استيراد ملف أيام الحضور
تتيح لك دفترة استيراد أيام الحضور للموظفين يدوياً من ملف CSV، بما يشمل الحالة اليومية ووقتَي الدخول والخروج وأنواع الإجازات.
قبل البدء
تأكد من امتلاكك صلاحية “احتساب الحضور اليومي” في دورك الوظيفي.
خطوات استيراد أيام الحضور
- من القائمة الرئيسية اضغط على “الحضور”.
- اضغط على “أيام الحضور”.
- اضغط على زر “استيراد ملف”.
- اضغط على “تنزيل المثال” للاطلاع على التنسيق الصحيح للملف قبل البدء.
- جهّز ملف CSV وتأكد من احتوائه على الأعمدة التالية:
- الموظف (إلزامي): يمكن إدخال اسم المستخدم أو الرقم التلقائي للموظف.
- التاريخ (إلزامي): أدخل التاريخ بنفس صيغة التاريخ المُعدَّة في النظام.
- الحالة (إلزامي): أدخل إحدى الحالات الثلاث المدعومة:
presentأوleaveأوabsent. - نوع الإجازة (إلزامي عند اختيار “leave”): أدخل أحد أنواع الإجازات المضافة في النظام.
- عدد الإجازة (اختياري): أدخل قيمة عدد أيام الإجازة مثل
0.25أو0.5أو1. إذا تُركت فارغة عند اختيار نوع إجازة، تُحتسب القيمة 1 تلقائياً. - تسجيل الدخول (إلزامي عند الحالة “present”): أدخل وقت الدخول.
- تسجيل الخروج (إلزامي عند الحالة “present”): أدخل وقت الخروج.
- حدد الملف المُجهَّز ثم حدد صيغته:
- Comma Separated
- Semicolon Separated
- Tab Delimited
في غالب الأحيان تكون صيغة Comma Separated هي الأنسب.
- لاستيراد الصف الأول من الملف، فعّل خيار “قم باستيراد الصف الأول من الملف”.
- اضغط على زر “الخطوة التالية”.
- إذا أردت تجاوز الصفوف التي تحتوي على أخطاء ومتابعة استيراد الصفوف الصحيحة، فعّل خيار **“تخطي الأخطاء أثناء عملية الاستيراد”**.
- اضغط على زر “استيراد” في أعلى الشاشة.
- يعرض النظام ملخصاً بالأيام التي تم استيرادها بنجاح والصفوف التي واجهت أخطاء.
رسائل التحقق
| الحالة | الرسالة |
|---|---|
| موظف غير موجود في النظام | يجب عليك إدخال موظف قد تم إضافته مسبقاً إلى النظام. |
| موظف غير نشط | لقد أدخلت موظفاً غير نشط في الصف رقم #. |
| حالة غير صحيحة | يجب عليك إدخال واحدة من الحالات التالية: حاضر، إجازة، أو غائب في الصف رقم #. |
| نوع إجازة غير موجود | يجب عليك إدخال نوع إجازة صحيح قد تم إضافته مسبقاً في النظام. |
| نوع إجازة غير نشط | لقد أدخلت نوع إجازة غير نشط في الصف رقم #. |
| تسجيل دخول فارغ مع حالة “حاضر” | لا يمكنك ترك خانة تسجيل الدخول فارغة في الصف رقم # حيث إن الحالة لليوم تم تحديدها على أنها حاضر. |
| تسجيل دخول مع حالة “إجازة”/”غائب” | يجب عليك إزالة خانة تسجيل الدخول من الصف رقم # عندما تكون حالة يوم الحضور “إجازة” أو “غائب”. |
| تسجيل دخول مع عدد إجازة | يجب عليك إزالة تسجيل الدخول من الصف رقم #، حيث قد قمت بالفعل بإدخال عدد الإجازات لليوم. |
| تسجيل خروج فارغ مع حالة “حاضر” | لا يمكنك ترك خانة تسجيل الخروج فارغة في الصف رقم # حيث إن الحالة لليوم تم تحديدها على أنها حاضر. |
| تسجيل خروج مع حالة “إجازة”/“غائب” | يجب عليك إزالة خانة تسجيل الخروج من الصف رقم # عندما تكون حالة يوم الحضور “إجازة” أو “غائب”. |
| تسجيل خروج مع عدد إجازة | يجب عليك إزالة تسجيل الخروج من الصف رقم #، حيث قد قمت بالفعل بإدخال عدد الإجازات لليوم. |
| يوم مُدرَج في بيان حضور معتمد | لا يمكنك استيراد يوم الحضور في الصف رقم #، حيث إنه مُدرَج بالفعل في بيان الحضور المعتمد. |