في عمود Type:

النوع	الحقول المطلوبة
User (مستخدم)	الاسم الأول، ولغة العرض، والدور، والفروع المسموح بها، وتاريخ الميلاد، والدولة.
Employee (موظف)	الاسم الأول، والبريد الإلكتروني، ولغة العرض، وتاريخ الميلاد، والدولة، وتاريخ الالتحاق، والفرع.

أسباب فشل استيراد الصفوف

لا يُستورد الصف في الحالات التالية، ويظهر سبب الفشل في صفحة النتيجة:

• حقل مطلوب فارغ.
• قيمة غير صحيحة في عمود Type؛ القيم المقبولة هي User أو Employee فقط.
• تاريخ بتنسيق مختلف عن تنسيق التاريخ في حسابك.
• فرع أو دور أو وردية أو سياسة إجازات أو قائمة عطلات غير موجودة في النظام.
• كود مدير مباشر لا يخص أي موظف.
• بريد إلكتروني مكرر داخل الملف، أو مستخدم بالفعل لموظف آخر في النظام.
• قيمة غير صالحة في حقل إضافي، مثل نص في حقل رقمي.

قواعد رقم الهوية

• يجب أن يكون رقم الهوية فريدًا في حسابك.
• إذا تكرر رقم الهوية داخل الملف، يُستورد أول صف فقط، وتفشل الصفوف التالية.
• عند إضافة موظف جديد برقم هوية موجود بالفعل في النظام، يفشل الصف.
• عند تحديث موظف حالي برقم هوية مسجل لموظف آخر، يفشل الصف.

حد الموظفين والمستخدمين في الباقة

قبل الاستيراد، يحسب النظام عدد الموظفين والمستخدمين الجدد في الملف، ويقارنه بالعدد المتاح في باقتك. إذا تجاوز العدد المتاح، لا تُستورد الصفوف الجديدة، وتظهر بجوار كل صف رسالة لقد تجاوزت الحد المتاح. يرجى زيادة الحد للتمكن من استيراد هذا الموظف.

في هذه الحالة، زد عدد الموظفين أو المستخدمين في باقتك، ثم أعد الاستيراد. ولا تُحسب الصفوف التي تحدّث موظفين حاليين ضمن هذا العدد.

أسئلة شائعة

هل يمكنني تحديث بيانات موظفين حاليين عن طريق الاستيراد؟

نعم. اكتب كود الموظف الحالي في عمود Employee Code، فتُحدَّث بياناته بدلًا من إضافة موظف جديد.

لماذا لا تظهر حقول الوظيفة والحضور في تعيين الحقول؟

لأن تطبيق الموارد البشرية غير مفعّل في حسابك. فعّل التطبيق لتظهر هذه الحقول في الاستيراد وفي ملف المثال.